Le registre unique du personnel doit faire l'objet d'une mise à jour constante et être rempli à chaque nouvelle venue dans l'entreprise (1).
Il est nécessaire de le conserver pendant un certain délai après le départ du salarié (2).
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Registre unique obligatoire du personnel : tout savoir pour bien le remplir
Comment rédiger et tenir à jour le registre du personnel ?
Le registre unique du personnel (RUP) est un outil indispensable et obligatoire, tenu dans tout établissement employant des salariés.
L'employeur doit avoir son propre registre et le tenir à jour en respectant les mentions fixées par le Code du travail.
En tant qu’employeur, vous vous demandez comment remplir un registre...
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En bref
Comment rédiger et tenir à jour le registre du personnel ?
Le registre unique du personnel (RUP) est un outil indispensable et obligatoire, tenu dans tout établissement employant des salariés.
L'employeur doit avoir son propre registre et le tenir à jour en respectant les mentions fixées par le Code du travail.
En tant qu’employeur, vous vous demandez comment remplir un registre unique du personnel ? Quels salariés doivent figurer dans ce registre (stagiaires, salariés en temps partiel, personnes volontaires en service civique, travailleurs étrangers, etc.) ? Quelles sont les mentions obligatoires à respecter ? Quelle est la sanction encourue par l'employeur en l'absence du RUP ou s'il n'est pas à jour ? Quelle est sa durée de conservation ? Qui peut y avoir accès ?
Ce dossier répond à toutes ces interrogations sur le registre unique du personnel afin de faciliter vos démarches !
Dans quel cas utiliser ce dossier ?
Une entreprise est dans l’obligation de mettre en place un RUP dès l'embauche de son premier salarié.
Un tel registre permet de faciliter les démarches de l'employeur, mais aussi celles des membres du comité social et économique (CSE), afin de leur donner de la visibilité sur les mouvements du personnel au sein de l'entreprise. C'est également un instrument indispensable pour les agents de contrôle (notamment l'inspection du travail) pour mener à bien leur lutte contre le travail illégal.
Pour que vous puissiez rédiger ce registre en toute quiétude, vous devez disposer de certaines informations, notamment sur la situation administrative des salariés.
En outre, le support peut être dématérialisé.
Enfin, sachez qu’en l’absence de mise en place ou de mentions erronées, vous risquez des sanctions. Il est donc important d'être méticuleux dans la tenue de ce registre !
Contenu du dossier :
Ce dossier vous donne tous les éléments pour remplir le RUP :
-
la définition du registre personnel obligatoire ;
-
les entreprises concernées ;
-
la liste des employés qui doivent y figurer (salarié, stagiaire, etc.)
-
les modalités de rédaction ;
-
les différents supports possibles (document papier ou dématérialisé) ;
-
les sanctions en cas de non-respect.
Ce dossier juridique dédié contient :
13 Questions essentielles
- I. Le champ d'application du registre unique du personnel (RUP)
- Qu’est-ce que le registre unique du personnel ? Est-ce obligatoire d'en avoir un ? (Définition)
- Quels sont les employeurs concernés par la tenue d’un registre unique du personnel ?
- Quels sont les employés qui doivent figurer dans le registre unique du personnel ?
- Les stagiaires sont-ils inscrits au registre unique du personnel ?
- Comment bien remplir le registre unique du personnel ? Quelles informations doivent obligatoirement y figurer ?
- Qui peut consulter le registre unique du personnel ?
- Quelle sanction en cas de non-respect du registre unique du personnel ?
- II. La tenue du registre unique du personnel
- Quand dois-je remplir ou compléter le registre unique du personnel ?
- À quel niveau de l'entreprise dois-je mettre en place un registre unique du personnel ?
- Combien de temps dois-je conserver les données portées au registre unique du personnel ?
- Sur quel support présenter le registre unique du personnel ? (version numérique/informatique ou papier)
2 Fiches express
- Remplir le registre unique du personnel
- Calculer les effectifs de votre entreprise
Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :
Registre unique du personnel
Tenue du registre unique du personnel
Mise à jour du registre unique du personnel
Salariés à inscrire
Sanctions
Mentions obligatoires
Forme du registre
Support du registre
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La question du moment
II. La tenue du registre unique du personnel
Le mot de l'auteur
La mise à jour du 16 août 2023 concerne :
Le registre unique du personnel n'a aucune forme imposée par le Code du travail. Il peut donc tout aussi bien être tenu sur un support papier (exemple : sous la forme d'un cahier) que sur un support informatique (exemple : sous la forme d'un fichier créé avec un tableur). Dans les 2 cas, il doit respecter les dispositions exigées par le Code du travail et être facilement consultable en cas de contrôle.
La mise à jour du 07 décembre 2022 concerne :
Tenir un registre unique du personnel à jour est obligatoire, les sanctions en cas d'absence ou de registre incomplet sont lourdes. Penser à mettre à jour le registre à chaque nouvelle embauche ou à l'occasion d'un changement de situation de l'un des employés est donc une formalité à ne pas oublier.
La mise à jour du 09 février 2022 concerne :
Les traitements informatisés des registres obligatoires, notamment du registre unique du personnel, sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu'ils ont pour finalité, la tenue de statistiques pour le compte de l'entreprise et que les informations demandées, répondent aux exigences légales. La dispense de déclaration n'exonère pas le responsable de tels traitements des obligations prévues à la protection des données à caractère personnel.
Registre unique obligatoire du personnel : tout savoir pour bien le remplir
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Il aurait été intéressant d'avoir des dossiers par sujet et des sous rubriques. Pas nécessairement de fractionner lpar exemple CSE définition, ise en place ,élection ,andat, ect dans un seul et même dossier à télécharger.