Les avantages en nature des dirigeants d’entreprise : fonctionnement, calcul, etc.

Qu'est-ce qu'un avantage en nature ? Quels sont-ils et qui peut en bénéficier ? Définition, exemples concrets 

En principe, le salaire est payé en argent (1). Toutefois, il est admis qu'une partie de la rémunération soit faite en nature (2).

Dans ce cas, cela signifie que l'avantage vient en complément de la rémunération fixe. Autrement dit, l'avantage en nature est donc considéré comme un accessoire du salaire. 

Pour ce faire, l'avantage en nature doit remplir plusieurs critères :

• être octroyé gratuitement. Toutefois, ce critère reste à nuancer car parfois, une contrepartie financière peut en effet être demandée. Dans cette hypothèse, elle doit être inférieure à la valeur de l'avantage fourni ;
• porter sur un bien ou un service à l'usage personnel. Dans ce cas, l'avantage octroyé peut être d'ordre privé ou professionnel, et aucune contrepartie d'obligations professionnelles ne doit être imposée.

Ainsi, si cette possibilité de percevoir un ou des avantage(s) en nature est ouverte au salarié, elle l'est aussi pour le dirigeant d'entreprise. En effet, sont concernés tous les travailleurs assimilés à des salariés affiliés au régime général, dont (3) :

• les gérants de SARL (société à responsabilité limitée et de sociétés) minoritaires ou égalitaires de sociétés à responsabilité limitée et de SELARL (société d’exercice libéral à responsabilité limitée) ;
• les présidents et directeurs généraux de SA (société anonyme) ;
• les dirigeants et présidents de SAS (société par actions simplifiées).

D'ailleurs, cet avantage permet au dirigeant d'entreprise d’économiser des frais qu’il aurait lui-même dû prendre en charge pour utiliser le bien ou le service concerné.

Plus précisément, dans la pratique, l'avantage en nature peut prendre différentes formes. Les plus courantes sont les suivantes :

• la mise à disposition d'un véhicule de fonction, d'une borne de recharge électrique de véhicule, ou encore la mise à disposition d'une flotte de vélos ;
• le dirigeant d'entreprise peut obtenir gratuitement de l'entreprise des repas ou que des repas soit directement payés à un restaurateur ;
• la mise à disposition d'un logement de fonction ;
• téléphone mobile, ordinateur, abonnements, logiciels, etc.

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Quelles sont les modalités d'évaluation des avantages en nature du dirigeant d'entreprise et comment les calculer ?

Les conditions permettant la validité d'un cumul entre mandat social et contrat de travail sont très strictes (4).

En effet, si vous êtes à la fois dirigeant de la société et salarié, ce cumul permet , par principe, d'user de l'évaluation des avantages pour leur montant réel. Ainsi, l'évaluation d'après la valeur réelle correspond à la valeur de l'économie réalisée par le dirigeant grâce à son avantage.

Cependant, ce même cumul permet aussi, d'en évaluer certains d'entres eux sur la base forfaitaire. L'évaluation sur le mode forfaitaire s'effectue sur des montants minimaux fixés par l'Urssaf. Par conséquent, si la convention collective prévoit une valeur supérieure, alors elle s'applique.

Plus précisément, 2 avantages en nature sont concernés par cette exception (5) :

• la mise à disposition d'un véhicule de fonction ;
• la mise à disposition d'outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) comme le téléphone portable, l'ordinateur, les logiciels etc.

Le cas particulier du véhicule/de la voiture de fonction

Pour commencer, pour évaluer l’avantage en nature, il va falloir réunir plusieurs critères. Par exemple, il faut savoir si (6) :

• le véhicule a été acheté ou loué par l'entreprise ?
• qui paye le carburant ?
• le véhicule a plus ou moins de 5 ans ?
• le véhicule est électrique à 100 % ?

Ensuite, comme expliqué ci-dessus, le calcul se fait, en principe, sur la valeur réelle de l’avantage octroyé. Cependant, pour rappel, il est également possible dans ce cas, d'opter pour une évaluation forfaitaire.

Pour être plus précis à ce sujet, tout va dépendre si le véhicule a été acheté par l'entreprise ou si ce dernier est seulement loué :

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Le cas particulier des NTIC

L'utilisation à titre privé par le dirigeant d'outils issus des NTIC mis à sa disposition par l'entreprise constitue un avantage en nature. Cependant, "l'utilisation classique" (s'entend pour appels privés courts, ou encore d'une utilisation privée et occasionnelle d'internet, etc.) de ces outils n'en constitue pas un.

Par conséquent, ce dernier est donc imposable uniquement lorsqu’il ne rentre plus dans le cadre d’une utilisation raisonnable pour la vie quotidienne du dirigeant d’entreprise !

Plus précisément, lorsque cet avantage en nature est imposable, il est évalué :

• par principe, sur les dépenses réellement engagées ;
• sur option et au choix de l'entreprise, sur la base d'un forfait égal à 10 % du coût d'achat de ces outils, ou égal à 10 % TTC du coût de l'abonnement le cas échéant.

À noter : 

Comme pour le véhicule de fonction, les règles de calcul sont sur une année complète.

Ainsi, si vous optez pour une évaluation aux frais réels, vous devez alors justifier du temps d'utilisation personnel des outils NTIC à votre disposition. Une fois ce temps évalué, il faut déterminer la quote-part qui correspond à ce temps et la déduire de la facture.

Avec la méthode de calcul forfaitaire, vous allez pouvoir déduire 10% du coût total d'achat, ou du coût de l'abonnement. D'ailleurs, elle est la méthode la plus utilisée en pratique.

Quel est le traitement fiscal et social des avantages en nature du dirigeant d'entreprise ? 

Les avantages en nature sont-ils soumis aux cotisations sociales ?

Les avantages en nature attribués au dirigeant d'entreprise sont assujettis aux cotisations sociales (7). 

De ce fait, il doit donc être déclaré à l'organisme social dont ils dépend.

Exemple :

Le dirigeant d'entreprise assimilé salarié est affilié au régime général de la Sécurité sociale. 

Comment sont traités fiscalement les avantages en nature du dirigeant ?

Le dirigeant d’entreprise est imposé personnellement à l’impôt sur le revenu, dans la catégorie des "Traitements et salaires", sur le montant des avantages en nature dont il bénéficie (8).

Par ailleurs, au niveau de l’entreprise, les dépenses faisant l’objet d’un avantage en nature et les cotisations sociales afférentes constituent des charges déductibles des bénéfices imposables.

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Y a-t-il des formalités déclaratives à réaliser liées aux avantages en nature ?

Les avantages en nature sont des éléments de la rémunération. En tant que mention obligatoire du bulletin de paie/de la fiche de paie du dirigeant d'entreprise assimilé salarié, ils doivent donc y être indiqués et intégrés dans l’assiette de calcul de ses cotisations sociales. 

En comptabilité, il convient de les enregistrer de manière explicite. Autrement dit, l'avantage en nature doit être inscrit dans la comptabilité, et son identification doit être précise. Dans le cas contraire, l'administration fiscale peut considérer que ce sont des avantages occultes.

Pour être plus précis à ce sujet, en cas de doute, un contrôle fiscal est opéré. Il se base sur les justificatifs que vous êtes en mesure d'apporter en tant que dirigeant d'entreprise, pour expliquer le montant. Ainsi, si vous n'êtes pas en capacité de justifier, alors ces avantages seront réintégrés et pourront donner lieu à un redressement judiciaire (9).

En conclusion, ne négligez pas l’évaluation de l’avantage en nature. Les contrôles de l’URSSAF et de l’administration fiscale sont suffisamment fréquents pour vous inciter à la plus grande prudence !

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