Comment négocier avec ses fournisseurs ? L'essentiel en 3 points

Comment préparer et mener une négociation d'achats ?

L'activité commerciale consiste en une suite d'opérations récurrentes d'achats et de reventes (1).

Que l'on soit artisan ou commerçant (distributeur), on a toujours à cœur de concilier la satisfaction de la clientèle et la capacité de l'entreprise à se développer.

Le prestataire de services résout cette équation à travers la négociation d'achats : il s'agit d'un ensemble de démarches tendant à discuter, puis à convenir d'un accord avec un fournisseur apte à proposer des marchandises ou des services qui assurent tout autant le chiffre d'affaires (CA) de l'acheteur, que les demandes de sa clientèle.

Comment bien négocier avec un fournisseur ?

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Pourquoi faut-il savoir négocier avec un fournisseur ?

La négociation d'achats présente plusieurs avantages. Le commerce de marchandises étant soumis à la loi de l'offre et de la demande, l'acheteur est amené à mobiliser des stratégies en vue de dégager des bénéfices. La négociation d'achats permet ainsi d'explorer les solutions proposées par un fournisseur, sans se fermer pour autant à d'autres possibilités. Cette pratique courante permet de diversifier ses options, et d'obtenir des avantages mutuels. 

 La négociation d'achats permet également de sécuriser les opérations entre fournisseur et acheteur.
L'obligation que fait la loi à propos de l'établissement d'une convention unique aide à prévenir l'existence d'avantages sans contrepartie, de déséquilibre significatif entre les parties, voire de rupture abusive des relations commerciales (2). 

Concrètement, les mentions obligatoires et le calendrier imposé poussent les acteurs à négocier de manière loyale. En cas d'irrégularité, la partie qui s'estime lésée pourra toujours s'appuyer sur le contrat pour réclamer une réparation.

La négociation d'achats fonctionne donc comme une garantie pour tout acheteur ou fournisseur en quête de visibilité, de sécurité, et de fiabilité quant à ses relations commerciales.

 À retenir : une convention unique (3) est un accord (contrat obligatoirement écrit) entre le vendeur (fournisseur) et l'acheteur (distributeur, prestataire de services, etc.). Elle formalise la fin de la négociation d'achats en retraçant dans le détail les différents points d'accord. Elle comprend, notamment, les conditions de vente (prix, qualités, quantité de produits ou services, etc.), et les conditions de réductions des prix.

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Les bonnes pratiques à la disposition de l'acheteur avant une négociation d'achats

L'acheteur qui prépare une négociation d'achats se doit, avant tout, de connaître ses propres besoins. Il maîtrise certes son activité, son stock de produits, mais cela ne suffit pas toujours.

Le distributeur qui se prépare à une négociation peut également trouver important de connaître l'offre et la spécificité des entreprises concurrentes. Cette étape est importante, car elle permet de mesurer ses forces et ses faiblesses. 

 L'acheteur doit ensuite identifier le bon moment pour entreprendre une négociation d'achats. En plus du calendrier prévu par la loi, certains secteurs sont plus ou moins productifs selon certaines saisons. Cette information a une influence non négligeable sur les prix proposés, mais aussi sur la qualité des produits (marchandises, services).

Par ailleurs, l'acheteur peut dépasser le simple statut de demandeur, et être à l'initiative de propositions (faire une contre-offre). L'établissement de conditions générales d'achats (CGA) répond à ce besoin. Même si elles n'ont pas de valeur légale, les CGA permettent à l'acheteur de faire connaître ses attentes et de jouer cartes sur table.

Il n'est pas exclu que certaines dispositions des CGA soient reprises dans le cadre de l'accord entre vendeur et acheteur. Dans une telle hypothèse, elles acquièrent une valeur contractuelle et doivent être respectées par les différentes parties.

Attention : les dispositions des CGA qui sont incompatibles avec les mentions obligatoires des conditions générales de vente (CGV) sont nulles, dans la mesure où elles engendrent des pratiques interdites (3).

Les chances de réussir ou non une négociation d'achats dépendent aussi d'une bonne connaissance de son interlocuteur. Il y a lieu de s'informer sur ses potentiels fournisseurs (capacité de production, etc.). En clair, l'acheteur peut évaluer la crédibilité du fournisseur en se renseignant sur ses pratiques (avis sur internet par exemple), au regard de son expérience dans le secteur, mais surtout en consultant ses conditions générales de vente (CGV). Ces dernières constituent la base même de la négociation à venir (frais d'expédition des produits, délais, etc.).

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Bon à savoir

Les CGV sont certes obligatoires, mais contrairement aux relations professionnels/consommateurs, le fournisseur n'est pas tenu de publier ses CGV dans le cadre de ses rapports avec un potentiel acheteur. Néanmoins, il doit les communiquer dès lors que l'acheteur professionnel en fait la demande expresse (4). 

De plus, et au-delà de ces différentes précautions, l'acheteur en passe de négocier avec un vendeur peut veiller à établir un climat de confiance. Nouer une bonne relation se fait naturellement en se montrant courtois et organisé, mais aussi en associant le fournisseur à l'organisation pratique de la négociation (lieu, calendrier, modalités, etc.).

Bien conclure une négociation d'achats

L'objectif d'une négociation d'achats est de trouver un terrain d'entente entre les parties. La loi prévoit des garanties pour s'assurer de la fiabilité du processus d'achat.

Ces garanties résident d'une part dans la nature même de l'acte qui matérialise l'existence d'un accord. Le client (prestataire de services, distributeur, etc.) et le fournisseur doivent vérifier la validité de l'acte qui finalise leur négociation. L'accord est en principe formalisé par une convention unique.
Cette dernière est réglementée par la loi. À ce titre, elle est encadrée dans des délais légaux. La convention est en effet conclue pour une période d'1 an, de 2 ans, ou de 3 ans maximum.

Pour autant, une convention unique conclue pour une durée d'1 an ou de 2 ans, peut être portée à 3 ans dans le cadre d'une renégociation. L'avenant doit alors préciser l'élément nouveau qui nécessitait une révision du contrat initial.

Le vendeur et l'acheteur peuvent également décider de conclure le processus d'achat par un contrat-cadre. Cette solution permet de se donner une marge de manœuvre et d'apprécier au mieux la situation économique au jour où les contrats d'application seront conclus.

 À retenir : le contrat-cadre est un accord à travers lequel le fournisseur et l'acheteur échangent et conviennent ensemble des caractéristiques générales de leur relation commerciale à venir (5). Des précisions (modalités de paiement et d'exécution, etc.) sont ensuite apportées dans le cadre de contrats d'application.

Au-delà de l'acte qui marque la fin des négociations, la loi impose également aux parties un calendrier (6) pour l'envoi des CGV et/ou pour la conclusion de leur accord. Cette norme permet d'éviter toute discrimination entre acteurs économiques ; tous les clients sont donc traités de manière égalitaire par le fournisseur.

De façon générale, la convention unique doit être conclue avant le 1er mars de l'année au cours de laquelle elle entre en application. Il existe un calendrier différent pour la négociation d'achats portant sur des produits ou services soumis à un cycle de commercialisation particulier. La date butoir dans ce type de négociation est portée aux 2 mois qui suivent la période de commercialisation des marchandises ou services en question. 

Bon à savoir

La commission d'examen des pratiques commerciales (CEPC) définit les produits soumis à un cycle de commercialisation particulier, comme des produits dont la nature suppose une saisonnalité de commercialisation (7). C'est le cas des objets décoratifs liés à un contexte particulier (décorations de Noël, etc.). Il appartient au vendeur ou à l'acheteur de démontrer que le produit pour lequel ils négocient relève bien de cette catégorie.

Des calendriers spécifiques sont aussi prévus pour les produits de grande consommation (PGC) et pour les produits alimentaires.

En ce qui concerne la négociation d'achats portant sur des PGC, le fournisseur est tenu de délivrer ses CGV au client dans les 3 mois qui précèdent le 1er mars de l'année d'application du contrat. L'acheteur doit alors faire connaître sa réponse dans un délai raisonnable. 

À retenir : les PGC sont des produits non durables à forte fréquence et récurrence de consommation. Leur liste est prévue par la loi (8). Il s'agit, entre autres, des produits alimentaires, de lavage et d'entretien, etc.

Quant aux négociations d'achats relatives aux produits alimentaires, leur calendrier est identique à celui des PGC. Cependant, l'acheteur dispose ici d'un délai beaucoup plus strict pour faire connaître sa réponse. Il répond aux CGV du fournisseur dans un délai d'1 mois à compter de la date de leur réception. Il peut alors accepter purement et simplement, avec des réserves (il convient alors d'établir un nouveau contrat), ou refuser.

 Attention : en cas d'acceptation, la réponse de l'acheteur doit être connue au plus tard le 1er mars de l'année d'application du contrat.

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Événements imprévus : comment négocier à nouveau le prix et demander une remise en tant qu'acheteur ?

Comme tout contrat, la convention unique issue d'une négociation d'achat est sujette à des imprévus, des aléas et autres situations exceptionnelles. Les parties (vendeur et acheteur) doivent également envisager cette donnée.

Deux situations sont à prévoir :

• lorsque la convention unique porte sur des produits alimentaires ou agricoles, la loi (9) prévoit elle-même une obligation de renégociation. Il faut néanmoins prouver que les coûts de production sont significativement affectés par une hausse ou une baisse importante du prix des matières premières, du coût de l'énergie, du transport ou des matériaux utilisés dans la fabrication des emballages ;
• dans les autres types de contrats commerciaux, les parties doivent prévoir d'entrée de jeu (au cours de la négociation), une clause de renégociation, voire une clause compromissoire (clause permettant de présenter le différend devant un arbitre préalablement désigné). Ces clauses ont pour objectif de permettre l'application d'une réduction ou d'une augmentation du prix convenu, de façon automatique. Lorsqu'une telle disposition n'existe pas dans le contrat, il revient à la partie qui se sent lésée de saisir un juge. La solution peut alors arriver un peu plus tardivement (10).

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