Registre Unique du Personnel

Le RUP : obligatoire pour toutes les entreprises selon le Code du travail

Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement dans lequel sont employés des salariés.

L’employeur est soumis à une obligation de conservation du registre unique du personnel pendant 5 ans à compter du départ du dernier salarié. 

Quels salariés doivent être enregistrés dans le registre unique du personnel ? CDI, stagiaires, intérimaires ?

Le registre unique concerne tous les employés de l'entreprise, y compris ceux mis à disposition par les agences de travail temporaire et les travailleurs à domicile.

Les stagiaires ainsi que les personnes inscrites au service civique doivent être inscrites dans le RUP, par ordre d'arrivée, dans une partie spéficique du RUP.

Les travailleurs étrangers doivent également figurer dans le registre unique du personnel. Il convient dans ce cas :

• d'annexer au registre une copie des accusés de réception des déclarations de détachement ;
• de les laisser accessibles aux membres du CSE et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du Code du travail (notamment les agents de contrôle de l’inspection du travail) et du Code de la Sécurité sociale ;
• et de les tenir à leur disposition soit dans l'établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l'établissement pour ceux des travailleurs détachés qui y sont employés.

Le RUP peut-il être numérique (tenu sur support informatique) ?

Oui. Le format numérique exige en revanche des conditions de contrôle équivalentes à la version papier.

À savoir : dans ce cas de traitement informatisé, l'employeur est dispensé de déclaration des traitements de données à caractère personnel auprès de la CNIL. En effet, le registre unique du personnel consiste en la fourniture des informations et la réalisation des états relatifs à la situation du personnel, permettant de satisfaire à des obligations légales. Il est donc, conformément à la délibération n°2004-097 du 9 décembre 2004, dispensé de déclaration CNIL.

Quel est le contenu obligatoire du registre unique du personnel ? Comment faire pour bien le remplir ?

En tant qu'employeur, vous devez obligatoirement mentionner les informations suivantes :

• nom et prénom des salariés ;
• nationalité ;
• date de naissance ;
• sexe ;
• emploi ;
• qualification ;
• dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
• lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation ;
• pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
• pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention "contrat à durée déterminée" ;
• pour les salariés temporaires, mention "salarié temporaire" ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
• pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention "mis à disposition par un groupement d’employeurs" ainsi que dénomination et adresse de ce dernier ;
• pour les salariés à temps partiel, mention "salarié à temps partiel" ;
• pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention "apprenti" ou "contrat de professionnalisation".

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des obligations ?

Ce registre doit pouvoir être présenté à chaque contrôle de l’Inspection du travail ou de l’Urssaf, sous peine de sanction pénale, et être tenu à la disposition des représentants du personnel (comité social et économique - CSE). L’absence de registre ou des mentions incomplètes ou erronées sont sanctionnées par une amende d’un montant maximum de 750 euros.

Mis à jour le 13/03/2024