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47 Questions essentielles

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Gestion des congés payés et RTT : comment les organiser ?

Rédigé par Yoan El Hadjjam

Mis à jour le 10 juillet 2024

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Droit du travail Professionnel Ressources humaines (RH) Gestion des absences Temps de Travail RTT Jours de repos Congés payés

Maîtrisez la gestion des congés payés de vos employés avec notre dossier complet rédigé par nos juristes. De l'organisation pratique à la conformité légale, découvrez toutes les clés pour optimiser votre planning et garantir une gestion fluide des congés. Simplifiez votre gestion RH dès maintenant !... Lire la suite

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En bref

Période de référence, congés acquis, principaux, prise des congés... Comment bien gérer les jours de congés payés de ses employés ?

Historiquement, c'est une loi du 20 juin 1936 qui a entériné le droit, pour tout salarié, à un congé à la charge de l'employeur (à l'époque, 2 semaines). Ce droit a évolué jusqu'à l'instauration de la cinquième semaine de congés annuels, en 1982. Désormais, l'employeur est tenu de prendre les mesures pour permettre au salarié de bénéficier effectivement de son droit à congés payés.

Quelle est la nouvelle loi sur les congés payés ?

Plus récemment, les 13 septembre 2023 puis 22 avril 2024, c'est le droit à l'acquisition et au report des congés payés pendant un arrêt de travail pour maladie ou accident qui a connu des évolutions législatives, par l'impulsion du juge.

Gestion des congés payés, période de référence, report des congés payés, fractionnement, méthodes de calcul de l'indemnité de congés payés, RTT, compte épargne-temps... Notre dossier revient sur toutes ces notions, et bien plus encore, afin que l'organisation des congés payés et des absences pour repos au sein de votre entreprise puisse être abordée sereinement !

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

Vous êtes employeur et devez gérer les demandes d'absences pour congés de vos salariés (congés payés, congés exceptionnels, RTT, etc.). Ce dossier vous sera utile dans diverses situations :

Comprendre le calendrier des départs en congés et les règles de fractionnement

Plusieurs salariés ont formulé des souhaits portant sur des périodes identiques et vous voulez savoir quels sont les critères de priorité prévus par le législateur. Un salarié demande 4 semaines continues de congés et refuse de les fractionner. Vous souhaitez savoir comment réagir.

Maîtriser l'application des nouvelles dispositions du salarié en arrêt maladie

Le droit aux congés payés a récemment été marqué par diverses décisions du juge concernant l'arrêt maladie (ou pour accident) des collaborateurs de l'entreprise, afin de mettre en œuvre le droit de l'Union européenne. De ce fait, le législateur a mis en place de nouvelles règles d'acquisition et de report en la matière, que nous vous décryptons pour que votre équipe RH puisse rapidement les mettre en œuvre sereinement.

Appréhender les circonstances exceptionnelles et les absences dans l'entreprise

En raison de cas exceptionnels, vous souhaitez modifier les dates de congés acceptées pour un salarié. Inversement, votre salarié connaît des événements familiaux (mariage, décès, etc.) et vous a contacté pour s'absenter. Vous souhaitez savoir quelles sont les modalités du congé exceptionnel.

Gérer les demandes de congés payés par anticipation et les RTT

Un salarié vient d’être embauché et sollicite des congés par anticipation : vous ne savez pas si vous pouvez les lui accorder.

Vous souhaitez également mieux comprendre les dispositifs concernant les RTT et les modalités à respecter pour les gérer et les calculer.

Le compte épargne-temps : qui gère cet outil ?

Vous souhaitez également savoir s'il vous appartient mettre en place un compte épargne-temps (CET), ou s'il est obligatoire dans votre entreprise, et comment il fonctionne.

Quelle est la réglementation en matière de congés payés ? Notre dossier vous éclaire

Les litiges sont nombreux en matière de congés payés. S'il vous est difficile de retenir l'ensemble des règles prévues en la matière, ce guide, fondé sur les dispositions du Code du travail, répondra à l'essentiel de vos interrogations.

Devez-vous vous affilier à une caisse de congés payés ? Quelles sont les particularités tenant au secteur du BTP (bâtiments et travaux publics) ? Combien de mois à l'avance devez-vous fixer l'ordre des départs ? Quel est le mode de calcul de l'indemnité de congés payés ? Convient-il de se référer à la rémunération nette ou brute totale des salariés ? Qu'est-ce que le congé simultané ? Le congé principal doit-il toujours être pris dans une période de référence courant à partir du 1er juin de l'année précédente ? Comment organiser la fermeture de l'entreprise ? Les modalités et règles relatives aux congés payés sont-elles les mêmes entre un salarié à temps plein et un salarié à temps partiel ? Concernent-elles tous les types de contrats ? etc.

Contenu du dossier :

Comment se fait la gestion des congés annuels ?

Nous vous renseignons sur la gestion et la planification des départs en vacances afin d’être en conformité avec la loi. Vous trouverez dans ce dossier tout ce que vous devez savoir sur :

le décompte et le calcul des congés payés + de l'indemnité de congés payés ;
l'application des nouvelles dispositions sur l'arrêt maladie et l'accident (acquisition, report, rétroactivité) ;
la gestion des absences pour congés payés ;
la fixation de l'ordre des congés payés - période de référence pour la prise de congés ;
le fractionnement des congés ;
le paiement de l'indemnité compensatrice de congés payés ;
le planning des congés payés de vos collaborateurs ;
le délai de prévenance ;
les conditions de modification de l’ordre des départs en congés payés des salariés ;
les incidences des absences sur les congés payés ;
les conséquences du non-respect des dates de congés payés ;
l'avis du CSE sur l'ordre des départs en congés payés des collaborateurs ;
le rôle du manager dans l'acceptation ou non des demandes de départs en congés ;
les congés payés des salariés à temps partiel ;
le fonctionnement du compte épargne temps (CET) ;
les jours de réduction du temps de travail (JRTT).

Ce dossier juridique dédié contient :

47 Questions essentielles

I. La prise des congés payés
Une condition d'ancienneté existe-t-elle en matière d'ouverture du droit aux congés payés ? Quand commencent les droits ?
L'employeur est-il tenu d'accorder des congés payés à tous ses salariés ? Comment se prennent les congés payés ?
Les jeunes travailleurs et apprentis peuvent-ils bénéficier de congés payés ?
Que risque l'employeur s'il ne respecte pas son obligation d'octroyer des congés payés à ses salariés ?
L'employeur peut-il refuser d'accorder des congés payés par anticipation ?
L'employeur doit-il accorder un nombre de jours de congés majorés aux parents ?
L'affiliation à une caisse de congés payés est-elle obligatoire ?
Quelle est la période de prise des congés payés ?
Le report des congés payés d'une année sur l'autre est-il possible ?
Les congés payés doivent-ils être reportés après un congé parental ?
L'employeur doit-il consulter les représentants du personnel avant de fixer l'ordre des départs en congés ?
Quels sont les éléments que l'employeur doit prendre en compte pour fixer l'ordre des départs en congés de ses salariés ?
Dans quel délai l'employeur doit-il communiquer aux salariés l'ordre des départs en congé ?
L'employeur peut-il modifier l'ordre des départs en congés une fois celui-ci fixé ?
II. Qui calcule et gère les congés payés ?
Quelle est la période à prendre en compte pour calculer les droits à congés payés acquis par les salariés ?
Quel est le nombre de jours de congés payés acquis au cours d'une période de référence complète ? (nombre de CP acquis par mois)
Comment déterminer de manière rapide le nombre de jours ouvrables de congés payés acquis par les salariés ?
Les jours de congés se comptent-ils en jours ouvrés ou en jours ouvrables ?
Selon le Code du travail, comment l'employeur doit-il apprécier l'absence des salariés pour calculer leur droit à congés payés ?
Les arrêts pour accident ou maladie sont-ils assimilés à des périodes de travail effectif, donnant le droit à des congés payés ?
En quoi consiste l’obligation d’information de l’employeur après un arrêt de travail ?
Combien faut-il décompter de jours de congé lorsqu’un salarié pose une semaine de vacances ?
Si un jour de congé tombe un jour férié, doit-il être décompté des congés payés ?
Comment sont indemnisés les congés payés non pris ?
Comment se calcule l'indemnité de congés payés ?
III. Le fractionnement des congés payés
L'employeur peut-il procéder à un fractionnement des congés payés du salarié ?
Quelle est la durée minimale du congé principal lorsque le salarié fractionne ses congés ?
Combien de jours supplémentaires l'employeur doit-il attribuer au salarié en cas de fractionnement du congé principal ?
L'employeur peut-il demander à un salarié de renoncer aux jours supplémentaires liés au fractionnement ?
L'employeur peut-il effectuer un fractionnement de la 5ème semaine de congés d'un salarié sans requérir son accord ?
Le salarié démissionnaire peut-il prendre ses congés payés pendant son préavis ?
IV - Autres congés, RTT et compte épargne-temps (CET)
L'employeur est-il tenu d'accorder un congé sans solde à un salarié ?
Les RTT sont-elles assimilées à du temps de travail effectif ?
Les RTT peuvent-elles se cumuler avec des jours supplémentaires de congés payés ?
Un salarié tombe malade un jour de RTT. Perd-il son jour de RTT ?
Le salarié dispensé de préavis continue-t-il d’acquérir des RTT ?
Les jours de RTT doivent-ils être pris en compte dans le calcul des heures supplémentaires ?
Que désignent les congés exceptionnels ?
Quelles sont les durées des congés exceptionnels ?
En quoi consiste le don de jours de repos à un parent d’enfant gravement malade ?
Les salariés concluant un PACS (pacte civil de solidarité) peuvent-ils prétendre à l'attribution de jours de congés ?
En quoi consiste le congé de proche aidant ? L’employeur doit-il automatiquement l’accorder au salarié ?
Dans quelles entreprises est-il possible de mettre en place le compte épargne-temps (CET) ?

9 Modèles de lettres

Lettre de refus d’une demande de congé sans solde
Lettre d'acceptation d’une demande de congé sans solde
Lettre d'information des congés payés du salarié de retour d'arrêt de travail
Réponse à la demande d’un salarié de procéder à la régularisation des congés payés qu’il aurait dû acquérir pendant son arrêt de travail
Lettre informant le salarié de la modification de ses dates de congés (en dehors de circonstances exceptionnelles)
Lettre informant le salarié de la modification de ses dates de congés (en présence de circonstances exceptionnelles)
Accord de l'employeur à la suite d'une demande de congés annuels
Acceptation par l'employeur de la demande de congé du salarié, sous réserve de renonciation à ses jours de congés de fractionnement
Lettre informant les salariés de la fermeture de l’entreprise pour congés payés annuels

5 Fiches express

Établir l’ordre des départs en congés
Évaluer le montant de l’indemnité de congés payés
Mettre en place un compte épargne temps (CET)
Le fractionnement des congés payés
Acquisition et report des congés payés en arrêt de travail : comprendre les nouveautés

Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :

Imposer des congés

Fixer les congés

Délai de prévenance

Calcul & fractionnement

Congés BTP

Maladie

Paiement en fin de contrat

Acquisition & décompte

Indemnité compensatrice

Solde des congés payés

Prise anticipée

Préavis et congés payés

Imposer des RTT

CET

Compte épargne temps

Congé exceptionnel

Congé sans solde

La question du moment

L'employeur est-il tenu d'accorder un congé sans solde à un salarié ?

Le congé sans solde n'est pas un congé prévu par le Code du travail. Il relève donc de la pratique. Il s'agit d'un congé pris par le salarié pour ses convenances personnelles, avec l'accord de son employeur (voyager, s'occuper d'un enfant, d'un proche, passer des fêtes en famille alors qu'il n'a plus de congés payés, etc.). Comme son nom l'indique, il est question d'une période de suspension du contrat de travail, non rémunérée.

L'employeur peut être destinataire d'une demande émanant d'un de ses salariés visant à l'obtention d'un congé sans solde. Cela peut, par exemple, être le cas si les droits à congés payés du salarié sont épuisés, mais qu'il souhaite développer un projet personnel qui nécessite son absence du travail.

En l'absence de réglementation légale, la prise d'un congé sans solde ne peut résulter que d'un accord entre le salarié et l'employeur. Il ne s'agit pas d'un droit pour le salarié, l'employeur peut donc tout à fait refuser une telle demande.

Le salarié qui part en congé sans l'accord de son employeur s'expose à un licenciement sans cause réelle et sérieuse pour absence injustifiée (1).

L'employeur ne rémunère pas le salarié au cours de ce congé.

Il est nécessaire que l'employeur consulte la convention collective applicable dans son entreprise avant d'octroyer un tel congé, car certaines conventions comportent des stipulations particulières en la matière.

Précisons qu'un congé sans solde n'ouvre droit à l'acquisition d'aucun congés payés ni au maintien de la rémunération.

La loi ne fixe pas de durée maximum et de condition d'ancienneté. Les conditions sont donc à négocier entre l'employeur et le salarié.

Bon à savoir : d'autres congés prévus par le Code du travail existent et peuvent répondre aux attentes du salarié et de l'employeur. C'est le cas du congé sabbatique par exemple (soumis à conditions d'ancienneté et d'années de travail), ou encore du congé de proche aidant, etc.

Le mot de l'auteur

La mise à jour du 21 octobre 2024 concerne :

Dans un arrêt n°23-14806 du 2 octobre 2024, la Cour de cassation a estimé que le salarié en arrêt de travail suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle peut prétendre à ses droits à congés pour une période plus importante qu'un an, mais pas pour les affaires antérieures à la loi DDADUE (et donc au 24 avril 2024).

La mise à jour du 10 juillet 2024 concerne :

Le saviez-vous ? Les caisses de congés payés de 3 secteurs (BTP, spectacle, transport) peuvent désormais choisir d'intégrer dans l'assiette des cotisations versées par les employeurs concernés, les salaires que les salariés auraient normalement perçus s'ils avaient travaillé pendant les périodes d'absence pour maladie (décret du 28 juin 2024, n°2024-629).

La mise à jour du 07 juin 2024 concerne :

La loi du 22 avril 2024 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne (Loi DDADUE) a clarifié les conditions d'acquisition et de report des congés payés en cas d'arrêt pour maladie ou accident. Nous vous expliquons ces changements ainsi que leur mise en œuvre en pratique.

Yoan El Hadjjam Juriste rédacteur web