La conservation des données de vos clients et partenaires est un élément stratégique de votre entreprise.
Toutefois, depuis l'instauration du Règlement Général sur la Protection des données (RGPD), les principes de conservation de données ont changé.
S'il est vrai qu'il n'existe pas de délai limitant la conservation des données personnelles de vos clients, cela ne signifie pas que ces données doivent être conservées indéfiniment au sein de vos serveurs.
En effet, la durée de conservation doit être définie par le responsable de traitement en accord avec son délégué à la protection des données (DPD) en fonction de la finalité du traitement, sauf si un texte impose une durée précise.
Exemples :
- la durée de conservation ne doit pas excéder 1 mois maximum pour les enregistrements de vidéosurveillance (1) ;
- concernant le recrutement, il est possible de garder certaines informations des candidats non retenus afin de se créer un "vivier de candidats" pour des recrutements futurs. Sur ce point, la CNIL recommande dans un premier temps d'obtenir l'autorisation du candidat à la conservation temporaire de ses données, et, dans un second temps, de ne conserver ces données que dans un délai maximal de 2 ans (hors stipulations légales contraires en fonction des secteurs) (2) ;
- le double des bulletins de paie remis aux salariés sont conservés pendant 5 ans (3) ;
- etc.
À défaut de précisions, la durée va dépendre de la nature des données utilisées et des objectifs recherchés. Elles doivent donc être supprimées lorsque le motif justifiant leur archivage n'a plus raison d'être (3).
L'employeur ne doit pas supprimer tous les documents rapidement, pour la seule raison qu'ils contiendraient des données personnelles. En effet, pour l'exemple du bulletin de paie, l'employeur qui ne conserverait pas ces documents pendant 5 ans enfreint son obligation et peut être sanctionné en cas de contrôle de l'inspection du travail. L'employeur doit donc être vigilant et jongler entre ses obligations et la limitation de conservation des données personnelles.
Pour vous aider à définir ces durées, vous pouvez vous appuyer sur les dispositions légales ou règlementaires applicables, ou encore sur les délibérations de la CNIL. À toutes fins utiles, sachez que la CNIL a mis en ligne un guide pratique relatif aux durées de conservation des données personnelles.
Retenez que plus l'utilisation des données est importante et prolongée, plus vous serez en droit de les conserver. Cependant, si aucune raison ne justifie leur détention, vous ne serez plus en droit de les archiver indéfiniment.
En cas de procédure de suppression sous contrainte ou demande, vous devrez vous assurer que les données sont effectivement supprimées.
Bon à savoir : notez que les règles prévues par le RGPD doivent être articulées avec le régime spécifique des archives publiques (qui s'entendent comme l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité), dont la teneur est définie par le Code du patrimoine (4). Cela concerne notamment les structures publiques et les structures privées chargées d'une mission de service public.
Ce que pensent nos clients :
EVELYNE R.
le 28/11/2024
Ras
Miguel R.
le 19/07/2024
De très bon conseil
Francis M.
le 28/01/2020
Rapidité, document bien rédigé (rgpd)
PIERRE P.
le 24/01/2020
Rapidité