Modèle de convocation à un entretien préalable à sanction disciplinaire

Vous reprochez à votre salarié certains faits que vous estimez fautifs. Vous envisagez de prononcer à son encontre une sanction disciplinaire lourde (mais pas de le licencier). Pour ce faire, vous le convoquez à un entretien préalable afin de l'en informer, lui préciser le motif de l’éventuelle sanction et recueillir ses explications.

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L'employeur qui envisage de prononcer une sanction disciplinaire à l’encontre d’un salarié, doit le convoquer à un entretien préalable (article L1332-2 du Code du travail). 

Cette obligation de convoquer à un entretien préalable concerne uniquement les sanctions disciplinaires dites “lourdes”, c’est-à-dire ayant une incidence sur la présence dans l'entreprise du salarié, sur sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. Il s’agit des mises à pied disciplinaires, des mutations disciplinaires ou encore des rétrogradations disciplinaires. Il s’agit également des licenciements disciplinaires, mais ce modèle ne traite pas de cette sanction spécifique.

En revanche, les sanctions légères (sans incidences sur la présence dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié) ne sont pas soumises à cette obligation de convocation à entretien préalable (sauf convention collective ou règlement intérieur prévoyant une telle obligation. Dans ce cas, vous pouvez utiliser ce modèle).

Cette convocation doit être envoyée dans un délai de 2 mois à compter de la date de connaissance des faits fautifs (article L1332-4 du Code du travail).

La lettre de convocation doit indiquer (article R1332-1 du Code du travail) : 

• la date, l'heure, le lieu de l’entretien ;
• l'objet de l'entretien ;
• et la faculté offerte au salarié, d'être assisté par un salarié de l’entreprise.

Aucun délai n'est imposé entre la convocation et la tenue de l'entretien. Un délai suffisant doit être laissé au salarié afin de préparer sa défense et de trouver, s'il le souhaite, une personne interne à l'entreprise pour le représenter lors de l'entretien.

Lors de l'entretien, l'employeur devra mentionner les faits reprochés au salarié ainsi que la sanction envisagée et recueillir les observations du salarié. 

Envoyez cette convocation dans les 2 mois suivant la date à laquelle vous avez eu connaissance des faits fautifs. 

Il est important de vérifier, dans votre convention collective ou dans votre règlement intérieur, si une procédure spécifique est prévue pour les sanctions disciplinaires. Si tel est le cas, cette procédure doit être suivie.

⚠ Ce modèle de lettre ne doit pas être utilisé si la sanction envisagée est un licenciement. Si vous souhaitez convoquer un salarié à un entretien préalable au licenciement disciplinaire, trouvez le modèle qu'il vous faut dans notre dossier dédié : Licenciement disciplinaire d'un salarié  : procédure, coût & modèle de lettres-types.