Frais professionnels et avantages en nature : notions à ne pas confondre

Frais professionnels : dépenses inhérentes à l'activité  

Définition 

La notion de frais professionnels recouvre les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Il ne s'agit pas d'un élément de la rémunération du salarié.

Ces frais s'entendent des charges de caractère spécial :

• inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié ;
• que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions.

Ces dépenses, supportées par le salarié, sont des frais que l'employeur est tenu de rembourser (1) : vous ne pouvez pas déduire le montant de ces frais de la rémunération du salarié (2).

Bon à savoir : il est cependant possible de prévoir dans le contrat de travail que le salarié conserve à sa charge les frais qu'il engage dans le cadre de son activité professionnelle. Si tel est le cas, il doit percevoir, en contrepartie, le versement d'une somme forfaitaire fixée à l'avance (3).

Exemple : validation par les juges de cette modalité concernant la prime de panier (4).

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Faites le point sur les frais professionnels : comment les prendre en charge, les rembourser, et les conditions dans lesquelles ils peuvent être exonérés de charges sociales.
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Exemples de frais professionnels en entreprise : dépenses de restauration, téléphone, frais de déplacement, etc. 

Les dépenses qu'un salarié engage pour les besoins de son activité professionnelle qualifiés de frais professionnels peuvent être de différentes natures.

Exemples :

• les frais d'utilisation du véhicule personnel ;
• certains frais de repas sur le lieu de travail ou en petits déplacements ;
• les indemnités de grands déplacements (frais de restauration et frais d'hébergement) ;
• les frais de dépense liés à l'achat de vêtements professionnels (5) ;
• les frais de télétravail ;
• l'utilisation d'outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) appartenant au salarié.

📑 Cet article peut vous intéresser : Le remboursement des frais de transports en commun par l'employeur : comment faire ?

Avantages en nature : un complément de rémunération

Définition

Un avantage ayant le caractère de salaire...

Pour rappel : conformément aux dispositions légales, le salaire doit en principe être payé en argent (en espèces ou par chèque barré ou par virement) (6). 
Toutefois, la rémunération peut être versée en tout (sous réserve que le salarié perçoive au moins le salaire minimal légal (Smic) ou le salaire minimum conventionnel) ou partie, en nature. Lorsqu'elle présente un caractère accessoire (elle s'ajoute au salaire), la rémunération versée en nature constitue alors un avantage en nature. 

En ce sens, l'avantage en nature consiste dans la fourniture ou la mise à disposition d’un bien ou d'un service destiné à son usage privé, permettant au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter. 

Le salarié bénéficie du bien ou du service soit gratuitement, soit moyennant une participation inférieure à sa valeur réelle. 

... soumis aux cotisations sociales

Étant intégré à la rémunération, l'avantage en nature et soumis aux contributions et cotisations sociales, celles-ci étant dues sur toutes les sommes, ainsi que sur les avantages et accessoires en nature ou en argent qui y sont associés.

L'évaluation peut s'effectuer en fonction de la valeur réelle du bien ou en fonction d'un barème forfaitaire établi par la Caisse nationale des Urssaf.

À savoir : la valeur des avantages en nature doit figurer sur le bulletin de paie du salarié (valeur brute).

📑 À lire, sur ce point : Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître sur le bulletin de paie ?

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Exemples d'avantages en nature (logement ou véhicule de fonction, voyages...)

Les avantages en nature peuvent être de plusieurs natures.

Exemples :

• mise à disposition d'un logement gratuitement ou moyennant un tarif réduit ;
• fourniture de repas gratuits ou à tarif inférieur ;
• usage à titre privé d'un téléphone portable ou d'un ordinateur ;
• octroi d'un véhicule de fonction ;
• voyages offerts par l'employeur (7) ;
• etc.

👨‍⚖️ La Cour de cassation a rappelé que l'avantage en nature était caractérisé lorsque l'employeur met à disposition un véhicule dont la charge est assumée entièrement par l'entreprise (règlement des factures d'entretien et réparation, assurances, mise à disposition d'une carte de carburant...), les avantages constitués par l'économie de frais de transport réalisée par les salariés qui en sont bénéficiaires (8).

À savoir : modification du barème d'évaluation pour les véhicules mis à la disposition du salarié à compter du 1er février 2025

Le BOSS (Bulletin officiel de la Sécurité sociale) a récemment apporté des précisions sur la date d’application du nouveau barème concernant l’avantage en nature "véhicule" : le véhicule est considéré mis à la disposition du salarié à compter de la date d’attribution fixée par l’accord conclu entre l’employeur et le salarié (9).

📑 Pour connaître les barèmes applicables, vous pouvez vous reporter à cet article : Avantages en nature 2025 : les barèmes forfaitaires

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Avantages en nature et frais professionnels : quels sont les avantages fiscaux et sociaux pour l'employeur ?

Les avantages en nature et les frais professionnels ont des points communs. 

Ils peuvent en effet représenter des avantages sociaux et parfois fiscaux, pour l'employeur/l'entreprise.

Voici quelques-uns d'entre eux :

Réduction des contributions sociales 

Lorsque l'employeur prend en charge les frais de transports publics utilisés par ses employés pour se rendre sur leur lieu de travail, ces dépenses peuvent être exonérées de certaines cotisations sociales.

Économies sur l'utilisation du véhicule personnel 

Si l'employeur met à disposition de ses employés un véhicule de fonction, cela peut représenter un avantage attractif.
Les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel, tels que l'essence, l'entretien, les assurances, peuvent être pris en charge par l'employeur.
Ces dépenses peuvent également bénéficier d'une exonération de certaines contributions sociales.

Avantages fiscaux liés à la mobilité 

Certains avantages en nature, tels que la mise à disposition d'une voiture de fonction, peuvent être soumis à une fiscalité avantageuse pour l'employeur.
Des régimes spécifiques existent pour le calcul de l'avantage en nature lié à l'utilisation d'un véhicule de fonction, permettant de réduire la charge fiscale.

Incitation à la mobilité durable 

En encourageant l'utilisation des transports en commun ou d'autres modes de transport plus respectueux de l'environnement, l'employeur peut contribuer à la réduction des émissions de gaz à effet de serre.
Cette démarche peut s'inscrire dans une politique de responsabilité sociale et environnementale (RSE) de l'entreprise, renforçant ainsi son image de marque.

Prise en charge des frais de repas 

Dans le cadre des déplacements professionnels, l'employeur peut prendre en charge les indemnités de repas de ses employés.
Ces frais peuvent être remboursés ou faire l'objet de tickets-restaurant, permettant ainsi à l'employeur de bénéficier d'une exonération de cotisations sociales dans certaines conditions.

📑 À lire, sur ce point : Exonération tickets-restaurant 2025 : cotisations sociales, valeur du ticket et nouveautés

Facilitation de la communication 

L'employeur peut fournir à ses employés un téléphone professionnel pour faciliter la communication lors des déplacements professionnels.
Cette mise à disposition permet de maintenir un lien direct entre l'employeur et ses salariés, favorisant ainsi une meilleure coordination et réactivité.

Frais professionnels et avantages en nature : quelles sont les différences quant à la fiscalité pour l'entreprise ?

Fiscalité des frais professionnels

Les frais professionnels remboursés selon leur valeur réelle sont exonérés de charges sociales.

Pour les frais professionnels remboursés par l'attribution d'une allocation forfaitaire, les montants doivent respecter les seuils fixés par l'Administration fiscale pour bénéficier d'une présomption et être exonérés de charges sociales. La partie excédentaire ne bénéficie pas de la présomption et doit donc faire l'objet de justificatifs afin d'être exonérée. Dans le cas contraire, elle est réintégrée à l'assiette des cotisations (retrouvez le détail dans notre dossier sur les frais professionnels).

Pour le salarié, les dépenses professionnelles sont prises en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu et font l'objet d'une déduction forfaitaire de 10 %, automatiquement appliquée.

Fiscalité des avantages en nature

Les avantages en nature ou bien en argent qui sont accordés par un employeur font partie des éléments de rémunération. Par conséquent, ils sont soumis à l'impôt sur le revenu prélevé à la source et sont intégrés dans l'assiette de cotisations sociales.

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