Informations obligatoires sur la relation de travail : quelle obligation pour l'employeur ?

Actualité :

L'arrêté fixant les modèles de documents d'information a été publié le 3 juin 2024. Plus de détails au sein de cet article !

Définition: quel est l'enjeux derrière la nouvelle obligation d’information sur les principaux éléments de la relation de travail ? 

Lors de l'embauche d'un salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) ou en contrat à durée déterminée (CDD), l'employeur a l'obligation d'informer celui-ci sur un certain nombre d'éléments portant sur la relation de travail qui les lie.

Ces informations sont généralement communiquées dans le contrat de travail, au moment de la signature du contrat.

Cette obligation a été renforcée depuis le 1er novembre 2023. En effet, de nouvelles informations doivent être transmises aux salariés nouvellement embauchés et les délais de transmission de ces informations ont été raccourcis.

À l'origine, c'est la Loi DDADUE du 9 mars 2023 transposant une Directive européenne du 20 juin 2019 qui a renforcé cette obligation d'information (2). Puis c'est un décret daté du 30 octobre 2023 qui a permis son application (3). Récemment, un arrêté du 3 juin 2024 a permis d'y voir plus clair sur la forme que devez prendre ces documents d'information, en fournissant des modèles aux employeurs (4).

L'enjeu de cette obligation est de sécuriser les relations de travail qui lient les employeurs aux salariés mais également d'améliorer les conditions d'emploi de ces derniers.

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Employeurs concernés : quelles sont les entreprises concernées par l'obligation d'information sur les éléments essentiels de la relation de travail ?

Toutes les entreprises sont concernées dès lors qu'elles embauchent un nouveau collaborateur. Et ce, peu importe l'effectif de l'entreprise.

En effet, l'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail (1).

 Bon à savoir : toutefois, cette obligation ne s'applique pas aux particuliers employeurs dès lors que le temps de travail de leur salarié ne dépasse pas 3 heures par semaine sur 4 semaines consécutives et qu'ils utilisent le Chèque Emploi Service Universel (CESU).

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Nature des informations : quelles sont les informations obligatoires que l'employeur doit fournir au salarié nouvellement embauché ?

Si un certains nombres d'informations étaient déjà communiquées aux salariés nouvellement embauchés notamment via la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) le contrat de travail ou encore le bulletin de paie, cette nouvelle obligation, sous l'impulsion de la norme de l'Union européenne, étend la liste des informations à transmettre au travailleur lors de son embauche.

 Ces informations sont au nombre de 14. Le calendrier de communication varie selon la nature de ces dernières (5) :

• 7 jours calendaires à partir de la date d'embauche ;
• ou 1 mois à partir de la date d'embauche.

Les éléments à communiquer sous 7 jours calendaires

Certaines informations relatives à la relation de travail doivent être communiquées individuellement au salarié et ce, au plus tard le 7ème jour calendaire à compter de la date d'embauche (5).

Ces informations sont les suivantes :

  Bon à savoir : lorsque l'embauche d'un nouveau salarié se fait en contrat à durée déterminée (CDD), la date de fin ou la durée prévue de la relation de travail doit lui être communiquée.

Les éléments à communiquer dans le délai de 1 mois

D'autres informations, quant à elles, doivent être transmises au salarié dans le délai d'un mois à compter de la date d'embauche du salarié :

  Bon à savoir : lorsque la relation de travail est un contrat de travail temporaire, l'identité de l'entreprise utilisatrice doit lui être communiquée dans le délai de 1 mois à compter de sa date d'embauche.

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Les informations spécifiques à fournir au salarié appelé à travailler à l'étranger

Lorsqu'un salarié est appelé à travailler à l'étranger pour plus de 4 semaines consécutives, des informations spécifiques à lui communiquer sont prévues (6) :

• le ou les pays dans lesquel le travail à l'étranger est effectué et la durée prévue ;
• la devise servant au paiment de la rémunération (peut prendre la forme d'un renvoi aux dispositions législatives, réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables) ;
• le cas échéant, les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;
• des renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s'il l'est, les conditions de rapatriement du salarié.

Lorsque le détachement a lieu au sein de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen (EEE), le salarié est en outre informé :

• de la rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l'État d'accueil (peut prendre la forme d'un renvoi aux dispositions législatives, réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables) ;
• le cas échant, des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture ;
• de l'adresse du site internet national mis en place par l'État d'accueil.

L'ensemble de ces informations doit être communiqué au salarié avant son départ.

 Pour aller plus loin : Salarié détaché à l'étranger (UE et hors UE) : ce qu'il faut savoir !

Document de communication : comment communiquer au salarié les informations obligatoires ? 

Les informations relatives à la relations de travail peuvent être communiquées sous format papier, par tout moyen conférant date certaine. Vous pouvez donc transmettre celles-ci en main propre contre signature d'une décharge ou encore par courrier recommandé avec accusé de réception (7).

Ces informations peuvent être anexées dans un document transmis avec contrat de travail du salarié. En pratique, c'est généralement la solution retenue. Le salarié étant amené à signer son contrat lors de son embauche, cela reste le moyen le plus sûr de ne pas oublier de lui communiquer certaines informations. C'est d'autant plus le cas, dans le cadre d'un CDI à temps partiel ou mi-temps ou un CDD qui, contrairement au CDI à temps plein, doivent obligatoirement faire l'objet d'un écrit. Toutefois, il a été précisé que ce document (ou ces documents) doit nécessairement être différent du contrat de travail.

Mais, il est également possible d'adresser ces informations sous format électronique, à condition :

• que le salarié dispose d'un moyen d’accéder à l'information sous format électronique ;
• que les informations puissent être enregistrées et imprimées par le salarié ;
• de conserver un justificatif de transmission ou de la bonne réception de ces informations par le salarié.

L'arrêté fixant des modèles de documents visant à faciliter la communication de ces informations a été publié le 3 juin 2024 (4). Ces 5 modèles sont proposés aux entreprises mais il n'y a aucune obligation d'utiliser ceux-ci. Les entreprises sont en effet libres d'utiliser d'autres modèles de documents.

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Modification : que faire si les informations relatives à la relation de travail doivent faire l'objet d'une modification ?

Dans le cas où une ou plusieurs informations doivent faire l'objet d'une modification, l'employeur doit remettre au salarié un document qui indique les modifications en question (8).

Ce document peut là encore, être remis sous format papier ou électronique et ce, dans les plus brefs délais et au plus tard à la date de prise d'effet de la ou les modifications. 

Pour aller plus loin : Modification du contrat de travail : l'avenant est-il obligatoire ?

Bon à savoir :

Lorsque la modification d'une information est due exclusivement à un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur, il n'est pas nécessaire de remettre un tel document au salarié.

Rétroactivité : que se passe-t-il pour les contrats signés avant le 1er novembre 2023 ?

L'obligation d'information ne concerne pas uniquement les contrats de travail conclus à partir du 1er novembre 2023.

Les contrats déjà en cours à cette date sont eux aussi concernés (9).

Ainsi, lorsqu'une ou plusieurs informations relatives à la relation de travail n'ont pas été communiquées à un salarié recruté avant le 1er novembre 2023, le salarié a la possibilité d'en demander la communication, à tout moment, à son employeur.

Vous êtes tenu de répondre à sa demande dans le délai de 7 jours ou de 1 mois, selon l'information qui est demandée.

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Risque : quelles sont les sanctions prévues pour l'employeur qui ne respecte pas correctement cette obligation ?

Si vous ne transmettez pas aux salariés les informations relatives à la relation de travail dans les délais prévus (7 jours ou 1 mois selon la nature de l'information), celui-ci a la possibilité de vous mettre en demeure de les lui communiquer ou de les compléter (10).

Puis, en l'absence de transmission des informations en cause dans un délai de 7 jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure, il peut saisir le conseil de prud'hommes pour les obtenir.

 Attention ! Le salarié ne peut pas saisir la juridiction prud'homale s'il n'a pas effectuer la mise en demeure au préalable.

Découvrez les autres changements issus de la législation européenne : 

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