Comment sanctionner un salarié fautif ? Quelle sanction disciplinaire choisir ?

Sanction disciplinaire : définition et degré de gravité

Au sens du Code du travail, une sanction disciplinaire est une mesure, autre que des observations verbales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré comme fautif. Cette mesure peut être de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération (1).

Pensez à vérifier votre règlement intérieur et la convention collective applicable dans l'entreprise

C'est le règlement intérieur, obligatoire dans les entreprises d'au moins 50 salariés (2), qui doit fixer les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur. L'échelle des sanctions va de la plus légère (un avertissement ou un blâme, par exemple) à la plus lourde (une mise à pied disciplinaire, par exemple) (3). 

Vous ne pouvez, en aucun cas, prendre une sanction à l'encontre de votre salarié, plus sévère que celle prévue dans le règlement intérieur. Vous ne pouvez pas non plus prononcer une sanction qui n'y serait pas inscrite. Vous êtes en effet tenu de vous conformer aux dispositions du règlement intérieur en la matière (4).

Dans les entreprises de 50 salariés ou plus, dépourvues de règlement intérieur (ou dans lequel l'échelle des sanctions n'est pas prévue), l'employeur ne peut pas appliquer une sanction autre que le licenciement (5).

Une fois votre règlement intérieur vérifié, vous devez également consulter la convention collective applicable à votre entreprise, car celle-ci peut comporter des dispositions relatives aux sanctions.

⚠ Attention ! Si vous prenez une mesure disciplinaire à l'encontre d'un salarié sans respecter les dispositions du règlement intérieur ou de votre convention collective, les juges sont susceptibles de l'annuler.

Soyez donc vigilant et n'allez pas trop vite : la vérification de ces deux documents est un préalable indispensable à l'exercice de votre pouvoir disciplinaire d'employeur. 

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Quelles sont les différentes sanctions possibles ? Avertissement, blâme, mise à pied...

Constituent, par exemple, des sanctions disciplinaires :

• un avertissement, qui constitue la plus faible des sanctions disciplinaires ;
• un blâme, qui permet d'informer le salarié de votre désapprobation à l'égard de son comportement. La portée de cette sanction est plus forte qu'une simple observation ou qu'un avertissement ;
• une rétrogradation, qui constitue en un changement de poste, conduisant au recul du salarié dans la hiérarchie de l'entreprise ;
• une mutation disciplinaire, qui constitue en un changement de lieu de travail ;
• une mise à pied à titre disciplinaire de plusieurs jours (à ne pas confondre avec la mise à pied conservatoire) ;
• un licenciement pour faute simple, grave ou lourde.

Bon à savoir :

Toute sanction pécuniaire ou discriminatoire est en principe interdite (6).
Par exemple, il est interdit, pour tout employeur, de prévoir une augmentation de l'ensemble du personnel, à l'exception des salariés ayant eu un comportement reprochable (7), ou encore de retenir une partie du salaire du collaborateur qui n'effectue pas le travail demandé (8).

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• Sanctionner un salarié pour ses retards au travail : procédure, sanctions, avertissement
• Mise à pied conservatoire ou disciplinaire : comment choisir ?

Comment évaluer la faute de votre salarié ?

Lorsque vous exercez votre pouvoir disciplinaire, il est important, en tant qu'employeur, de rester neutre et objectif, et de prendre en compte les explications et faits qui vous sont rapportés, avec du recul. Vous devez vous assurer que les faits que vous reprochez à votre collaborateur, constituent bien une faute ou un manquement à ses obligations contractuelles.

La loi ne donne pas de définition d'un fait fautif. C'est donc à vous, d'apprécier le comportement de vos collaborateurs, en fonction du contexte, pour savoir s'il s'agit ou non d'une faute. Vous devez, dans un premier temps, réfléchir à la qualification que vous souhaitez donner aux agissements commis par votre salarié.

La frontière entre l'exercice de la liberté d'expression des salariés et un comportement fautif peut parfois s'avérer ténue, et l'application d'une sanction disciplinaire, dans une telle situation, périlleuse. En cas de doute, et avant toute initiative, n'hésitez pas à prendre conseil. 

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Comment choisir une sanction adaptée à la situation ?

La sanction que vous allez prononcer à l'encontre de votre salarié dépendra de la gravité de la faute commise (non-respect des règles applicables dans l'entreprise, violence physique ou morale à l'égard d'un autre salarié, harcèlement, comportement inapproprié, etc.).

Toute sanction prononcée par l'employeur doit nécessairement être proportionnée à la faute commise. C'est pourquoi vous devez prendre en compte les faits reprochés, mais également tout le contexte qui les entoure, afin de choisir la sanction adéquate.

Avant d'exercer votre pouvoir disciplinaire d'employeur, il convient donc de vous poser les questions suivantes :

• la faute est-elle avérée ? Est-elle isolée ou répétée ?
• quelle est l'ancienneté de mon salarié dans l'entreprise ?
• le collaborateur a-t-il eu, jusqu'alors, un comportement irréprochable ou a-t-il déjà été sanctionné pour des faits similaires ? A-t-il fait l'objet d'une sanction récente ou d'un rappel à l'ordre pour ces mêmes faits ou pour d'autres événements ?
• quelle est la nature de ses fonctions dans l'entreprise ?

Gardez à l'esprit que, selon les cas, il peut y avoir des circonstances atténuantes (bonne foi, situation de famille, divorce en cours, décès d'un proche, maladie...) ou des critères objectifs (ancienneté, sérieux dans l'accomplissement des tâches habituelles...), qui peuvent amoindrir la sanction envisagée.

Au contraire, certaines circonstances (injures devant un client, dysfonctionnements graves entraînés par la faute) ou critères objectifs (position hiérarchique, passé disciplinaire) peuvent constituer des facteurs aggravants.

Bon à savoir :

Notez que, dans certains cas, la responsabilité de l'employeur, qui n'aura pas agi pour sanctionner un salarié fautif, peut être engagée. Tel peut être le cas si le salarié s'est rendu coupable de faits de harcèlement moral ou sexuel avérés, ou si son comportement représente un danger grave et imminent pour les autres salariés, que l'employeur n'aura pas fait cesser.

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Combien d'avertissements un salarié peut-il/doit-il recevoir avant de faire l'objet d'un licenciement ?

Légalement, il n'existe pas d'obligation, pour un employeur, d'avoir fait parvenir un ou plusieurs avertissements à un salarié qu'il envisage de licencier pour faute.

Par principe, un salarié peut faire l'objet d'un licenciement sans avoir reçu aucune sanction par le passé de la part de son employeur.

Pour autant, il est possible que le nombre d'avertissements préalables reçus par le salarié ait un impact sur la sanction mise en place par l'employeur. C'est ce qu'a rappelé la Cour de cassation, en précisant que la persistance du comportement fautif, après avertissements, peut être prise en considération pour apprécier si le licenciement a une cause réelle et sérieuse (9).

En outre, d'éventuelles dispositions conventionnelles peuvent prévoir certaines spécificités en la matière. N'oubliez pas de les consulter !

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Quels sont les points d'attentions de la procédure de sanction disciplinaire ?

Une fois que vous avez qualifié les faits commis par votre salarié et choisi la sanction disciplinaire qui convient, vous devez respecter, en tant qu'employeur, les délais et la procédure relative à la sanction retenue (convocation à entretien préalable si nécessaire selon la sanction, notification, accord du salarié, etc).

Chaque sanction obéit à un formalisme qui lui est propre. Soyez rigoureux dans l'application de la procédure.

La sanction doit être notifiée par écrit et doit être motivée.

Soyez particulièrement attentif aux modalités de notification (délais impartis pour agir, délai décompté en jours ouvrables, remise en main propre ou avec accusé de réception) et aux modalités de motivation de la sanction choisie. La validité de la sanction prononcée va en effet dépendre de la régularité de la procédure disciplinaire engagée.

Attention ! Il est impossible de sanctionner un même salarié deux fois pour les mêmes faits. Si tel est le cas, le salarié pourra saisir le Conseil de prud'hommes (CPH) compétent pour engager votre responsabilité. 

🔍 Cet article peut vous intéresser : Sanction disciplinaire à l'encontre d'un salarié protégé (élu CSE, DS) : est-ce possible ? & Licenciement pour faute lourde : définition, procédure, indemnités...

Bon à savoir : 

Récemment, la Cour de cassation a rappelé que l'employeur qui a eu connaissance de la faute grave de l'un de ses salariés doit le convoquer à un entretien préalable dans un délai restreint s'il envisage de le licencier, dès lors qu'aucune vérification n'est nécessaire. S'il tarde, le délai écoulé entre la révélation des faits et la mise en œuvre de la procédure de licenciement enlève tout caractère de gravité à la faute, même si le salarié a été placé en arrêt de travail au cours de cette période (10).

Comment rédiger la lettre de notification de la sanction ?

La sanction doit être mentionnée par écrit. Dans votre lettre de notification, vous devez indiquer avec précision :

• la date des faits fautifs ;
• la nature des faits fautifs qui ont été commis par le salarié, mais aussi leurs répercussions sur l'entreprise.

Il est important de faire ressortir dans votre courrier les raisons qui motivent la sanction, pour ne pas laisser d'ouvertures à une possible contestation. 

Listez aussi le nom des témoins, précisez si vous disposez d'images de vidéo surveillance, d'un rapport informatique d'incident, etc.

Le salarié doit en effet être en mesure de connaître la nature des faits qui lui sont reprochés et qui sont sanctionnés afin de pouvoir se défendre.

A noter : même en cas de sanction légère, il est nécessaire de notifier la santion par écrit et doit être motivée. C'est pour cela que, pour un avertissement, une lettre d'avertissement doit être transmise aux salarié fautif.

Apportez un soin tout particulier à la rédaction de la lettre de notification de la sanction. C'est à partir de ce que vous avez écrit dans la lettre de notification que les juges vont, en cas de litige, décider si la sanction est justifiée ou non (11). Le défaut de motivation prive la sanction de justification (12).

Envoyez votre lettre de notification de la sanction par écrit, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise en main propre contre décharge (13), pour avoir une preuve de votre envoi.

Téléchargez nos modèles de lettre de notification de sanction, prêts à l'emploi :

- Modèle de lettre de notification d'un avertissement au salarié
- Modèle de lettre de notification d'une mutation disciplinaire au salarié
- Modèle de lettre de notification d'une mise à pied disciplinaire
- Modèle de lettre pour notifier une rétrogradation disciplinaire
- Modèle de lettre pour notifier une mise à pied conservatoire, en vue d'un licenciement
- Modèle de lettre de rappel à l'ordre du salarié

Sanction disciplinaire : attention au respect des règles de procédure !

La mise en place d'une sanction disciplinaire doit obligatoirement garantir certains droits au salarié fautif.

D'abord, lorsque l'employeur envisage d'user de son pouvoir de sanction, il doit convoquer le salarié à un entretien préalable, sauf si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature, c'est-à-dire n'ayant pas d'incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié (14).

La lettre de convocation à l'entretien préalable doit contenir des mentions obligatoires, sous peine d'entacher la procédure d'une irrégularité.

💡 Téléchargez nos modèles de lettre : Modèle de lettre de convocation à un entretien préalable à une mise à pied disciplinaire et Lettre de convocation à un entretien préalable à la rétrogradation

Au cours de l'entretien, l'employeur doit indiquer le motif de la sanction envisagée au salarié et recueillir ses explications.

Veillez à vérifier la convention collective, qui peut prévoir une procédure spécifique et des dispositions plus favorables que la loi au profit du salarié.

Toute sanction disciplinaire doit, en outre, être notifiée au salarié, au moyen d'une décision écrite et motivée, pour lui permettre d'être informé des griefs retenus contre lui (15).

Il existe des délais spécifiques à respecter dans le cadre d'une procédure de sanction disciplinaire. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Quel délai avez-vous pour prononcer une sanction disciplinaire pour sanctionner un salarié ?

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Quels sont les risques de condamnations pour l'employeur en cas de sanction irrégulière ? 

Si le salarié conteste la sanction disciplinaire devant le Conseil de prud'hommes, le juge a la possibilité d'annuler la sanction. Ceci peut être ordonné :

• car les faits n'étaient pas constitutifs d'une faute justifiant la sanction (donc en cas de sanction injustifiée ou disproportionnée) ;
• ou en cas de manquement de la part de l'employeur sur la procédure à respecter (donc en cas de sanction irrégulière).

Dans ce cas, le salarié est remis dans la même situation que s'il n'avait jamais été sanctionné (avec rappel de salaire si nécessaire, etc.). 

Vous pouvez également être condamné au versement de dommages-intérêts, en cas de préjudice.

Dans le cas spécifique du licenciement, le juge n'a pas toujours la faculté de l'annuler et de demander la réintégration du salarié à son poste initial.

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