Indemnités frais de repas 2025 : comment les rembourser ?

Actualité : 

Cet article est à jour des nouveaux montants pour l'année 2025.

Qu'est-ce que sont les frais de repas en entreprise ? Qui en a le droit ?

La nature des frais de repas

Les frais de repas engagés par le salarié sont des frais professionnels. 

💡 Bon à savoir : les frais professionnels sont des charges à caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.

Est-ce que l'employeur doit systématiquement les payer ?

En tant que dépenses supplémentaires exceptionnelles et exposées par le salarié dans le cadre de l’exécution de ses missions, le salarié a droit à un remboursement de ces frais par son employeur.

Ainsi, les frais de repas sont des frais supplémentaires que le salarié est contraint d'engager, dans le cadre de repas durant son activité (dans des cas spécifiques, voir ci-dessous).

L'employeur peut lui indemniser sous la forme d’allocations forfaitaires (indemnité frais de repas, prime de panier repas).

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Dans quels cas les frais de repas du salarié donnent lieu à indemnisation et doivent donc être remboursés par l'employeur ? Quelles particularités pour le BTP (salariés sur chantiers) ?

L'indemnisation des frais professionnels liés au repas s'effectue dans les cas suivants :

• lorsque le salarié est en déplacement professionnel et contraint de prendre son repas au restaurant : le salarié est en déplacement et ne peut pas regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel de travail ;
   
• pour le salarié du secteur du BTP (bâtiment et travaux publics), lorsqu'il est en déplacement et travaille sur un chantier : le salarié est en déplacement hors des locaux de l'entreprise et ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail. De surcroît, les circonstances ou les usages de la profession ne l'obligent pas à prendre son repas au restaurant ;
   
• lorsque le salarié sédentaire est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail (travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit...) : c'est le cas lorsque le salarié est contraint de prendre son repas en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés.

🔍 Cet article peut vous intéresser : Tickets-restaurant : exonération de cotisations sociales et nouveautés

Quand l'indemnité des primes paniers repas est due aux salariés et comment la calculer ?

Concernant les frais de repas et de restaurant, le remboursement peut se faire sur la base d’une allocation forfaitaire, dont le montant est réévalué chaque année. 

L’indemnisation des frais professionnels liés aux repas peut également s’effectuer sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié (on parle alors de frais réels).

🔍  À noter : Le remboursement des frais de transports en commun par l'employeur : comment faire ?

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Comment fonctionne le régime social de l'indemnité de frais de repas pour l'employeur ?

L'employeur peut bénéficier, sous certaines conditions, d'une exonération de cotisations sociales au titre de l'allocation forfaitaire versée pour indemniser les frais de repas engagés par les salariés.

L'employeur peut bénéficier d'une exonération de cotisations sociales, sans avoir à justifier que l'allocation a été utilisée conformément à son objet, dès lors que 2 conditions sont réunies :

• il établit que les circonstances de fait ou les usages de la profession obligent les salariés en déplacement à prendre leurs repas au restaurant ;
• et l’indemnité versée ne dépasse pas le plafond d'exonération en vigueur (voir la suite de cet article).

💡 Bon à savoir : cependant, si le montant du remboursement est supérieur au montant de l’allocation forfaitaire et que l’employeur ne peut le justifier, la fraction excédentaire est alors soumise à cotisations sociales (1).

Quel montant pour le remboursement des frais de repas  ? Le barème d'exonération de cotisations sociales depuis le 1er janvier 2025 !

En 2025, les plafonds d'exonération de cotisations sociales, relatifs aux indemnités de repas versées par l'employeur, sont les suivants (2) :

⚠ Attention ! Il est important de noter que les frais professionnels sont différents des avantages en nature. Ne faites plus l'erreur : Frais professionnels et avantages en nature : notions à ne pas confondre

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Comment fonctionne la déduction des frais de repas pour un entrepreneur ?

Les travailleurs indépendants, sous le régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC) ont aussi la possibilité, sous conditions, de déduire les frais supplémentaires de repas de leur résultat. 

Les conditions de déductibilité des frais de repas 

​Des dépenses de restauration nécessaires en raison de l'activité de l'entrepreneur

Pour que les frais de repas soient susceptibles de réduire le bénéfice imposable de l'entreprise, ils doivent être engagés dans l'intérêt de l'entreprise (rendez-vous avec un client, repas d'affaires, etc.) (3).

Lorsque l'entrepreneur ne peut rallier son domicile pour déjeuner en raison de la distance, les dépenses de restauration sont réputées être engagées dans l'intérêt de l'entreprise (activité obligeant à une intervention sur le terrain, déplacement chez les clients, etc.) (4).

En revanche, les frais engagés pour des convenances personnelles ne peuvent venir en déduction du bénéfice imposable (frais du conjoint ou partenaire de PACS, restaurant à proximité de son domicile, etc.). 

​Des dépenses effectivement engagées et justifiables sur pièce

En tant qu'entrepreneur, vous ne pouvez pas déduire en avance un budget dédié à la restauration. La dépense doit être effective. C'est pourquoi, il est nécessaire de conserver toutes les pièces justificatives (factures) pour pouvoir les communiquer à l'administration fiscale.

Les limites de déductibilité des frais de repas

Une déduction réduite de l'avantage en nature des frais de nourritures

Seuls les frais supplémentaires de repas sont susceptibles d'être déduits du bénéfice imposable. L'Urssaf a publié le barème pour l'évaluation forfaitaire de l'avantage en nature en 2025. Celui-ci s'élève à 5.45 euros par jour pour un repas. Jusqu'à ce montant, les frais de repas sont réputés être un avantage en nature consentis par l'entreprise et non déductible de son résultat.

Une déduction limitée au plafond fixé par l'administration fiscale

Depuis le 1er janvier 2025, la déduction des frais de repas est plafonnée à 21,10 euros toutes taxes comprises. Au-delà de ce montant, la dépense est considérée comme excessive et n'ouvre donc droit à une réduction du bénéfice de l'entreprise qu'à hauteur de 15,65 euros.

Exemple : 

Un menuisier dont le siège social et le domicile se situent à Bordeaux et qui se déplace à La Rochelle pour un rendez-vous avec un client, va au restaurant à midi et dépense à cette occasion 15 euros :

- ce montant étant inférieur au plafond fixé par l'administration fiscale :

15 - 5,45 = 9,55 euros correspondant à la somme pouvant être déduit du résultat de l'entreprise, donc de la déclaration personnelle de l'entrepreneur ;

- si l'entrepreneur avait dépensé 25 euros, les frais qu'il peut déduire sont plafonnés à 21,10 euros :

21,10 - 5,45= 15,65 euros correspondant à la somme pouvant être déduit du résultat de l'entreprise, donc de la déclaration personnelle de l'entrepreneur.

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