Lettre informant de la prolongation du délai de réponse à une demande d’accès aux données personnelles

En votre qualité de chef d'entreprise, vous êtes amené à détenir de nombreuses données personnelles (renseignements sur vos salariés, fichiers clients, images issues de caméras de surveillance, etc.). À ce titre, vous devez apporter une réponse favorable à toute demande d'accès d'une personne concernée à ses données personnelles, et ce, dans un délai maximum de trois mois.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) accorde aux personnes concernées, un droit d'accès à leurs données personnelles (article 15 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 ; articles 49 et 105 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés).

La demande se formule auprès du responsable du traitement. 

Ce dernier doit fournir sur demande, une copie des données à caractère personnel de la personne concernée. 

Lorsque la personne concernée présente sa demande par voie électronique, les informations peuvent être fournies sous une forme électronique d'usage courant, à moins que le demandeur s'y oppose (article 109 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés).

Ces informations doivent être communiquées sous 1 mois à compter de la réception de la demande.

Ce délai peut être prorogé de 2 mois en raison (article 12 du RGPD) : 

• de la complexité de la demande ;
• et du nombre de demandes.

Le cas échéant, le responsable de traitement doit informer, dans le mois suivant la demande, de la prorogation du délai de réponse ainsi que des motifs le justifiant.

Pour des raisons de preuve de votre bonne foi en cas de litige, vous pouvez envoyer votre courrier en lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre contre décharge.