Document de fin de contrat : à récupérer ou à transmettre au salarié ?

Qu'est-ce qu'un document quérable et non portable ?

Un document quérable est un document que l'on doit récupérer par soi-même.

Les documents de fin de contrat sont quérables et non portables. Vous n'êtes donc pas obligé de les faire parvenir à votre salarié (1). Cela signifie que vous avez seulement l'obligation d'informer le salarié que vous tenez ces documents à sa disposition et qu'il peut venir les chercher.

D'ailleurs, vous avez tout à fait la possibilité d'informer le salarié que vous tenez les documents de fin de contrat à sa disposition dans la lettre de licenciement ou lorsque vous accusez réception de sa démission (2).

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Quels sont les 3 documents à remettre au salarié qui quitte l'entreprise (fin de CDD, rupture conventionnelle, licenciement, etc.) ?

L'attestation France Travail (ex Pôle emploi) établie par l'employeur

Annonce gouvernementale

Bruno Le Maire, Ministre de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, a annoncé le mercredi 24 avril que l'employeur n'aura "à l'avenir" plus l'obligation de fournir l'attestation France Travail à ses salariés au moment de la rupture du contrat. Dans l'attente de l'entrée en vigueur de mesures officielles, cette obligation persiste et les informations suivantes restent d'actualité.

L'attestation France Travail permet aux salariés de faire valoir leurs droits à l'assurance chômage.

Lorsque le contrat de travail d'un salarié prend fin, vous devez délivrer une attestation France Travail au salarié (3).

 Cet article peut sans doute vous intéresser : Employeurs, que risquez-vous en cas de non remise de l'attestation France Travail (ex Pôle Emploi) ?

Elle doit mentionner les éléments suivants :

• l'identité et qualification du salarié ;
• le motif de la rupture du contrat de travail ;
• la durée de l'emploi ;
• le montant des rémunérations des 12 derniers mois : doivent être pris en compte les salaires, primes, indemnités diverses, montant du solde de tout compte).

Pour établir l'attestation France Travail, plusieurs moyens s'offrent à vous, selon la taille de votre entreprise.

Si votre entreprise compte au moins 11 salariés, vous devez obligatoirement (sauf impossibilité pour une cause qui vous est étrangère) établir l'attestation par voie dématérialisée, soit via :

• la saisie en ligne directement sur le site internet de France Travail dans votre espace employeur :
• la saisie dans un logiciel de paie agréé et conforme à la norme en vigueur.

Dans ces deux cas, la transmission de l'exemplaire destiné à France Travail se fait automatiquement.

Si l'effectif de votre entreprise est inférieur à 11 salariés, la dématérialisation est facultative. Vous pouvez continuer à utiliser l'attestation papier. Vous devrez la transmettre par courrier à France Travail à l'adresse suivante :

✉ France Travail Centre de traitement
BP 80069
77213 AVON cedex

Que vous établissiez l'attestation France Travail par voie électronique ou en version papier, n'oubliez pas d'en transmettre un exemplaire à votre salarié.

Vous devez remettre un exemplaire de l'attestation France Travail au salarié même en cas de démission puisque le salarié démissionnaire peut dans certains cas prétendre aux allocations chômage (4) ; en cas de démission légitime ; en cas de démission pour suivre un projet de reconversion professionnelle nécessitant le suivi d'une formation ou un projet de création ou de reprise d'une entreprise.

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Depuis le 1er juin 2021, vous devez utiliser une attestation en cours de validité, pour la transmettre à France Travail. En effet, l'organisme refuse désormais celles qui proviendraient d'un ancien modèle.

Le certificat de travail

À l'expiration du contrat de travail, l'employeur délivre au salarié un certificat de travail (5).

Ce certificat doit mentionner certaines informations (6) :

• la date d'entrée du salarié dans l'entreprise ;
• la date de sortie du salarié de l'entreprise ;
• la nature du ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus ;
• le maintien du contrat complémentaire santé et des garanties de prévoyance (7).

Ce document permet au salarié :

• d'attester de son activité au sein de votre entreprise ;
• de prouver à son futur employeur qu'il est libre de tout engagement à votre égard ;
• de faire valoir ses droits au chômage puisqu'il est systématiquement demandé par France Travail.

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Le reçu pour solde de tout compte

À l'expiration du contrat de travail, vous devez établir un reçu pour solde de tout compte.

Le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire. Mention en est faite sur le reçu. L'un des exemplaires est remis au salarié (8).

C'est un inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat de travail. Il mentionne, le cas échéant, les montants suivants :

• le dernier salaire versé ;
• l'indemnité de rupture (indemnité de licenciement, indemnité de rupture conventionnelle…) ;
• l'indemnité de préavis, à laquelle le salarié a droit quand il bénéficie d'une dispense de préavis ;
• l'indemnité de compensatrice congés payés ;
• les éventuelles primes proratisées.

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Si vous avez l'obligation de remettre à votre salarié un reçu pour solde de tout compte, celui-ci est toutefois libre de signer ou non celui-ci.

👓 Vous aimerez cet article : Solde de tout compte : tout ce qu'il faut savoir !  

En revanche, le reçu pour solde de tout compte non signé par le salarié ne fait pas preuve du paiement des sommes qui y sont mentionnées. Il vous appartient alors de justifier de ce paiement (9).

Bon à savoir :

Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé par le salarié dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes qui y sont mentionnées (10).
Passé ce délai de 6 mois, le salarié ne peut plus contester les sommes qui sont inscrites sur le reçu pour solde de tout compte. C'est pourquoi, pour être libératoire, le certificat de travail doit comporter la date de signature (11).

Quel est le délai pour la remise des documents de fin de contrat ?

La loi ne précise pas de délai spécifique à partir duquel les documents de fin de contrat doivent être remis après la rupture du contrat de travail. Cependant, il est attendu que cette remise soit effectuée dans un délai raisonnable (entre 8 et 15 jours dans la pratique).

Si l'employeur tarde à fournir ces documents, qui sont exigibles dès la fin du contrat, et que ce retard entraîne un préjudice pour le salarié (par exemple, un retard dans le versement des allocations chômage), la responsabilité de l'employeur pourrait être mise en cause par le salarié.

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Quelles sanctions pour l'employeur qui ne remet pas les documents de fin de contrat ? 

Les documents de fin de contrat doivent être remis au salarié quel que soit le motif de rupture du contrat de travail (licenciement, rupture conventionnelle, démission…) et quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, temps plein, temps partiel…).

Le fait de ne pas remettre les documents de fin de contrat au salarié qui en fait la demande peut être sanctionné.

En cas d'action en justice du salarié pour non délivrance ou remise tardive des documents de fin de contrat, vous pouvez également être condamné à verser des dommages et intérêts en raison du préjudice subi.

C'est au salarié de prouver le préjudice subi du fait de ce retard ou de l'absence de remise des documents obligatoires (12).

Important : Le fait de ne pas délivrer au salarié un certificat de travail est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, soit 750 euros (13) ; le fait de ne pas délivrer l'attestation d'assurance chômage est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 5ème classe, soit 1.500 euros (14). Si l'employeur est une personne morale, ces montants sont quintuplés, soit 3.750 euros pour le certificat de travail et 7.500 euros pour l'attestation d'assurance chômage (15).

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