Le remboursement des frais de transports en commun par l'employeur : comment faire ?

En tant qu'employeur, est-ce que je dois rembourser les frais de transport en commun ? Y suis-je obligé ?

Pour les salariés prenant les transports en commun pour les trajets "domicile-travail", l'employeur a l'obligation de rembourser une partie des titres d'abonnement.

Vous devez prendre en charge les titres de transport de tous vos salariés, peu importe le type de leur contrat de travail (CDD, CDI, temps partiel ou temps complet) ainsi que des stagiaires ou apprentis de votre entreprise.

Pour info : ce dispositif a été mis en place pour encourager l'utilisation de modes de transport plus respectueux de l'environnement (transports publics, services publics de location de vélo, etc.) (1).

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Comment calculer la participation obligatoire des frais de transport en commun pour le trajet domicile-travail ?

50% du coût des titres pour le salarié

Vous devez rembourser 50 % du coût des titres d'abonnement aux transports en commun ou aux services publics de location de vélo souscrits par vos salariés (2) :

• sur la base des tarifs de deuxième classe (lorsqu'il y en a) ;
• sur la base des tarifs des abonnements permettant de faire les trajets "domicile-travail" les plus courts niveaux temps.

📑 Pour faire le point sur tout ce qui change en 2025 : Les changements pour les entreprises en 2025

... sur la base de l'abonnement qui permet strictement de faire le trajet le plus court

Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l'abonnement permettant strictement de faire ce dernier trajet (3).

À savoir : le versement mobilité est une participation des entreprises d’au moins 11 salariés au financement des transports en commun. Ce versement s’applique en région parisienne et a été étendu à d'autres grandes villes et agglomérations de plus de 10.000 habitants. Au 1er janvier 2025, le taux a évolué.

📑 À lire aussi : Versement mobilité : tout ce qu'il faut savoir !

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Quels types de titres de transport dois-je rembourser ? Quels sont les coûts pris en charge ?

Les titres de transport pris en charge sont (4) :

• les abonnements multimodaux ou abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyage illimité émis par la SNCF ou d'autres entreprises de transports publics ;
• les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité émis par la RATP, la SNCF, les entreprises de l'Organisation professionnelle des transports d'Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public ;
• les abonnements à un service public de location de vélos.

Vous devez rembourser la moitié du prix de l'abonnement annuel, mensuel ou hebdomadaires de métro, de bus, de tram, de train (TGV, TER, etc.) et de location de vélo.

Bon à savoir : vous n'avez pas à prendre en charge les tickets de transport à l'unité, seuls les abonnements sont concernés.

Quelles sont les dates et modalités de versement des indemnités de transport en commun ? Comment faire pour rembourser ces frais ?

Obligation de rembourser dans les meilleurs délais

Vous devez rembourser les titres de transport :

• dans les meilleurs délais (le plus rapidement possible après achat) ;
• et, au plus tard, à la fin du mois qui suit celui pour lequel les titres sont validés.

Exemple : le remboursement des abonnements annuels est réparti sur chaque mois durant la période d'utilisation. Par exemple, pour un abonnement de 300 euros pour 12 mois d'utilisation, vous devrez rembourser 50 % soit 150 euros et répartir cela sur 12 mois. Chaque mois, vous devrez donc rembourser 12,50 euros au salarié (150/12). Si le salarié reste dans l'entreprise seulement 6 mois, vous devrez lui rembourser pendant 6 mois 12,50 euros, ce qui fera un remboursement total de 75 euros.

📑 À lire aussi : Titre-mobilité : le nouvel outil pour les frais de transports des salariés

Obligation de faire apparaître le remboursement sur la fiche de paie

Enfin, vous devez faire apparaître le montant pris en charge sur le bulletin de paie du salarié (5). Dans le cas contraire, vous risquez une amende de 450 euros (6).

Bon à savoir : les accords collectifs applicables dans votre entreprise (convention collective, accord d'entreprise, etc.) peuvent prévoir des modalités de remboursement différentes, voire plus avantageuses.

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Puis-je refuser la prise en charge des abonnements de transport en commun de mon salarié ?

Oui, vous pouvez refuser de rembourser les titres de transport de vos salariés, dans 2 situations (7) :

• votre salarié ne vous fournit pas le justificatif (titre de transport).
  => Pour que vous preniez en charge les titres de transport en commun, le salarié doit vous fournir un justificatif - de paiement -, c'est-à-dire vous remettre ou vous présenter son titre : le titre doit impérativement permettre d'identifier le salarié (nom et prénom du salarié par exemple).
  => Pour les abonnements de location de vélos qui ne comportent pas les nom et prénom du salarié bénéficiaire, votre salarié doit vous fournir une attestation sur l'honneur indiquant qu'il en est bien le titulaire.
  ;
• votre salarié perçoit déjà des indemnités pour ses trajets "domicile-travail" et ces indemnités sont égales ou supérieures au montant du remboursement de 50%.

📑 À lire également : Frais de télétravail : l'entreprise doit-elle les prendre en charge ?

Quelles allocations de transport pour les salariés à temps partiel ?

Pour les salariés à temps partiel, 2 situations sont à distinguer (8) :

1. les salariés dont la durée du travail hebdomadaire est supérieure ou égale à la moitié de la durée légale de travail (35h/2 soit 17h30) ou de la durée conventionnelle : prise en charge comme tous les autres salariés à temps complet ;
2. les salariés dont la durée de travail est inférieure à 17h30 par semaine (ou à la moitié de la durée conventionnelle) : prise en charge proportionnelle au nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée légale ou conventionnelle.

Bon à savoir : l'employeur peut prendre en charge les frais engagés par les salariés utilisant leur véhicule personnel, mais ce n'est pas une obligation (hors accord collectif contraire).

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Quel est le régime fiscal des frais de transport en commun pour l'employeur ? Mesures pour 2025

Ces frais de transport en commun ne sont pas qualifiés de revenus par l'administration, mais de remboursement de frais, et bénéficient à ce titre d'un régime fiscal particulier. 

En application de la loi de finances pour 2025, vous pouvez prendre en charge jusqu'à 75 % de ces abonnements, tout en bénéficiant de l’exonération fiscale sur les cotisations de Sécurité sociale (9).

Le plafond applicable en cas de cumul de la prise en charge des frais de transport en commun avec un forfait de mobilité durable est relevé. Ainsi, l'avantage résultant de ces 2 prises en charge ne peut dépasser 900 euros depuis le 1er janvier 2025 : l'exonération de cotisations sociales pour les deux prises en charge est plafonnée à 900 euros  (10). 

Si l'exonération de cotisations sociales au titre de la prise en charge des titres d'abonnement aux transports publics ou de location de vélos dépasse 900 euros par an pour un salarié, le forfait mobilités durables sera soumis à des cotisations sociales.

À noter : depuis 2025, en cas de cumul du forfait mobilités durables (FMD), de la prise en charge des titres d'abonnement aux transports publics ou de location de vélos et de la prime carburant, la prime carburant n'est pas exonérée de cotisations sociales.

Pour en savoir plus :

- Rembourser les frais professionnels : comment faire ?
- Barème indemnités kilométriques : frais réels, remboursement pro, impôt
- Avantages en nature 2025 : les barèmes forfaitaires
- Exonération tickets-restaurant 2025 : cotisations sociales, valeur du ticket et nouveautés
- Prime panier repas : montant de l'indemnité
- Aller au travail à vélo : primes vélo et aides employeur
- Titre-mobilité : une aide financière pour la mobilité durable

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