Comment rembourser les frais professionnels en entreprise ?

Qu'est-ce que les frais professionnels ?

Définition

De cette définition des frais professionnels, se dégagent 2 caractéristiques essentielles. Un frais professionnel doit :

• être inhérent à la fonction ou l'emploi du salarié ;
• être supporté par le salarié pour l'accomplissement de son activité professionnelle.

Frais de télétravail, de transport, kilométriques, etc. : quels sont les dépenses ayant le caractère de frais professionnels ?

Les dépenses qu'un salarié engage des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle qualifiés de frais professionnels sont :

• les frais de repas ;
• les frais de transport en commun ;
• certaines dépenses liées aux grands déplacements ;
• les frais kilométriques (lorsqu'il utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle) ;
• les frais de mobilité ;
• les frais engagés pour l'utilisation des outils informatiques et des technologies de l'information (ordinateur, tablette, smartphone...) ;
• les frais liés au télétravail (remboursables aussi en cas de télétravail pour circonstances exceptionnelles ou une force majeure) ;
• les dépenses d'entretien des vêtements de travail.

À savoir : pour certaines catégories de salariés (exemple : les ouvriers du bâtiment et travaux publics (BTP)), les employeurs peuvent appliquer une "déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels" (dites DFS), c'est-à-dire une déduction sur l'assiette des cotisations sociales.

La possibilité de bénéficier de cet abattement doit  :

• être prévue par la convention collective applicable dans l'entreprise ;
• ou être instaurée par accord du comité social et économique (CSE).

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Barèmes des plafonds d'exonération pour chaque catégorie de frais professionnels, délai dont dispose le salarié pour demander le remboursement de ses frais et dont dispose l'employeur en cas de trop-perçu par le salarié, etc. : notre dossier fait le point sur ce qu'il faut savoir.
Inclus : 36 questions-réponses et 3 fiches explicatives.

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Quelles différences entre les frais professionnels du salarié et les avantages en nature ?

Les frais professionnels diffèrent des avantages en nature :

• les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l'employeur ;
• les avantages en nature sont des prestations fournies par l'employeur au salarié.

Exemples d'avantages en nature :

• un véhicule de fonction ;
• un logement de fonction ;
• la fourniture d'outils issus des nouvelles technologies pour un usage privé ;
• etc.

À savoir : les tickets restaurant, ces derniers sont considérés comme un avantage social. L'Urssaf les traite en tant que frais professionnels et non en tant qu'avantage en nature.

Enfin, ces deux notions ne sont pas non plus prises en compte de la même manière que ce soit en matière de rémunération ou de prélèvements sociaux.

📑 Ne faites plus l'erreur : Frais professionnels et avantages en nature : 2 notions à ne pas confondre

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Les frais professionnels doivent-ils obligatoirement être pris en charge par l'employeur ?

Les frais professionnels obligatoirement remboursés

Oui, tous les frais du salarié professionnels doivent faire l'objet d'un remboursement par l'employeur sans qu'ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due.

Cette règle s'applique à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu qu'il en conserverait la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au SMIC ou au salaire minimum conventionnel (SMC) (1).

Toute clause du contrat de travail ou d'un avenant du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle doit être réputée non écrite (2).

D'autres frais, remboursables de manière facultative

💡Certains frais peuvent être remboursés par l'employeur, de manière facultative.

Exemple :  l'employeur peut prendre en charge les frais de carburant ou des frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par le salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail avec son cycle ou cycle à pédalage assisté personnel (vélo à assistance électrique) ou son engin de déplacement personnel motorisé ou en tant que conducteur ou passager en covoiturage ou encore à l'aide d'autres services de mobilité partagée sous la forme d'un “ forfait mobilités durables ”.

📑 À lire, sur la prise en charge des frais de transport personnel du salarié : Titre-mobilité : le nouvel outil pour les frais de transports des salariés

Sous quelle forme, l'employeur doit-il rembourser les frais professionnels en entreprise ?

Le remboursement des frais professionnels peut être réalisé selon différentes modalités (3) :

• sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié ;
• sous la forme de versement d'allocations forfaitaires.

À noter :  les modalités de remboursement des frais professionnels peuvent être définies par la convention collective applicable dans l'entreprise.

📄 Vous pouvez télécharger votre convention, ici : Convention collective à télécharger !

Indemnisation des frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagées (remboursement au réel)

Modalités de remboursement au réel

L'employeur peut - ou doit - rembourser les frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié, sur présentation des justificatifs de ces frais.

☑ Les remboursements de frais professionnels effectués par l'employeur, sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié, ne peuvent être exonérés de cotisations sociales que dans les conditions suivantes :

• les frais engagés par le salarié peuvent être accompagnés de justificatifs suffisamment précis pour en justifier l'effectivité et le montant ;

• et il est clairement démontré que les frais exposés l'ont été dans l'intérêt de l'entreprise sans être d'un montant exagéré.

Bon à savoir : aucun plafond d'exonération ne s'applique puisque les frais professionnels sont remboursés sur la valeur réelle des dépenses engagées. 

Frais professionnels à rembourser au réel

Pour certaines dépenses professionnelles, l'employeur ne peut que rembourser le salarié sur la base des dépenses réellement engagées.

Exemples : 

• les frais engagés par le salarié en situation de télétravail (cependant, par dérogation au principe, l'employeur peut opter pour un remboursement forfaitaire des indemnités télétravail, sauf pour les frais liés à l'adaptation d'un local spécifique) ;
• les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication ;
• les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié suite à une mobilité professionnelle qui relève du régime général ou par le salarié envoyé en mission temporaire ou muté en France par une entreprise étrangère et qui ne bénéficie pas du régime de détachement ou d'une convention bilatérale de sécurité sociale ;
• les indemnités destinées à compenser les frais exposés par le salarié détaché à l'étranger.

Indemnisation des frais professionnels sous la forme d'allocations forfaitaires

À l'exception des cas évoqués précédemment, pour lesquels le remboursement sur la base des frais réels est obligatoire, l'employeur  peut effectuer le remboursement des frais professionnels sous forme d'allocations forfaitaires.

Les sommes versées au salarié au titre des frais professionnels peuvent-elles être déduites de l'assiette des cotisations de Sécurité sociale ?

Oui, sous réserve :

• de justifier des dépenses - non excessives - pour les sommes remboursées au réel ;
• de ne pas dépasser les plafonds d'exonération, pour les allocations versées forfaitairement.

À noter : pour les allocations forfaitaires allouées au salarié la limite de certains plafonds est revalorisée chaque année au 1er janvier (retrouvez l'ensemble des seuils, au sein de notre dossier).

📑 Vous souhaitez mieux comprendre le rôle de l'Urssaf ? Cet article peut également vous intéresser : Urssaf, ce qu'il faut savoir

Comment déduire les remboursements forfaitaires de frais professionnels de l'assiette de cotisations sociales, en fonction des plafonds d'exonération ? 

Les allocations forfaitaires versées n'excèdent pas les plafonds d'exonération fixés

Dès lors que le montant des allocations forfaitaires allouées au salarié est inférieur ou égal aux plafonds d'exonération fixés, l'employeur n'a pas à justifier les dépenses engagées par le salarié au titre des frais professionnels.

☑ La totalité des allocations forfaitaires est exclue de l'assiette des cotisations sociales. Les allocations forfaitaires bénéficient d'une présomption d'utilisation conforme. : elles sont réputées être utilisées par le salarié conformément à leur objet, c'est-à-dire, pour le remboursement des dépenses qu'il a engagées.

L'employeur doit simplement pouvoir démontrer que les allocations forfaitaires correspondent aux situations de fait.

Les allocations forfaitaires versées excèdent les plafonds d'exonération fixés

En revanche, lorsque le montant des allocations forfaitaires versées au salarié excèdent les plafonds d'exonération fixés, 2 situations peuvent se présenter :

1. soit l'employeur n'établit pas les circonstances de fait qui ont conduit le salarié à exposer des frais supplémentaires dans l'exercice de ses fonctions : les allocations versées sont réintégrées en totalité dans l'assiette des cotisations puisqu'elles constituent dès lors des compléments de rémunération ;
    
2. soit l'employeur établit les circonstances de fait qui ont conduit le salarié à engager des dépenses supplémentaires : la fraction excédentaire est exclue de l'assiette des cotisations.

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Quels sont les plafonds d'exonération 2025 fixés par l'URSSAF pour le remboursement des frais professionnels (sur une base forfaitaire) ?

Voici quelques exemples de plafonds d'exonération fixés pour l'année 2025 (retrouvez le détail complet de ces plafonds au sein de notre dossier).

📑 Pour faire le point sur tout ce qui change en 2025 : Les changements pour les entreprises en 2025

Indemnité frais de repas

En principe, l'indemnité de frais de repas et donc les plafonds d'exonération des cotisations patronales, sont revalorisés chaque année au 1er janvier.

Depuis le 1er janvier 2025, le barème des indemnités pour les frais de repas a effectivement évolué.

📑 Pour connaître le barème 2025 des indemnités frais de repas, consultez l'actualité suivante : Indemnités frais de repas 2025

Indemnité de grands déplacements 

Depuis le 1er janvier 2025, le barème applicable pour les indemnités de grands déplacements est le suivant :

Allocations forfaitaires de mobilité professionnelle

Les limites d'exonération fixées pour 2025 en matière de mobilité professionnelle sont les suivantes :

Allocation forfaitaire pour l'utilisation des outils issus des NTIC

Les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles, pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication personnels, sont considérés comme des frais professionnels.

Les remboursements effectués par l'employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Cependant, dans le cas où l'employeur ne peut pas justifier la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié, le remboursement de celles-ci peut se faire sur la base d'une allocation forfaitaire qui ne peut excéder, en 2025, 54,50 euros par mois.

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