Budget ASC du CSE : guide complet et bonnes pratiques

Juriste rédactrice web

127 vues · Mis à jour le 31 octobre 2024 à 14:56

Le comité social et économique (CSE) a pour mission de gérer les activités sociales et culturelles (ASC) établies dans l'entreprise. Pour ce faire, il dispose d’un budget ASC dédié. Qu’est-ce que le budget ASC ? Quel est son montant ? Quelle utilisation ? Comment bien le gérer ? Apprenez à bien gérer ce budget, pour optimiser son usage.

Budget ASC du CSE : guide complet et bonnes pratiques

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Sommaire

Qu'est-ce que le budget ASC du CSE et comment est-il calculé ?

Définition et historique du budget ASC du CSE

Le budget ASC est une somme d’argent attribuée chaque année, par l'employeur, au CSE, pour lui permettre d'exercer ses attributions en matière d’activités sociales et culturelles (ASC).

🔍 Le budget ASC du CSE est parfois appelé “budget des œuvres sociales CSE”. Il est hérité des règles du budget ASC de l’ancien comité d’entreprise (CE), créé en 1945, par le général de Gaulle. Les attributions et le fonctionnement des anciens CE ont été transférés au CSE, suite à la suppression définitive des CE avant le 1er janvier 2020.

Composition du budget ASC

Le budget ASC est composé d’une subvention/contribution versée par l’employeur.

Il peut aussi être composé du reliquat du budget ASC de l’année précédente (s’il n’a pas été utilisé au complet), ou du reliquat du budget de fonctionnement, en cas de transfert (voir suite de cet article) (1).

Parfois, il peut être composé des subventions accordées par les collectivités publiques ou les organisations syndicales, par des dons et legs, par des recettes procurées par les manifestations organisées par le comité, par les revenus des biens meubles et immeubles du comité, etc.

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Montant de la subvention/contribution ASC versée par l’employeur au CSE

Montant non prévu par le Code du travail

Contrairement au budget de fonctionnement, le Code du travail ne prévoit pas de montant déterminé pour le budget du CSE.

Règles concernant le montant du budget ASC

💡 En revanche, le Code du travail prévoit que l'employeur est tenu de verser au CSE, une contribution annuelle dédiée aux ASC, selon les règles suivantes (2) :

la contribution de l'employeur est fixée par accord d'entreprise ;
en l'absence d'accord d'entreprise sur ce point, le rapport de cette contribution à la masse salariale brute, ne peut pas être inférieur au même rapport existant pour l'année précédente.

De cette façon, si le CSE vient d'être créé ou si l'employeur n'a jamais versé de subvention ASC auparavant, ce dernier ne sera pas tenu d’en verser une (sauf accord d'entreprise contraire).

Les CSE dans les entreprises de moins de 50 salariés bénéficient-ils d’un budget ASC ?

Non, seules les CSE des entreprises de 50 salariés et plus, bénéficient d'un budget dédié aux activités sociales et culturelles.

En effet, les CSE des entreprises de moins de 50 salariés n'ont pas d'attribution en matière d'ASC et ne disposent pas de budget dédié.

Quelle est la différence entre le budget de fonctionnement et le budget ASC du CSE ?

Voici quelques différences notables, entre le budget de fonctionnement et le budget ASC du CSE :

utilisation : le budget de fonctionnement est utilisé pour couvrir les dépenses engagées par le CSE, pour son fonctionnement et l'exercice de ses attributions économiques et professionnelles. Le budget ASC est utilisé pour gérer les activités sociales et économiques au profit des salariés ;
montant : la subvention de fonctionnement s’élève à 0,20% (ou 0,22%) de la masse salariale brute, selon la taille de l’entreprise. Le montant de la subvention ASC est prévu par accord, ou bien son rapport à la masse salariale brute, ne peut pas être inférieur au même rapport existant pour l'année précédente ;
versement : une subvention de fonctionnement est obligatoirement versée chaque année par l’employeur dans les entreprises de 50 salariés et plus. Pour la subvention ASC, si l’employeur n’a jamais versé de subvention auparavant et si aucun accord collectif ne la prévoit, l’employeur n’a pas l’obligation de la verser.

Comment le CSE peut-il transférer une partie du budget de fonctionnement vers le budget ASC et inversement ?

À la fin de l’exercice comptable, il peut arriver qu’il y ait un excédent de budget (un reliquat). En effet, l’entièreté du budget de fonctionnement ou du budget ASC n’a peut-être pas été utilisé. Dans ce cas, ce reliquat peut être transféré d’un budget vers l’autre.

Transfert du reliquat du budget de fonctionnement vers le budget ASC

Le CSE peut décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement (le reliquat), vers le budget ASC, dans la limite de 10 % de cet excédent (3).

⚠ Attention, le transfert du reliquat du budget de fonctionnement vers le budget ASC, peut avoir des impacts sur la prise en charge des frais d’expertise du CSE par l’employeur (dans le cas où le budget de fonctionnement est insuffisant) (4).

Transfert du reliquat du budget ASC vers le budget de fonctionnement

De même, les membres du CSE peuvent décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget ASC au budget de fonctionnement, dans la limite de 10% de cet excédent (5).

Quels sont les pièges à éviter pour optimiser la gestion et l'utilisation du budget ASC ?

Voici quelques exemples de pièges à éviter, pour bien gérer votre budget ASC :

ne pas anticiper les possibles frais bancaires qui pourraient réduire votre budget ;
ne pas anticiper l’augmentation du nombre de bénéficiaires en cours d’année et se retrouver avec un budget insuffisant ;
prévoir des conditions d’attribution discriminatoires ou non objectives ;
prévoir des ASC qui ne s’appliquent pas à tous les salariés ;
ne pas tenir compte des besoins et envies des salariés, quant au choix des ASC (en adéquation avec le montant du budget disponible) ;
ne pas tenter de négocier le versement d’une contribution ASC plus élevée auprès de votre employeur.

Quelles sont les meilleures pratiques pour une gestion efficace du budget ASC ? Guide pratique

Étape 1 : négocier le montant annuel de la subvention ASC versée par l’employeur, si possible.

Étape 2 : vérifier que le montant de la subvention versée par l’employeur respecte bien, a minima, le montant prévu par l’accord collectif ou, en l’absence d’accord, que le rapport de cette subvention à la masse salariale brute, n’est pas être inférieur au même rapport existant pour l'année précédente. Vérifier également que l’employeur verse bien le budget chaque année.

Étape 3 : anticiper les frais bancaires directement liés aux ASC (frais de tenue de compte, frais de carte bleu le cas échéant, etc.). Ces frais sont à prendre en compte pour définir, ensuite, quel sera le budget restant pour prévoir les ASC en conséquences. Prévoir une marge de manoeuvre en cas d'imprévus.

Étape 4 : définir qui va gérer les activités sociales et culturelles. Ce peut être le CSE lui-même, ou bien (7) :

une commission spéciale du comité ;
des personnes désignées par le comité ;
des organismes créés par le comité et ayant reçu une délégation.

Étape 5 : définir les ASC qui seront mises en place en fonction du budget disponible (anticiper l’arrivée de nouveaux bénéficiaires en cours d’année) et des besoins/envies des salariés (ne pas hésiter à sonder les salariés). Respecter les règles Urssaf pour chaque type d’ASC, pour bénéficier des conditions d’exonérations de cotisations sociales.

Étape 6 : définir les conditions d’attribution des ASC, de manière objective, pertinente et non discriminatoires.

Étape 7 : communiquer avec les salariés en toute transparence, sur le budget et les ASC mises en place. Ne pas hésiter à sonder les salariés sur leur satisfaction quant au choix des ASC.

Étape 8 : arrêter et approuver les comptes CSE à la fin de l’exercice. Faire le bilan, en fin d’année, sur le budget utilisé et les actions mises en place. Cet article peut vous intéressser : Obligations comptables du CSE : comment établir et présenter vos comptes ?

Étape 9 : réfléchir à l’opportunité de faire des transferts entre les excédents de budgets de fonctionnement et de budgets ASC.

Comment le budget ASC peut-il améliorer le bien-être, la qualité de vie et le pouvoir d'achat des salariés ?

Le budget ASC permet au CSE de prévoir ou participer au financement d’activités sociales et culturelles. Les ASC ont pour objectif notamment d’améliorer les conditions de vie et de travail des salariés, de participer à leur bien-être.

Le CSE peut ainsi utiliser son budget ASC pour financer des activités dédiées au bien-être des salariés (ou qui ont pour conséquences l’amélioration du bien-être). 🔍 Par exemple, organiser des séances de massage en entreprise, des cours de yoga, en mettant en place des activités sportives ou collectives pour améliorer la santé des salariés, la cohésion entre collègues. Utiliser le budget de fonctionnement pour mettre en place ce genre d’activités permet de réduire le stress et d’améliorer le bien-être des salariés.

Le CSE peut également utiliser son budget pour mettre en place des ASC dans le but d’améliorer la qualité de vie des salariés (crèche, soutien scolaire, offres concernant les vacances, etc.).

De même, le budget CSE peut être utilisé pour améliorer le pouvoir d’achat des salariés : offre de chèques-cadeaux, chèques-vacances, cadeaux, paiement de plateforme de réductions/billetteries pour les mettre à disposition des salariés, etc.

Quelles sont les activités sociales et culturelles (ASC) que le CSE peut financer ?

Le CSE peut financer plusieurs types d’ASC, telles que :

des institutions sociales de prévoyance et d'entraide ;
des ASC tendant à l'amélioration des conditions de bien-être ;
des ASC ayant pour objet l'utilisation des loisirs et l'organisation sportive ;
des institutions d'ordre professionnel ou éducatif ;
des services sociaux...

👓 Pour en savoir plus, consultez notre article dédié et complet : Activités sociales et culturelles du CSE (ASC) : quelles attributions ?

Quelles sont les règles URSSAF et les obligations légales concernant l'utilisation du budget ASC ?

Le budget ASC est utilisé pour financer des activités qui doivent bénéficier prioritairement aux salariés, à leur famille et aux stagiaires (les anciens salariés peuvent aussi en bénéficier). Il ne doit pas conduire à des discriminations entre les salariés dans l’attribution des ASC.

Si ces conditions sont remplies, les ASC peuvent bénéficier d’exonérations partielles ou totales de cotisations.

En effet, l’Urssaf précise toutes les règles concernant les exonérations de cotisations pour les prestations CSE en lien avec les ASC.

Ainsi, par exemple, sont exonérés en totalité de cotisations sociales :

les chèques-culture et prestations culturelles, sauf exceptions ;
les cartes de réduction tarifaire, si elles se rattachent exclusivement à des prestations destinées à favoriser les ASC ;
la participation au voyage et aux vacances ;
les réductions tarifaires accordées pour la pratique d’activités sportives ;
les sommes ayant un caractère de secours ;
les chèques-vacances attribués par le CSE, sans participation de l’employeur ;
les prêts consentis aux salariés, sous conditions.

👓 À lire également : Prêts et dons : connaître les aides financières du CSE

En revanche, sont partiellement exonérés de cotisations sociales, ou dans une certaine limite :

le financement de la retraite supplémentaire et de la prévoyance complémentaire ;
les aides dédiées aux services à la personne et à la garde d’enfant ;
l’attribution de cadeaux et de chèques-cadeaux (bons d’achat) ;
la participation au frais de cantine et la participation aux titres-restaurant ;
la prime versée par le CSE à l’occasion de l’attribution d’une médaille d’honneur du travail.

Comment le CSE peut-il s'assurer de la conformité de ses dépenses ASC avec les règles URSSAF ?

Le CSE peut se rendre sur le site de l'Urssaf pour vérifier que les ASC et conditions d'attributions choisies, sont bien conformes, pour ouvrir droit aux exonérations totales ou partielles de cotisations sociales.

💡 Notre dossier complet sur les budgets CSE vous indique également les conditions à remplir pour que certaines de vos dépenses soient conformes aux règles Urssaf : Dossier pour bien gérer les différents budgets du CSE : oeuvres sociales (ASC) et fonctionnement.

Quels sont les avantages fiscaux liés à l'utilisation du budget ASC ?

Comme indiqué ci-dessus, la plupart des ASC mises en place par le CSE sont exonérées de cotisations sociales (partiellement ou totalement).

Pour les salariés, ces avantages sont aussi généralement exonérés d’impôt sur le revenu.

👓 Cet article peut vous intéresser : Taux de cotisations sociales : tout savoir sur les taux appliqués sur salaires.

Quels sont les critères pour bénéficier des avantages du budget ASC ?

Pour bénéficier des avantages du budget CSE, il faut impérativement remplir les conditions d’attribution que le CSE a lui-même déterminé (objective et non discriminatoire).

Seuls les salariés (y compris les anciens salariés), leur famille et les stagiaires, peuvent en bénéficier (sous réserve des conditions d’attribution) (6).

Comment le CSE peut-il moduler l'accès aux ASC en fonction de critères objectifs ?

Pour moduler l’accès aux ASC, les critères doivent être pertinents et objectifs, sans être discriminatoires.

Il est possible de prévoir une attribution pour tous les salariés présents dans l’entreprise, par exemple. Ou bien moduler en fonction :

du nombre d’enfants à charge ;
du niveau de revenu ;
de la situation de famille ;
etc.

Comment répartir efficacement le budget ASC pour répondre aux besoins des salariés ?

Il est recommandé de répartir le budget ASC dans des activités profitant au plus grand nombre de salariés.

Il est important que tous les salariés puissent bénéficier des ASC, sans que les conditions d’attribution conduisent certains salariés à ne jamais en bénéficier.

La répartition du budget doit se faire de manière transparente, avec des conditions d’attribution des ASC pertinentes, objectives et non discriminatoires.

Il peut être intéressant de sonder les salariés sur leurs besoins/leurs souhaits, concernant les ASC qui entrent dans votre budget. Le CSE doit également se fier à sa connaissance de l’entreprise et de ses salariés, pour s’adapter au mieux aux besoins de ces derniers.

Comment le CSE peut-il communiquer efficacement sur l'utilisation du budget ASC ?

Le CSE peut communiquer sur l’utilisation de son budget ASC. Ceci permet d’assurer une plus grande transparence envers les salariés.

Les salariés peuvent tout d’abord avoir accès aux procès-verbaux (PV) des réunions CSE.

Généralement, les modalités d’utilisation du budget ASC sont évoquées lors de ces réunions.

Le CSE peut également communiquer sur l’utilisation du budget ASC via son site internet (s’il existe), via des plateformes CSE, via les canaux de communications mis en place, via les réseaux sociaux dédiés au CSE de l’entreprise s’ils existent...

Si l’employeur donne son accord, le CSE peut également communiquer, concernant son budget ASC, via les boîtes mails professionnelles ou encore via l’intranet de l’entreprise.