Lettre de demande de prise en charge des frais de déplacement pour se rendre aux réunions du CSE

Vous êtes membre élu(e) du Comité social et économique (CSE) et vous vous rendez régulièrement aux réunions ordinaire ou extraordinaire organisées à l’initiative de votre employeur, ou à la demande de la majorité des membres de votre instance représentative. 

À cette fin, vous engagez des frais de déplacement et souhaitez solliciter votre employeur afin qu’il les prennent en charge.

Selon une jurisprudence constante rendue à propos du Comité d’entreprise (ancienne institution représentative du personnel) et applicable au CSE, tous frais de déplacement des membres de l’instance pour se rendre aux réunions ordinaires ou extraordinaires sont à la charge de l’employeur.

Ainsi, votre employeur est tenu au remboursement de tous les frais que vous avez avancés, lorsque la réunion est organisée à son initiative, ou à la demande de la majorité de vos membres (Cass. soc, 22 mai 2002, n°99-43990).

Naturellement, cette obligation suppose l’absence d’abus de votre part, et implique la production des justificatifs de vos dépenses.

Généralement, le règlement intérieur de votre CSE prévoit les modalités de prise en charge des frais de déplacement.

Seuls les frais de déplacement engagés pour vous rendre aux réunions des diverses commissions internes de votre instance et à vos réunions préparatoires restent à la charge de votre comité sur son budget de fonctionnement, sauf accord exprès de ce dernier, ou usage d’entreprise (Cass. soc, 17 octobre 2018, n°17-23256).

Enfin, en cas de refus de votre employeur de répondre à son obligation de remboursement, vous pouvez saisir le Conseil des Prud’hommes, le cas échéant en référé, afin d’obtenir le paiement de votre créance (Cass. soc, 21 octobre 2009, n°08-42548).

Même si la loi n’impose aucun formalisme précis pour faire votre demande de remboursement de frais à votre employeur, n’hésitez pas, pour des raisons de preuve, à lui notifier par écrit.

Prenez également soin de joindre tous vos justificatifs de dépenses.