Modèle de lettre de convocation d’un salarié à un entretien préalable à la prise d'une sanction disciplinaire

Votre salarié a commis une faute suffisamment grave, et vous souhaitez le sanctionner par une rétrogradation. Pour ce faire, vous avez l’obligation de le convoquer à un entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement. C’est à l’issue de cet entretien qu’après un délai de réflexion, l’employeur pourra décider quelle sanction appliquer. 

La rétrogradation est un déclassement du salarié à un poste hiérarchique inférieur. Cette mesure a donc pour conséquence une diminution des fonctions et des responsabilités du salarié et, dès lors, de sa rémunération. 

À cet égard, l'article L1332-2 du Code du travail prévoit que lorsque l’employeur envisage de prendre une sanction ayant une incidence sur la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération, il doit le convoquer à un entretien préalable. 

L’employeur n’est pas obligé d’indiquer les motifs de la sanction envisagée dans la lettre de convocation. La convocation ne doit pas préjuger de la décision qui sera éventuellement prise par l'employeur à l'issue de l'entretien.

La convocation à l'entretien préalable doit être émise par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge.

Cependant, pour rétrograder un salarié, cette sanction disciplinaire doit être prévue dans le règlement intérieur de l’entreprise à partir du moment où elle emploie au moins 50 salariés. Il doit fixer la nature et l’échelle des sanctions que l’employeur peut prendre à l’encontre d’un salarié (article L1311-2 du Code du travail).

Le règlement intérieur rappelle également les dispositions légales et réglementaires, ou encore, conventionnelles, relatives aux droits de la défense des salariés. Ces droits concernent notamment l’obligation de respecter une procédure stricte avant toute notification de sanction (articles L1321-1 à L1321-6 du Code du travail).

Vous devez convoquer le salarié dans un délai de deux mois à compter de la commission ou de la découverte des faits fautifs. Au-delà, les faits sont prescrits et la sanction ne peut être prise.

Pour fixer la date et l’heure de l’entretien, il vous faut tenir compte de l’acheminement des courriers, et laisser le temps au salarié de prendre éventuellement contact avec une personne susceptible de l’assister.

Pour vous laisser une marge de manœuvre une fois l’entretien réalisé, il est possible d’indiquer en objet qu’il s’agit d’un entretien préalable à une sanction pouvant aller jusqu’au licenciement, et non simplement à une éventuelle sanction. Il peut paraître plus pertinent d’indiquer, dès la première lettre de convocation, qu’une rupture du contrat est possible.