Modèle de lettre de demande de régularisation de charges locatives

Vous êtes bailleur et vous n’avez pas encore procédé à la régularisation des charges locatives. Vous souhaitez adresser un décompte au locataire.

Les charges locatives sont les dépenses prises en charges initialement par le bailleur dont il a la suite possibilité de se faire rembourser par son locataire. Ces charges récupérables sont accessoires au loyer principal et exigibles, sur justification, en contrepartie des services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée,
des dépenses d'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun et des impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement (Article 23 de Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986).

Une liste a été fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Cette liste est limitative.

A titre informatif, lorsque les charges sont « au réel » dans le contrat de location avec des provisions pour charges, vous pouvez procéder à une régularisation au moins une fois par an en comparant le total des provisions versées par votre locataire avec les dépenses effectives que vous avez engagées pendant l'année (Article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989).

Il est important de noter que vous devez un mois avant de procéder à une régularisation, communiquer à votre locataire le décompte par nature de charges, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

En cas de location nue, seule la provision pour charge est possible mais en cas de location meublée, vous avez le choix entre la provision qui nécessite une régularisation et des charges forfaitaires qui ne le nécessitent pas.

Il y a possibilité de procéder à une régularisation des charges locatives et cela même après le terme de leurs années d'exigibilités, mais tout arriéré de charges ne peut être réclamé par le bailleur que pendant une période de 3 ans (Article 7-1 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989).

Si vous n'avez pas procédé à la régularisation des charges locatives avant le terme de l'année civile de leur exigibilité, votre locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Pour des raisons de preuve, notamment si vous souhaitez engager une procédure par la suite, envoyez votre courrier en recommandé avec accusé de réception.

Pensez à joindre, à votre courrier, les différents éléments qui permettent de justifier les sommes réclamées.