Le remboursement des frais de transports en commun par l'employeur : comment faire ?

Actualité : 

Certaines mesures temporaires ont été prolongées pour cette année 2024. Nous y revenons au sein de cet article.

En tant qu'employeur, est-ce que je dois rembourser les frais de transport en commun ? Y suis-je obligé ?

Pour les salariés prenant les transports en commun pour les trajets "domicile-travail", l'employeur a l'obligation de rembourser une partie des titres d'abonnement.

Vous devez prendre en charge les titres de transport de tous vos salariés, peu importe le type de leur contrat de travail (CDD, CDI, temps partiel ou temps complet) et même des stagiaires ou apprentis de votre entreprise.

Ce dispositif a été mis en place pour encourager l'utilisation de modes de transport plus respectueux de l'environnement (transports publics, services publics de location de vélo, etc.) (1).

 Ne faites plus l'erreur : Frais professionnels et avantages en nature : notions à ne pas confondre

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Comment calculer la participation obligatoire des frais de transport en commun pour le trajet domicile-travail ?

Vous devez rembourser 50 % du coût des titres d'abonnement aux transports en commun ou aux services publics de location de vélo souscrits par vos salariés (2) :

• sur la base des tarifs de deuxième classe (lorsqu'il y en a) ;
• sur la base des tarifs des abonnements permettant de faire les trajets "domicile-travail" les plus courts niveau temps.

Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l'abonnement permettant strictement de faire ce dernier trajet (3).

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Quels types de titres de transport dois-je rembourser ? Quels sont les coûts pris en charge ?

Les titres de transport pris en charge sont (4) :

• les abonnements multimodaux ou abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyage illimité émis par la SNCF ou d'autres entreprises de transports publics ;
• les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité émis par la RATP, la SNCF, les entreprises de l'Organisation professionnelle des transports d'Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public ;
• les abonnements à un service public de location de vélos.

Plus concrètement, vous devez rembourser la moitié du prix de l'abonnement annuel, mensuel ou hebdomadaires de métro, de bus, de tram, de train (TGV, TER, etc.) et de location de vélo.

 Bon à savoir : vous n'avez pas à prendre en charge les tickets de transport à l'unité, seuls les abonnements sont concernés.

Quelles sont les dates et modalités de versement des indemnités de transport en commun ? Comment faire pour rembourser ces frais ?

Obligation de rembourser dans les meilleurs délais

Vous devez rembourser les titres de transport dans les meilleurs délais (le plus rapidement possible après achat) et, au plus tard, à la fin du mois qui suit celui pour lequel les titres sont validés.

  Exemple : le remboursement des abonnements annuels est réparti sur chaque mois durant la période d'utilisation. Par exemple, pour un abonnement de 300 euros pour 12 mois d'utilisation, vous devrez rembourser 50 % soit 150 euros et répartir cela sur 12 mois. Chaque mois, vous devrez donc rembourser 12,50 euros au salarié (150/12). Si le salarié reste dans l'entreprise seulement 6 mois, vous devrez lui rembourser pendant 6 mois 12,50 euros, ce qui fera un remboursement total de 75 euros.

Par ailleurs, pour que vous preniez en charge les titres de transport en commun, le salarié doit vous fournir un justificatif, c'est-à-dire vous remettre ou vous présenter son titre.

Pour les abonnements de location de vélos qui ne comportent pas les nom et prénom du salarié bénéficiaire, votre salarié doit vous fournir une attestation sur l'honneur indiquant qu'il en est bien le titulaire.

Obligation de faire apparaître le remboursement sur la fiche de paie

Enfin, vous devez faire apparaître le montant pris en charge sur le bulletin de paie du salarié (5). Dans le cas contraire, vous risquez une amende de 450 euros (6).

  Bon à savoir : les accords collectifs applicables dans votre entreprise (convention collective, accord d'entreprise, etc.) peuvent prévoir des modalités de remboursement différentes, voire plus avantageuses.

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Puis-je refuser la prise en charge des abonnements de transport en commun de mon salarié ?

Oui, vous pouvez refuser de rembourser les titres de transport de vos salariés dans 2 situations (7) :

• si votre salarié ne vous fournit pas le justificatif (titre de transport) ;

• si votre salarié perçoit déjà des indemnités pour ses déplacements "domicile-travail" et que ces indemnités sont égales ou supérieures au montant du remboursement de 50%.

Quelles allocations de transport pour les salariés à temps partiel ?

Pour les salariés à temps partiel, 2 situations sont à distinguer (8) :

• les salariés dont la durée du travail hebdomadaire est supérieure ou égale à la moitié de la durée légale de travail (35h/2 soit 17h30) ou de la durée conventionnelle : prise en charge comme tous les autres salariés à temps complet ;

• les salariés dont la durée de travail est inférieure à 17h30 par semaine (ou à la moitié de la durée conventionnelle) : prise en charge proportionnelle au nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée légale ou conventionnelle.

  Bon à savoir : l'employeur peut prendre en charge les frais engagés par les salariés utilisant leur véhicule personnel, mais ce n'est pas une obligation (hors accord collectif contraire).

Quel est le régime fiscal des frais de transport en commun pour l'employeur ?

Ces frais de transport en commun ne sont pas qualifiés de revenus par l'administration, mais de remboursement de frais, et bénéficient à ce titre d'un régime fiscal particulier. 

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Quelles mesures exceptionnelles de 2022 à 2024 ?

Jusqu'en 2022, les frais de transports en commun ont été exonérés d'impôt sur le revenu dans la limite des 50 % obligatoires prévue par la loi. Ainsi, si vous choisissiez de prendre en charge les frais de transport en commun au-delà de 50 %, la part dépassant cette limite restait soumise à l'impôt sur le revenu.

La loi de finances rectificative pour l'année 2022, en date du 16 août 2022, a augmenté le plafond d'exonération de 25 %. Depuis le 18 août 2022, vous bénéficiez d'une exonération de cotisations, CSG/CRDS et d'impôt sur le revenu pour les frais de transport en commun, à hauteur de 75 % du prix des titres pour les années 2022 et 2023 (9).

 Nouveauté : jusqu'au 31 décembre 2024, ce seuil d'exonération temporaire (75 %) est maintenu (10). Ensuite, il repassera à un taux de 50 % à partir du 1er janvier 2025.

Important :

Le seuil d'exonération est fixé temporairement à 75 %. Cependant, cela n'impacte pas la prise en charge obligatoire des frais de transport à hauteur de 50 %. Les 2 notions ne doivent pas être confondues.

De plus, le plafond applicable en cas de cumul d'un forfait de mobilité durable avec la prise en charge des frais de transport en commun, relevé pour 2022-2023, l'est également pour 2024. Ainsi, l'avantage résultant de ces 2 prises en charge ne peut dépasser le montant le plus élevé entre (11) :

• soit 800 euros par an jusqu'en 2024 (puis 900 euros à partir du 1er janvier 2025) :
• soit le montant résultant de la prise en charge obligatoire s'il est plus élevé (c'est-à-dire supérieur à 800 euros pour l'année 2024, puis 900 euros à partir de 2025).

La loi de finances rectificative de 2022 apporte aussi des changements sur les autres dispositifs de prises en charge de frais de transport que sont la prime de transport et le forfait mobilité durable. Ces changements sont maintenus et prolongés pour l'année 2024.

Parmi ces modifications, nous pouvons donc noter (10)  :

• l'extension de l'exonération des frais de transport personnels à tous les salariés qui utilisent leur véhicule personnel (12) ;
• le cumul de la prise en charge des frais de transport personnels (12) et de la prise en charge des frais de transports publics (1), pour le même salarié.

Pour en savoir plus :

- Rembourser les frais professionnels : comment faire ?
- Barème indemnités kilométriques 2024 : frais réels, remboursement pro, impôt
- Avantage en nature 2024 : les barèmes forfaitaires
- Exonération tickets-restaurant 2024 : cotisations sociales, valeur du ticket et nouveautés
- Prime panier repas 2024 : montant de l'indemnité
- Aller au travail à vélo : primes vélo et aides employeur