Lettre de notification d'un avertissement au salarié

L'un de vos salariés a commis une faute. Après avoir apprécié les faits au regard de critères objectifs (ancienneté, contexte, etc.), vous envisagez de le sanctionner. Vous lui notifiez un avertissement via une lettre d'avertissement.

Par la notification d'un avertissement, vous informez formellement votre salarié qu'il a commis une faute ou un manquement à ses obligations professionnelles. Mesure disciplinaire de premier niveau (ou "sanction légère"), l'avertissement a pour objectif d'alerter le salarié sur son comportement ou ses actions et à lui donner l'opportunité de se corriger.

Véritable outil du pouvoir disciplinaire de l'employeur, l'avertissement permet de gérer les incidents disciplinaires, de documenter les problèmes de comportement ou de performance, de sensibiliser les salariés, ou encore, de prévenir les récidives.

Aucune sanction ne peut être infligée au salarié, sans que celui-ci soit informé par écrit des griefs retenus contre lui (articles L1332-1 et L1332-2 du Code du travail).

La lettre d'avertissement doit donc préciser les détails motivant cette sanction (les faits fautifs ayant conduit à la sanction).

En cas de sanction mineure, comme l'avertissement, (c'est-à-dire qui n'affecte pas la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié), la procédure est simplifiée et ne nécessite pas d'entretien préalable.

Ce principe trouve une exception lorsque l'avertissement peut avoir une influence sur la présence du salarié dans l'entreprise en raison d'une clause du règlement intérieur (Cass. Soc. 3 mai 2011, n°10-14104) ou d'une convention collective (Cass. Soc. 13 février 2013, n°11-27615) subordonnant le licenciement à l'existence de sanctions antérieures. Dans de tels cas, l'avertissement doit être précédé d'un entretien préalable.

Un courriel peut également constituer un avertissement dès lors que sa formulation revêt un caractère impératif soulignant la volonté ferme de l'employeur de voir le salarié se ressaisir et respecter les normes imposées (Cass. Soc., 9 avril 2014, n°13-10939).

Comment rédiger un courrier d'avertissement à un employé valant sanction disciplinaire ?

L'employeur dispose de 2 mois après la découverte du fait fautif, pour sanctionner le salarié par un avertissement, à moins que la faute ait donné lieu à des poursuites pénales.

S'agissant d'un avertissement (sanction dite "légère"), l'employeur n'a pas à convoquer le salarié à un entretien préalable avant de notifier la sanction d'avertissement (sauf si la convention collective ou le règlement intérieur de l'entreprise le prévoit).