Le local et les moyens du CSE : tout ce qu’il faut savoir !

Le local du Comité Social et Économique d'entreprise.

L'employeur a-t-il l'obligation de mettre un local à disposition des membres du CSE ?

Oui, l'employeur doit mettre à disposition du CSE un local.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l'employeur met à disposition des membres du CSE, un local pour leur permettre d'accomplir leur mission et, notamment, de se réunir (1).

Dans les entreprises de 50 salariés ou plus, l'employeur met à disposition du CSE un local aménagé nécessaire à l'exercice de ses fonctions (2).

Tout savoir sur les moyens et le fonctionnement du CSE

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Le CSE a-t-il le choix du lieu du local ?

C'est à l'employeur que revient le choix du local.

Les membres du CSE ne peuvent rien imposer en la matière.

Cependant, il est évident que ce local doit permettre au comité de remplir correctement ses attributions.

Ainsi, le lieu choisi doit permettre une certaine autonomie et le respect de la confidentialité.

Le local doit donc être autonome et ne peut pas interférer avec d'autres activités de l'entreprise.

📌 Exemple :

Un réfectoire dans lequel les salariés de l'entreprise prennent leurs repas, ne peut pas servir de local pour le CSE (3).

L'utilisation du local doit être gratuite. La subvention de fonctionnement ne doit donc pas être réduite, dans le but de faire payer le coût du local au CSE.

L'employeur peut tout à fait décider d'opérer un changement de local, dès lors que le nouveau local qui vous est attribué vous permet d'exercer vos fonctions représentatives (4).

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Comment le local doit-il être aménagé et équipé ?

Le local doit être aménagé. Le Code du travail ne donne pas de précision supplémentaire, mais il semble nécessaire d'avoir :

• une table ;
• des chaises en nombre suffisant pour accueillir tous les membres du CSE ;
• une armoire fermant à clef pour permettre au CSE d'y ranger des documents confidentiels.

Le local du CSE doit également être conforme aux règles en vigueur en matière d'hygiène et de sécurité, comme n'importe quel lieu de travail au sein de l'entreprise. Ainsi, il doit être éclairé, chauffé, disposer d'une aération, respecter les normes incendies (5).

Le Code du travail ne prévoit pas de surface minimale obligatoire, mais un local trop petit dans lequel tous les membres du CSE ne pourraient pas se réunir, n'est pas convenable.

Bon à savoir :  dans une affaire récente, un CSE disposait des locaux qui étaient affectés aux anciens comités d'entreprise. Cependant, la question du choix d'un nouveau local était inscrite à l'ordre du jour, mais sans cesse reportée par les élus eux-mêmes. Selon le juge, ce CSE ne pouvait donc pas invoquer de manquement de la part de l'employeur, puisque le report de la question était de son propre fait (6).

Pour quelles activités le local du CSE peut-il être utilisé ?

Le local du CSE doit servir au bon fonctionnement du comité. Différentes activités peuvent donc s'y dérouler, notamment :

• les permanences du bureau, pour recevoir et écouter les salariés qui souhaitent rencontrer un membre du CSE ;
• la gestion des activités sociales et culturelles : distribution de bons cadeaux, de chèques vacances, adhésion des salariés à certains avantages qu'offre le CSE, remise de pass cinéma ;
• les réunions préparatoires aux réunions du CSE ;
• la rédaction des PV des réunions CSE ;
• l'accueil de tiers : fournisseurs, prestataires, experts.

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Qui doit avoir accès au local du CSE et qui doit avoir les clés ?

L'accès au local du CSE doit être permis pour :

• tous les membres du CSE ;
• les salariés de l'entreprise : ils n'ont pas vocation à accéder seuls au local du CSE, mais peuvent y entrer accompagnés d'un des élus du CSE ;
• l'employeur : il est civilement responsable de ce local et de ce qu'il s'y passe, il est donc normal qu'il puisse y avoir accès. Néanmoins, il ne doit bien sûr pas abuser de ce droit d'accès au risque de se rendre coupable d'un délit d'entrave ;
• les prestataires et partenaires du CSE : des fournisseurs, des experts, des partenaires contractuels dans le cadre des activités du CSE.

Si le local ferme à clé, il faut donc veiller à ce que toutes ces personnes puissent y accéder. La clé ne doit pas être monopolisée par un élu du CSE, le secrétaire ou le trésorier par exemple, empêchant les autres de se rendre dans le local pour assurer une permanence ou pour étudier des documents.

L'employeur peut donc avoir la clé du local également, mais ne doit pas abuser de son droit. Il est donc préférable, pour éviter tout litige, qu'il n'y accède pas sans l'accord ou la présence d'un élu du CSE.

Bon à savoir : il est possible de réglementer l'accès au local du CSE. Pour des questions de sécurité, il peut être prévu un système de badge ou de codes d'accès. L'essentiel étant de ne pas porter atteinte à la libre circulation des représentants du personnel et de garantir l'accès au local. Le dispositif mis en place doit donc être proportionnel à l'objectif de sécurité poursuivi (7).

Afin de réglementer l'accès au bureau du CSE, des restrictions peuvent être prévues dans le règlement intérieur du CSE.

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Le matériel du CSE

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l'employeur n'a pas l'obligation de mettre à disposition du CSE, le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions, contrairement aux entreprises de 50 salariés ou plus (2).

Le Code du travail n'apporte pas plus de précisions sur le matériel dont le CSE doit pouvoir disposer. Néanmoins, une circulaire ministérielle a apporté quelques précisions (8) :

• l'installation d'une ligne téléphonique, de matériel de dactylographie et de photocopie ;
• les équipements habituels de bureaux : bureau, chaises, armoires pouvant fermer à clé ;
• un ordinateur équipé de logiciels permettant le traitement de texte, une imprimante et un accès à internet.

La ligne téléphonique doit garantir une confidentialité des conversations. Elle doit donc être déconnectée de l'autocommutateur de l'entreprise (9).

En effet, la ligne téléphonique doit être indépendante des lignes des salariés de l'entreprise. L'identification de ses correspondants ou l'interception de ses communications est absolument interdite et ce, afin de garantir les droits et libertés des salariés protégés.

Par ailleurs, si l'employeur n'est pas tenu de fournir au CSE du matériel dernier cri, il doit tout de même fournir du matériel informatique qui suit les évolutions technologiques (10).

À retenir : le matériel courant de fonctionnement tel que le papier, les stylos, les dossiers ou enveloppes, les timbres, les frais d'abonnement et de communications téléphoniques doivent être imputés sur le budget de fonctionnement du CSE. S'ils sont pris en charge par l'employeur, ils pourront être déduits de la subvention de fonctionnement versée. De même, si vous décidez d'attribuer des téléphones portables à certains membres du comité, les frais d'abonnements doivent être pris en charge par le budget de fonctionnement du comité.

Le courrier du CSE

Dans le cadre de ses activités, le CSE peut avoir besoin d'envoyer des courriers ou d'en recevoir.

L'employeur n'a pas l'obligation de prendre en charge l'affranchissement du courrier envoyé par le CSE.

Le coût de l'affranchissement des lettres doit être imputé soit :

• sur le budget de fonctionnement : par exemple pour l'envoi d'un courrier de résiliation d'un contrat avec un prestataire ;
• sur le budget des activités sociales et culturelles : par exemple pour l'envoi de bons cadeaux par courrier, aux salariés.

Sachez également que l'employeur doit respecter le secret des correspondances. Un courrier adressé au CSE ou à l'un de ses membres, ne doit pas être ouvert par l'employeur (11).

Les comptes bancaires du CSE

Le CSE est une personne morale disposant de ressources financières :

• un budget de fonctionnement ;
• un budget destiné aux activités sociales et culturelles.

Il lui est donc nécessaire d'ouvrir un compte bancaire.

S'il n'est pas obligatoire d'ouvrir deux comptes distincts pour chacun des budgets, il est cependant judicieux de le faire, notamment pour les raisons suivantes :

• respecter le principe de séparation des budgets ;
• suivre et maîtriser l'utilisation de chacun des budgets et ainsi s'assurer de la bonne utilisation qui en est faite. L'ouverture de comptes distincts permettra en effet de mieux suivre et maîtriser les dépenses et facilitera la gestion de la comptabilité.

Avant d'ouvrir un compte bancaire, le CSE doit adopter une délibération en réunion plénière.

Ainsi, la décision d'ouvrir un compte bancaire doit être inscrite à l'ordre du jour et votée à la majorité des membres du CSE présents. Le choix de la banque et des personnes mandatées pour accomplir les formalités auprès de l'établissement bancaire, doivent également être déterminés à cette occasion. Souvent, ce sera le trésorier du CSE.

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