Guichet unique des entreprises : principe et procédure de secours alternative

Qu'est-ce que le guichet unique INPI pour les formalités des entreprises ?

Le guichet unique pour les formalités des entreprises est un service informatique leur permettant de réaliser plus simplement les formalités déclaratives liées à leur création, à la modification de leur situation ou à la cessation de leurs activités auprès d'une administration, d'une personne ou d'un organisme (1).

Initialement mis en place le 1ᵉʳ avril 2021, il est aussi appelé "guichet électronique des formalités des entreprises" et est géré par l'Institut national de la propriété industrielle (INPI).

Les entreprises disposaient d'une période transitoire pour leur permettre de s'adapter à ce nouveau service, qui a officiellement pris fin le 31 décembre 2022.

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, les entreprises ont théoriquement l'obligation d'effectuer toutes leurs formalités via le guichet unique.

Le guichet unique est accessible à partir du portail INPI, de manière gratuite et sécurisée.

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Quelles formalités/démarches peuvent être effectuées via le guichet unique ? 

Le guichet électronique permet en principe à une entreprise (2) :

• d'établir un dossier unique pour déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités auprès d'une administration, d'une personne ou d'un organisme ;
• de transmettre le dossier aux administrations, personnes ou organismes concernés et aux autorités qui sont compétentes pour délivrer les autorisations d'accès à une activité réglementée ou les autorisations d'exercice d'une telle activité ;
• de payer les frais liés aux formalités.

Ce guichet est compétent pour toutes les entreprises qui ont un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France, peu importe le secteur d'activité ou le statut juridique (SARL, entreprise individuelle, SAS, etc.).

Il est également compétent pour les entreprises étrangères qui souhaitent exercer une activité en France.

quelques exemples de formalités qu'une entreprise peut réaliser via le guichet unique, peu importe son secteur d'activité :

• pour la création d'entreprise : déclaration de début d'activité, immatriculation à certains registres (registre du commerce et des sociétés -RCS, répertoire des métiers, répertoire Sirene...), déclaration d'existence auprès des impôts, des assurances maladies, de l'inspection du travail, affiliation aux URSSAF ;
• pour la modification d'une entreprise : déclaration de changement de nom, d'adresse de correspondance, de forme juridique, de capital social, de dirigeants, cessation temporaire ou partielle d'activité, ouverture ou modification d'établissement ;
• déclaration de cessation d'activité ou de radiation de l'entreprise, fermeture d'établissement.

Quels organismes sont remplacés par le guichet électronique unique ? Peut-on toujours s'adresser aux centres de formalités des entreprises (CFE, Urssaf, CCI, Chambre des métiers...) ?

Il existait 6 réseaux de CFE selon l'activité exercée par l'entreprise, le statut juridique ou le lieu d'exercice de l'activité. Le guichet unique géré par l'INPI a théoriquement remplacé les 6 réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE) depuis le 1ᵉʳ janvier 2023. Désormais, il ne devrait plus exister qu'une seule interface pour réaliser l'ensemble des formalités d'entreprise (3), ce qui n'est cependant pas le cas en pratique.

Comment utiliser le guichet unique INPI pour la première fois ? Comment fonctionne-t-il ?

Peu importe le secteur d'activité de votre entreprise, vous avez en principe la possibilité d'effectuer toutes les formalités relatives à sa création, à sa modification ou à sa cessation d'activité via le guichet unique.

Si vous n'avez encore jamais utilisé le guichet unique, voici les démarches à accomplir :

1. Se rendre sur le site du guichet électronique : https://procedures.inpi.fr ;Créer son espace personnel en cliquant sur "Première visite ? Créez-vous un compte" à droite de l'écran. Vous tomberez alors directement sur la page de création de compte :
2. - vous devez alors fournir plusieurs informations (civilité, nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone etc...) ;
   - vous devrez également choisir un mot de passe (n'oubliez pas de le noter pour vous en souvenir) ;
3. Votre espace personnel est désormais créé. Après la création de votre espace personnel, il vous suffira de renseigner à chaque nouvelle connexion votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis de cliquer sur "se connecter" pour y accéder ;
4. Vous pouvez désormais accomplir les formalités relatives à votre entreprise ;
5. Une fois validé, votre dossier est transmis à l'organisme unique : vous pouvez consulter à tout moment l'état d'avancement des formalités réalisées sur le site du guichet unique, depuis le tableau de bord de votre espace personnel.

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Qu'est-ce que la procédure de secours, "dérogatoire" ou "de continuité", mise en place lorsque le guichet unique ne fonctionne pas ?

L'utilisation du guichet unique est en principe obligatoire depuis le 1ᵉʳ janvier 2023. Néanmoins, le service a rencontré de nombreux dysfonctionnements, ce qui a poussé le Gouvernement à mettre en place une procédure spécifique de secours pour assurer la continuité du service (4).

Réouverture partielle de la plateforme Infogreffe.fr sur la fin d'année 2023

Si les formalités relatives à la création d'entreprise ne semblent pas connaître de dysfonctionnement, ce n'est pas le cas des formalités réalisées sur le guichet unique à l'occasion d'une modification ou d'une cessation de société.

Ayant pris en compte ces dysfonctionnements, le Gouvernement a mis en place plusieurs mesures pour y remédier. Différents travaux informatiques ont été réalisés pour améliorer les délais de traitement des dossiers de création d'entreprise et absorber le stock de formalités de modifications et de cessations du mois de janvier.

Depuis le 20 février 2023, les formalités de modification et de cessation qui nécessitent une inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) peuvent de nouveau être réalisées sur la plateforme Infogreffe et par la voie papier, et ce, initialement, jusqu'au 30 juin 2023 (5).

Cependant, malgré l'achèvement prévu du Guichet Unique des Entreprises (GUE), le ministère de l'Économie a une première fois prolongé la possibilité de recours à ces mesures alternatives jusqu'au 31 décembre 2023.

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Audit de la Cour des comptes et mise en place de la procédure de continuité du guichet unique jusqu'à la fin de l'année 2024

À la suite des nombreuses déconvenues rencontrées dans le cadre de la mise en place du Guichet électronique, la Cour des comptes a procédé à un audit de celle-ci, et rendu un rapport dont les conclusions sont relativement négatives (6). Parmi ses nombreuses observations figurent notamment : 

• la mise en œuvre chaotique du guichet électronique, liée notamment à l'absence de possibilité de vérifier que le système avait la capacité de gérer des flux d'informations importants ;
• la multiplication de dysfonctionnements importants, ayant fortement pénalisé les entreprises, d'autant que le dispositif de secours mis en place dans l'urgence s'est finalement révélé insuffisant pour absorber leurs besoins.

En conclusion, la Cour des comptes avait estimé impossible la possibilité d'une mise en œuvre opérationnelle du dispositif au 1ᵉʳ janvier 2024. Ayant certainement pris acte de cette conclusion, le Ministère a décidé de prolonger, par arrêté (7), la possibilité de relais vers une procédure de secours jusqu'au 31 décembre 2024. 

Pou rappel, celle-ci est destinée à être mise en œuvre en cas de difficulté grave rencontrée dans le cadre d'une déclaration sur le guichet. 

Concrètement, on parle de "difficulté grave" pour désigner un obstacle réunissant 2 critères cumulatifs : 

• d'abord, une indisponibilité générale du service informatique, qui empêche le dépôt de dossiers ou l'existence d'un blocage répétitif sur un type spécifique de formalité ;
• ensuite, l'impossibilité de déposer le dossier qui n'est pas de nature à être résolue dans un délai de 48 heures à compter de son constat.

En pratique, la décision de déclenchement de la procédure dite de "continuité" est prise dans les 24 heures suivant la réception d'un tel signalement. 

La procédure de continuité prévoit, selon le type de formalité concernée par le blocage : 

• le recours à Infogreffe, uniquement accessible depuis un lien de redirection depuis formalites.entreprises.gouv.fr ou, par défaut, l'utilisation d'un formulaire papier adressé ou déposé au greffe du tribunal (de commerce ou judiciaire) territorialement compétent ;
• l'utilisation d'un téléservice spécial de l'Urssaf (là aussi uniquement accessible via formalites.entreprises.gouv.fr) ou, par défaut, l'utilisation d'un formulaire papier destiné à être adressé à l'Urssaf.

Lors de l'utilisation de la procédure de secours, le déclarant doit recevoir un récépissé qui mentionne : 

• le type de la formalité et la durée de son indisponibilité sur le système d'information ;
• la date du jour d'édition du récépissé ;
• l'obligation pour l'entreprise de satisfaire à ses obligations déclaratives en déposant sa formalité sur le site du guichet unique électronique des formalités d'entreprises dans les 30 jours duivant la fin de la difficulté grave affectant ce type de formalité sur le guichet.

Notez à ce sujet que lorsque la difficulté grave a été résolue par l'organisme unique, un message d'information sur le site du guichet unique électronique des formalités d'entreprises invite le déclarant à procéder, sauf exceptions, au dépôt, sur ce même guichet, de sa formalité accompagnée du récépissé, dans ce délai de 30 jours.

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