Modèle de lettre pour notifier une rétrogradation disciplinaire

Quel est le cadre légal de la rétrogradation prononcée à titre disciplinaire ?

La notification de la sanction doit se faire par écrit et doit être motivée (article R1332-2 du Code du travail). 

De plus, toute sanction entraînant une modification du contrat de travail nécessite l'accord du salarié (Cass. Soc. 16 juin 1998, n°95-45033).

La rétrogradation consiste à faire régresser la position du salarié, en l’affectant à un emploi hiérarchiquement inférieur au poste précédemment occupé, ou à réduire ses responsabilités. De fait, elle peut avoir des conséquences sur la rémunération du salarié.

La rétrogradation est une sanction lourde et doit être proportionnée aux faits reprochés. Elle ne doit pas correspondre à une sanction pécuniaire prohibée (une baisse de salaire sans changement de poste par exemple).

La rétrogradation a donc pour effet de modifier le contrat de travail du salarié. À ce titre, l’employeur doit informer le salarié qu’il peut refuser la sanction et doit obtenir l'accord de ce dernier avant que la sanction ne devienne effective (Cass. Soc. 28 avril 2011, n°09-70619). Un accord écrit du salarié permet de conserver des preuves en prévision d’un contentieux ultérieur.

En cas de refus du salarié, l’employeur peut prononcer une autre sanction, plus légère ou plus lourde, pouvant aller jusqu'au licenciement (justifié par les faits fautifs et non par son refus de la rétrogradation) après avoir procédé à un nouvel entretien préalable.

Par ailleurs, le règlement intérieur est un document écrit, obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés. Il doit fixer la nature et l’échelle des sanctions que l’employeur peut prendre à l’encontre d’un salarié (article L1311-2 du Code du travail).

Il rappelle également les dispositions, légales et réglementaires, ou encore, conventionnelles, relatives aux droits de la défense des salariés. Ces droits concernent notamment l’obligation de respecter une procédure stricte avant toute notification de sanction (articles L1332-1 à L1332-3 du Code du travail). L’employeur doit donc veiller à se conformer strictement à cette procédure.

Comment notifier la rétrogradation disciplinaire au salarié ?

Afin de confirmer l'accord du salarié, il peut être utile de prévoir la signature d'un avenant au contrat de travail. Vous pouvez laisser un délai suffisant à votre salarié pour accepter ou non la modification de son contrat de travail.

La consultation de votre convention collective est un préalable obligatoire : certains accords ou conventions collectives peuvent prévoir des procédures disciplinaires plus favorables au salarié, qu'il est alors nécessaire de respecter. 

Enfin, notez que la lettre ne peut pas être envoyée moins de 2 jours ouvrables, ni plus de 1 mois après le jour fixé pour l’entretien préalable.