Entretien de recadrage : convocation et étapes de l'entretien

Exemples et définition : dans quelles situations pouvez-vous être amené à effectuer un entretien de recadrage ? 

L'entretien de recadrage est une rencontre informelle entre un employé et son supérieur, dès lors qu'il a commis une faute, qu'il n'a pas respecté les règles de l'entreprise ou lorsqu'il existe un problème dans son travail. 

La tenue d'un entretien de recadrage peut devenir nécessaire dans certaines situations, notamment lorsque vous relevez un dysfonctionnement suite à une faute, un comportement ou une attitude négative ou répréhensible récurrente chez l'un de vos collaborateurs.

Le point de difficulté identifié peut avoir trait au cœur de métier du collaborateur en question (savoir-faire), ou à sa manière de se comporter dans l'équipe, avec l'un de ses collègues ou de ses supérieurs (savoir-être ou soft-skills).

Tel est par exemple le cas lorsque le collaborateur :

• commet une faute technique récurrente, qui met à mal la qualité de son travail individuel ou du travail collectif ;
• entretient une relation conflictuelle avec l'un de ses collègues, au vu et au su des autres salariés et au détriment de l'esprit d'équipe ;
• refuse de prendre en compte de nouvelles consignes données par son manager (insubordination), faisant fi de leur importance et de son obligation de respecter le cadre qui lui est donné pour exécuter ses missions ;
• etc.

La mise en place d'un entretien de recadrage s'envisage généralement lorsque le collaborateur ne présente pas d'améliorations dans les mois suivant les remarques préalables qui lui ont été faites pour corriger son attitude, malgré les conséquences négatives que celle-ci engendre. Il n'y a pas eu de prise de conscience de sa part et vous devez absolument réagir pour mettre les choses au clair. Un conflit au travail peut souvent être à l'origine d'un entretien de recadrage, permettant au manager de traiter directement les tensions, de clarifier les comportements attendus et de trouver des solutions pour restaurer une dynamique de travail constructive.

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Quels sont les objectifs d'un entretien de recadrage ?

Un entretien de recadrage n'est pas un entretien encadré par la loi : en d'autres termes, il s'agit d'un échange constructif qui se veut informel, mis en place avant la mise en œuvre d'une procédure disciplinaire officielle.

L'entretien de recadrage se veut donc une occasion de jouer "cartes sur table" avec un collaborateur qui en fait l'objet dans un premier temps, de lui faire part sans détours des difficultés identifiées dans le cadre de son travail, et de la nécessité, impérative, que celles-ci soient surmontées.

Le but d'un entretien de recadrage n'est pas de mettre en péril la relation de confiance entretenue avec le salarié, mais plutôt lui rappeler que celle-ci induit aussi la possibilité de se dire les choses franchement dans un climat bienveillant, en vue de parvenir ensemble à une collaboration de travail satisfaisante et harmonieuse.

Comment annoncer et mener un entretien de recadrage ? Modalités, convocation, etc.

Entretien managérial : convoquer le salarié concerné de manière informelle

Première étape, il est important de faire part à un collaborateur de votre volonté de le rencontrer en tête-à-tête.

Il n'est généralement pas nécessaire (ni souhaitable) de lui faire parvenir une convocation officielle écrite en bonne et due forme, du fait du caractère informel de l'entretien de recadrage qui va suivre.

Néanmoins, il est important que le salarié comprenne, au vu de votre posture et de la clarté de votre demande, qu'il s'agit d'un entretien de recadrage individuel et particulier, qui n'a pas vocation à intervenir avec l'ensemble des salariés (comme un entretien individuel d'évaluation).

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Énonciation des étapes d'un entretien de recadrage au salarié

Comment effectuer un entretien de recadrage ? Rappel des faits, politique, règlement intérieur de l'entreprise, et fiche d'évaluation 

Avant toute chose, il est important d'énoncer clairement au salarié les raisons de sa présence et de la tenue de l'entretien de recadrage.

Vous pouvez envisager de démarrer sur une note positive en abordant, au début de l'entretien, les qualités que vous appréciez chez lui, et de l'importance de sa place et de son travail, au sein de l'équipe et de l'entreprise. Il ne s'agit pas là de l'amadouer, mais de lui faire prendre conscience, de manière indirecte, de l'impact de ses erreurs à un niveau individuel et collectif.

Soyez précis dans l'énoncé des faits qui vous ont poussé à organiser cet entretien : montrez-vous rigoureux dans l'énoncé chronologique des évènements, des prises de contact effectuées avec votre collaborateur pour l'inciter à corriger la situation, des résultats (ou de l'absence de résultat) de celles-ci, etc.

Vous pouvez, pour plus de clarté, vous baser sur une fiche d'évaluation que vous aurez préalablement établie.

N'hésitez pas à bien expliquer ce en quoi le comportement adopté met en péril la qualité du travail effectué : mécontentement client, manque de productivité, erreurs matérielles, fragilisation de la cohésion de l'équipe, instauration d'un climat anxiogène, etc. Montrez-vous objectif et exhaustif, afin de mettre en évidence, sans contestation possible, le bien-fondé de votre intervention. 

Rappelez ensuite la politique de l'entreprise, son éventuel règlement intérieur et l'importance qu'elle donne au savoir-faire comme au savoir-être de chacun de ses salariés. 

Vous pouvez enfin rappeler que vous avez la possibilité, en tant que manager, de prendre des décisions qui auront des conséquences en termes de sanctions (mise à pied disciplinaire ou conservatoire, licenciement, etc.). En effet, vous pouvez appliquer des sanctions à l'égard des membres du personnel qui commettent des erreurs et manqueraient à leurs missions, et qu'il s'agit là d'un pouvoir dont vous ne souhaitez user qu'en dernier recours.

Bon à savoir : Comment formaliser un entretien de recadrage ?

Restez courtois, en toutes circonstances. En effet, votre comportement et votre discours peut représenter un frein à la communication entre vous et le collaborateur concerné. Le but de l'entretien de recadrage n'est pas d'envenimer la situation, ni d'entrer dans un conflit ouvert avec le salarié. L'objectif est de prendre ensemble de la hauteur pour identifier les points de blocage et parvenir à les surmonter. Vous devez opérer un recadrage en toute bienveillance. 

Laissez au salarié la possibilité de s'exprimer, et montrez-vous à l'écoute

Pour que l'entretien soit constructif, il est impératif que votre salarié puisse s'exprimer librement, faire part des éventuelles difficultés qu'il rencontre et de leurs motifs.

Faites preuve d'écoute : il est indispensable que votre salarié se sente écouté et compris pour qu'il puisse, à terme, se remettre en question.

N'oubliez pas le cadre professionnel dans lequel se tient l'entretien : vous n'êtes pas un père de famille qui réprimande son enfant, mais un employeur, soucieux de préserver l'activité de son entreprise, et conscient que celle-ci dépend directement du bien-être de ses salariés, et de la qualité de la relation entretenue avec eux.

N'hésitez pas à interroger votre collaborateur sur ses éventuels besoins, par exemple de formation ou d'accompagnement, afin de parvenir à une meilleure maîtrise de son poste, si cela est nécessaire.

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Mettez-vous d'accord sur l'issue de l'entretien, et sur les progrès attendus

Une fois les arguments et ressentis respectifs exprimés, fixez des objectifs clairs à court et moyen termes : il est important que votre salarié comprenne qu'un changement immédiat est attendu de sa part, et que vous veillerez à ce que son attitude soit corrigée. 

Prenez soin de discuter des solutions envisageables pour résoudre le problème : associer le salarié à la prise de décision lui permettra de se sentir pris en compte, et pourra le motiver davantage à régulariser la situation.

Soyez transparent sur le suivi dont il va faire l'objet en lui faisant part des prochaines dates d'entretien d'étape auxquels il sera convié.

Rappelez, en fin d'entretien, la confiance que vous placez en lui, et assurez-le de votre soutien, le cas échéant, pour dépasser les difficultés temporaires qu'il rencontre.

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