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Quels sont les frais remboursables ?
En tant qu'associé et/ou dirigeant d'une société en formation, vous êtes amené à effectuer des dépenses indispensables à la création de la société. En effet, tant que toutes les formalités n'ont pas été accomplies, notamment l'obtention d'un numéro SIRET/SIREN, la société ne dispose pas de la personnalité morale lui permettant d'agir en son nom propre : ouverture de compte bancaire, conclusion de contrats, etc. (1).
La société en formation est le nom donné à une société qui n'a pas encore été immatriculée, mais dont l'idée de création a déjà été émise et certaines formalités (signature du bail commercial, achat de matériel, création de site internet…) accomplies par les associés et/ou les dirigeants.
Il existe 3 catégories de dépenses qui peuvent être engagées avant la création d'une entreprise :
- les dépenses professionnelles qui ont le caractère de charges, telles que les fournitures ou la police d'assurance ;
- les dépenses professionnelles à caractère d'immobilisations, à l'instar des frais engagés pour acquérir du matériel technique, du matériel de transport ou des logiciels informatiques ;
- les dépenses professionnelles liées au futur local de la société, comme les travaux ou encore le dépôt de garantie.
Ces dépenses sont remboursables comme toutes les dépenses effectuées en général pour la création d'une société.
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Quelles sont les conditions pour être remboursé des dépenses engagées pour le compte de la société en formation ?
Une fois la société créée (immatriculée), vous avez la possibilité de vous faire rembourser des dépenses engagées lors de sa formation.
La condition essentielle pour que ce remboursement puisse se faire est que les dépenses aient été effectuées personnellement, pour le compte de la société en formation.
À cette condition essentielle, s'ajoutent certaines conditions pour que les dépenses soient remboursables :
- les dépenses effectuées doivent être directement liées à la création de la société ;
- avoir des justificatifs de ces dépenses sur lesquels figure, le nom de la future entreprise ;
- la date de la dépense ne doit pas dépasser un délai de 6 mois maximum avant la création de l'entreprise (si vous avez effectué une dépense 1 an avant que votre société ne soit immatriculée, il sera difficile de prouver le lien avec l'entreprise).
Il n'est pas indispensable de mentionner sur les actes que ceux-ci sont passés "pour le compte" ou "au nom de la société X en formation". En effet, la jurisprudence récente de la Cour de cassation précise qu'il appartient au juge de déterminer si l'intention des parties était que l'acte était passé au nom ou pour le compte de la société en formation au travers des circonstances de formation de l'acte (2). Pour autant, il est tout à fait possible d'apposer une telle mention sur l'acte pour plus de sécurité juridique.
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Comment se déroule la procédure de remboursement des frais de constitution d'entreprise ?
La procédure à respecter pour que les frais de création d'entreprise soient remboursés par la future société est appelée reprise des actes accomplis par la société en formation.
Cette reprise des actes peut être effectuée selon 3 modalités :
- par voie statutaire : en insérant une clause de reprise dans les statuts avant leur signature et en annexant aux statuts, la liste des dépenses et des engagements pris pour le compte de la société en formation. Dans ce cas, la reprise des actes se fait automatiquement à la signature des statuts ;
- par le biais d'un mandat donné à une personne : cette personne peut être un associé fondateur ou tiers. Il s'agit du cas dans lequel l'acte est accompli après la signature des statuts et avant l'immatriculation de la société. Le mandat prévoit que les actes accomplis par la personne seront repris automatiquement lors de l'immatriculation de la société ;
- par une décision de l'assemblée générale des associés : pour les actes conclus après l'immatriculation de la société, une assemblée générale ordinaire peut voter la reprise des actes pris pour le compte de la société, à la majorité des associés.
Bon à savoir : les actes qui ne sont pas repris selon l'une des 3 modalités prévues, restent à la charge de ceux qui les ont conclus et engagent donc leur responsabilité personnelle.
Pour aller plus loin, découvrez notre article dédié : Reprise des actes d’une société en formation : 3 méthodes à connaître !
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Comment intégrer les frais de création d'entreprise dans la comptabilité de l'entreprise ?
Les frais liés à la création d'entreprise devront être inscrits dans la comptabilité de l'entreprise.
Cette inscription peut se faire de deux manières :
- en tant que charges, ce qui permet de les déduire intégralement du bénéfice imposable de la société, la première année dès son immatriculation ;
- en tant que frais d'établissement, ils sont amortis sur une durée maximale de cinq ans. La possibilité de les amortir permettra de lisser ces dépenses, si elles ont été importantes, sur plusieurs exercices comptables.
Le remboursement des dépenses aux associés peut se faire par :
- inscription au crédit du compte courant de l'associé, c'est-à-dire en laissant la somme d'argent en compte courant d'associé (une sorte de créance que l'associé détient contre la société) ;
- virement de compte à compte, dès lors que la société est immatriculée et que son capital social est débloqué par la banque.
Pour l'entrepreneur individuel, les dépenses sont inscrites au crédit de son compte.
Il est conseillé de vous rapprocher le plus tôt possible d'un professionnel du chiffre comme un expert-comptable afin de vous aider dans les démarches à accomplir.
L'expertise d'un avocat vous sera également indispensable dans la rédaction de clauses de reprise des actes.
Cet article va vous intéresser : Protection du patrimoine de l'auto-entrepreneur (EI ou micro-entreprise)
Comment obtenir le remboursement de la TVA liée aux frais de création d'entreprise ?
Il est possible de récupérer la TVA que vous avez personnellement payée, lors des dépenses engagées pour la société en formation.
Cependant, les sociétés qui optent pour le “ régime en franchise de TVA ” (dans ce régime, la TVA ne s'applique pas) lors de leur constitution, ne peuvent pas bénéficier de ce remboursement.
Il est par ailleurs important que la TVA soit mentionnée sur la facture, pour que le remboursement puisse être effectué par l'administration.
Pour vous faciliter la tâche, il est recommandé de dresser un tableau des dépenses avec le montant hors taxe d'une part et le montant de la TVA d'autre part.
Le coût finalement supporté par la société correspond au prix hors taxe des dépenses effectuées.
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