Déclaration sociale nominative (DSN) : les points à connaître

Décalage de paie & dépôt différé de la DSN

La Cour de cassation a récemment apporté des précisions sur les obligations des employeurs autorisés à différer le dépôt de la DSN : plus de détails dans cette actualité.

1. En quoi consiste la déclaration sociale nominative (DSN) ? 

Une déclaration en ligne concernant une multitude d'informations

La DSN est une déclaration unique, mensuelle et dématérialisée faite par l'employeur, dans laquelle l'employeur doit inscrire les informations relatives à chacun des salariés.

Elle sert à payer les cotisations sociales et à transmettre les données concernant les salariés aux organismes sociaux.

➡ À lire sur ce point : Taux de cotisations sociales 2024 : tout savoir sur les taux appliqués sur salaires

La DSN fait état des données relatives :

• à la paie des salariés ;
• aux événements liés à leurs périodes d'activité (arrêt de travail d'un salarié, maladie, maternité, paternité, etc).

Le dispositif permet :

• d'une part, à l'employeur de déclarer et payer ses cotisations aux organismes sociaux ;
• d'autre part, au salarié en arrêt de percevoir rapidement ses indemnités journalières ;
• et enfin à France Travail d'éviter toute fraude, ou encore au contribuable de simplifier sa déclaration d'impôt grâce à un avis d'imposition prérempli.

➡ À lire, sur la subrogation et les IJ : Arrêt de travail d'un salarié : tout comprendre sur la subrogation de salaire et les indemnités journalières

Bon à savoir : la DSN doit également mentionner le nombre de travailleurs handicapés embauchés dans l'entreprise (1).

Une déclaration unique pour une simplification des démarches

Pour l'employeur, la DSN constitue un gain de temps et une simplification pour faire face à ses obligations déclaratives :

• une seule déclaration à adresser sur un portail en ligne (net-entreprise.fr) ;
• recensant de multiples informations ;
• à l'attention de plusieurs organismes de sécurité sociale et administrations (France Travail, Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM), Unions de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (Urssaf), Mutualité sociale agricole (MSA), etc).

Elle se substitue ainsi à une multitude de déclarations sociales :

• déclaration de mouvement de main-d'œuvre (DMMO) ;
• enquête sur les mouvements de main-d'œuvre (EMMO) ;
• déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) ;
• attestation employeur destinée à France Travail ;
• attestation de salaire pour les indemnités journalières ;
• déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) ;
• bordereau récapitulatif de cotisations (BRC) ;
• tableau récapitulatif (TR) ;
• relevé mensuel des contrats de missions (RMM).

➡ À lire également : Employeurs, que risquez-vous en cas de non remise de l'attestation France Travail (ex Pôle Emploi) ?

À noter : la DSN présente également l'avantage de fiabiliser les obligations sociales de l'employeur en adressant aux organismes concernés les informations relevant de leur périmètre à partir de celui-ci.

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2.  À quelle date effectuer la DSN en 2024 ?

Une déclaration mensuelle 

La DSN doit être complétée le mois suivant la période d'emploi rémunérée. Selon l'effectif de l'entreprise, elle doit être transmise au plus tard :

• le 15 du mois pour les entreprises de moins de 50 salariés ;
• le 5 du mois pour les entreprises de plus de 50 salariés.

Jurisprudence : en cas de décalage de paie, différer le dépôt de la DSN suppose d'en informer préalablement l'Urssaf !
👨‍⚖️ Dans un récent arrêt, la Cour de cassation indiqué que si les employeurs d’au moins 50 salariés pratiquaient le décalage de paie pouvaient déposer leur DSN pour le 15 du mois au lieu du 5 du même mois, c’était à la seule condition d’en avoir préalablement informé l'Urssaf (2).

Le défaut de production de la DSN ou le retard de transmission est sanctionné de pénalités variant selon le plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS) (3).

🗒 En 2024, le montant de la pénalité dépend du nombre de salariés concernés et du retard. Si le retard est inférieur à 5 jours, la pénalité ne peut excéder, pour le premier retard, 5 796 euros.

Une déclaration supplémentaire pour informer d'un événement spécial (en dehors des dates limites habituelles)

Dans certains cas, une DSN doit être réalisée en plus de celle dont l'employeur doit s'acquitter mensuellement. Celle-ci est à produire lorsque surviennent deux types d'événements :

1. une rupture d'un contrat de travail ;
2. une suspension/fin de suspension du contrat de travail (début et fin d'un arrêt de travail pour cause d'accident du travail ou de maladie d'origine professionnelle ou non professionnelle, de congé de maternité, d'adoption ou de congé paternité et d'accueil de l'enfant).

Elle doit alors être envoyée dans les 5 jours suivant l'événement, en contenant les données relatives à celui-ci (4).

➡ À lire aussi : Déclaration d'un accident de travail à la Cpam et formalités obligatoires pour l'employeur

La déclaration annuelle (DADS-U) doit-elle encore être effectuée ?

Non, la déclaration annuelle des données sociales unifiées a été remplacée par la DSN. La dernière déclaration annuelle était celle de 2022. Désormais, les déclarations des entreprises privées ou publiques doivent se faire par le biais de la DSN.

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3. Quels employeurs sont concernés par la DSN ?

🗒 Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises du secteur privé et les établissements publics industriels et commerciaux relevant du régime général et agricole de la Sécurité sociale sont concernés par le dispositif DSN (5).

Les trois versants de la Fonction Publique doivent aussi appliquer la DSN depuis l'année 2020 (6). La mise en place du dispositif a été généralisée en 2022 (7).

4. Quel type de contrôle est-il opéré par l'Urssaf/la MSA ?

Détection des anomalies

En cas d'anomalies dans la déclaration, l'organisme de recouvrement (l'Urssaf ou la MSA) va vous remettre un compte rendu, comprenant (8) :

• les données présentant une anomalie et la nature de chaque anomalie ;
• le cas échéant, la valeur de la correction proposée pour chacune d’elle ;
• et le montant des cotisations et contributions sociales dues après la prise en compte de la correction des anomalies.

... en vue de la correction des anomalies

Toute anomalie doit être corrigée ou faire l'objet d'une opposition motivée lors de l’échéance déclarative la plus proche qui ne peut pas être inférieure à 30 jours à compter de la notification du compte-rendu.

Exemple : si les corrections sont notifiées par l’organisme de recouvrement le 16 février 2025, l’employeur doit effectuer les corrections (ou s’y opposer de manière motivée) non pas dans l’échéance du 5 et 15 mars 2025 (moins de 30 jours), mais dans celle du 5 ou 15 avril 2025.

À défaut de correction par l'employeur, 2 conséquences possibles : 

• l’employeur ne s’est pas opposé aux corrections de manière motivée : la somme sera directement recouvrée, assorti de pénalités et majorations (9) ;

• l’employeur s’est opposé aux corrections de manière motivée, l'Urssaf/MSA répondra aux observations de l'employeur de manière motivée, l'employeur sera redevable uniquement de la somme due. C'est seulement en cas d'impayé et après mise en demeure que des pénalités et majorations de retards pourront être appliquées (10).

En cas de sommes trop versées par l'employeur, l'organisme de recouvrement l'informera des modalités de remboursement ou d'imputation (11).

À savoir : toute contestation portant sur cette correction et sur le recouvrement de la DSN doit se dérouler auprès devant la commission de recours amiable de l'organisme de recouvrement, dans les deux mois suivant la notification de la décision (12).

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5. Comment faire un fichier DSN ?

Via un logiciel de paie compatible

La déclaration sociale nominative est un échange de données informatisé (EDI). Si vous optez pour un logiciel de paie compatible, les données de la DSN sont automatiquement extraites du logiciel.

Il s'agit d'un gain de temps et d'une fiabilisation de l'information pour l'employeur permettant également de prévenir tout contentieux.

Via le portail net-entreprise.fr

Pareillement, il vous est possible de remplir la DSN sur le site net-entreprise.fr ou de confier cette mission à votre expert-comptable.

Les réponses des organismes sociaux se retrouvent dans la rubrique "tableau de bord de la DSN" du site.

À noter : en cas de doute sur votre DSN, l'Assurance maladie dispose d'un service d'aide et de conseil aux entreprises pour vous aider à la remplir.

Via le site de la MSA

Pour les entreprises relevant du régime agricole, et disposant d'un logiciel de paie compatible, la déclaration doit se faire directement sur le site de la MSA.

À l'inverse, en cas d'absence de logiciel de paie compatible, la déclaration se fait sur le site TESA.

Une fois la DSN remplie et en l'absence d'anomalies, un certificat de conformité vous sera remis par l'Urssaf et la MSA.

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