Plan de continuité d'activité (PCA) : définition, exemples, procédure

Qu'est-ce que le PCA d'une entreprise (plan de continuité d'activité) ? Définition 

Un plan de continuité d'activité (PCA) est un document qui explique comment une entreprise continuera à fonctionner pendant une interruption de service non planifiée.

Plus précisément, selon un règlement pris en 1997 (1), puis mis à jour par arrêtés, notamment en 2005 (2), le PCA comprend l'ensemble des mesures permettant à une entreprise en cas d’événement majeur perturbant gravement son fonctionnement normal :

• d'organiser la poursuite de ses tâches opérationnelles ;
• d'assurer le maintien et la continuité de ses activités essentielles (le cas échéant, de façon temporaire selon un mode dégradé) ;
• de préparer la sortie de crise et la reprise planifiée de son activité.

Ainsi, le PCA doit permettre à l'entreprise de répondre à ses obligations externes (législatives, réglementaires, contractuelles) et internes (limiter les pertes de ressources et de marché pour tenir ses objectifs, assurer la survie de l'entreprise, veiller à son image, etc.).

Enfin, ce dernier doit prévoir les ressources et les procédures adaptées afin que puisse être appliquée la stratégie de continuité adoptée par l'entreprise, et qu'elle puisse ainsi se rétablir, reprendre et retrouver un niveau de fonctionnement prédéfini suite à l'interruption de son activité.

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Pour quelles raisons élaborer un plan de continuité d'activité en entreprise ? Exemples de crises majeures

En même temps que les opportunités, notre monde de plus en plus interconnecté apporte aussi son lot de risques. Ils peuvent se transformer en véritables crises : conflits internationaux, pandémies, cyber-attaques contre l'entreprise sont quelques-uns des récents exemples qui ont illustré le fait que tout peut arriver. D'ailleurs, ce sont ces mêmes événements qui peuvent être à l'origine d’importantes répercussions sur l'activité principale de l'entreprise (reconnaissable grâce au code APE/NAF) :

• financières (pertes de revenus pendant la crise en raison de l'arrêt de l'activité, coûts engendrés en raison des charges qui doivent être assumées par l'entreprise, etc.). D'ailleurs, tout ceci est notamment visible lors de l'évaluation de la situation financière de votre entreprise ;
• commerciales (perte de marchés, perte de clients, perte de fournisseurs ou de partenaires commerciaux, etc.) ;
• juridiques (sanctions financières, administratives ou pénales en cas de non-respect de ses obligations légales, réglementaires ou contractuelles) ;
• en terme d'image et de réputation (perte de visibilité sur le marché, perte de confiance des clients, fournisseurs ou partenaires craignant que les engagements de l'entreprise ne soient pas tenus, etc.).

Le plan de continuité d'activité permet ainsi d'optimiser la pérennité de l'entreprise.

S'il n'est certes pas possible de prévoir et de maîtriser toutes les crises majeures auxquelles une entreprise peut avoir à faire face, le plan de continuité d'activité a néanmoins le mérite, lorsqu'une telle crise survient, de lui permettre d'en réduire les effets directs pendant la période de perturbation, mais également de limiter les conséquences négatives de la crise dans la durée.

Au final, si la mise en place d’un PCA n’est pas une obligation légale, elle est toutefois recommandée afin d’anticiper la survenue d’une crise et de protéger l’entreprise de tout préjudice économique.

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PCA complet ou PCA simplifié ?

Le PCA s’inscrit dans une démarche globale de résilience qui intègre également la gestion du risque (notamment les plans de prévention et de protection). Néanmoins, pour satisfaire une contrainte de temps ou lorsque la démarche de gestion du risque n’est pas encore en place, une approche simplifiée est possible.

La démarche simplifiée 

La démarche simplifiée concerne uniquement les actions qui permettent de résister au choc. 

Ainsi, lorsque l’entreprise ne dispose pas de l’anticipation nécessaire ou n’a pas encore de stratégie globale de gestion des risques, elle peut malgré tout réaliser un PCA simplifié.

Dès lors, il s’agit de se concentrer uniquement sur les actions majeures prioritaires permettant de résister à une crise, de maintenir les activités essentielles et de reprendre l’activité une fois la crise passée. 

Le PCA simplifié, contrairement au plan de continuité d’activité complet, ne s’intègre pas dans une stratégie globale de gestion des risques de l’entreprise. Au final, il permet donc de préparer une stratégie spécifique, rapide et simplifiée pour résister à un scénario donné.

La démarche complète 

Elle s’inscrit dans la continuité de la politique de gestion des risques de l’organisation. 

La gestion de risque permet en outre de mieux connaître les conséquences possibles ainsi que leur probabilité, et donc de définir rationnellement la stratégie de continuité d’activité.

Bon à savoir :

Le PCA complet reste la démarche la plus exhaustive pour l'employeur. 

Quelles informations doit contenir un PCA ? Quelle est la procédure ?

Pour créer ce document stratégique, il faut impérativement qu'en son sein y figure certaines informations indispensables :

• une définition du contexte et des obligations de l'entreprise ainsi que des objectifs du PCA : pour cela, il est nécessaire d'établir la liste des activités essentielles que doit réaliser votre entreprise pour atteindre ses objectifs et tenir ses obligations. La liste des processus clés utiles au fonctionnement des activités essentielles devra également paraître ;
• une évaluation des risques retenus comme les plus graves pour la continuité de l'activité : ces derniers doivent être explicités au moyen de scénarios possibles (crue, pandémie, destruction de site, etc.). Toutefois, vous ne pourrez pas prendre en compte tous les scénarios, de sorte qu'il faut y inscrire en priorité les risques les plus graves.
  L'analyse complète des risques potentiels que peut rencontrer votre entreprise vous permettra de disposer d'une grille d'évaluation et de critères objectifs pour décider des priorités dans la gestion de la crise.
• la stratégie de continuité d'activité : il s'agit d'établir et de décrire, pour chaque activité essentielle, et ce, jusqu'à la reprise de la situation normale :
  - les niveaux de service retenus ;
  - les durées d'interruption maximales pour ces différents niveaux de service ;
  - les ressources et les procédures permettant d'atteindre les objectifs, en tenant compte des ressources critiques qui peuvent avoir été perdues ;
• le rôle des différents responsables de la mise en oeuvre du PCA ainsi que les procédures et moyens nécessaires à sa mise en oeuvre ;
• un dispositif de gestion de crise : vous devez notamment prévoir des procédures de détection d'incident, d'alerte et d'activation de cellule de crise et de déclenchement des dispositions du PCA (solution palliative, mode secours avec fonctionnement dégradé). L'objectif d'un tel dispositif est de vous permettre de conduire la mise en oeuvre opérationnelle du PCA ;
• un dispositif de maintenance opérationnelle du plan ayant un triple objectif :
  - établir des indicateurs permettant de vérifier et de mesurer l'efficacité du plan au regard des objectifs de continuité, la bonne mise en oeuvre des dispositifs prévus dans le PCA et les niveaux de service constatés sur les activités essentielles, le fonctionnement des processus spécifique au PCA ainsi que la disponibilité des ressources de secours ;
  - mettre en place des dispositifs de mesures relatives à des tests périodiques, à des exercices ou à un sinistre vécu ;
  - identifier des axes de progrès et d'amélioration qui peuvent être apportés au PCA.

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Comment élaborer un plan de continuité d'activité ? Comment le rédiger et gérer sa mise en place ?

Pour élaborer un plan de continuité d'activité, plusieurs étapes doivent être scrupuleusement respectées :

• définir le contexte et les objectifs de l'organisation ;
• identifier et formaliser les besoins de continuité ;
• identifier et gérer les risques prioritaires ;
• choisir les scénarios à prendre en compte ;
• formaliser les moyens ainsi que les procédures ;
• définir la stratégie de continuité ;
• spécifier les procédures de gestion de crise et de communication.

Une fois ces étapes réalisées, vous pourrez commencer la rédaction du plan de continuité.

Néanmoins, la rédaction d'un PCA demeure très complexe. C'est pourquoi, il est recommandé d'avoir recours à l'expertise d'un profesionnel du Droit, généralement un avocat, afin d'obtenir une aide à la préparation. Cela se fera moyennant un prix/tarif défini par l'avocat.

Le PCA doit-il être mis à jour ?

Les priorités d'organisation des entreprises évoluent en fonction de leurs obligations contractuelles, légales et réglementaires, de leurs objectifs, de leurs relations avec les partenaires externes (clients, négociation avec ses fournisseurs par exemple, etc.) et des risques nouveaux auxquels elles peuvent avoir à faire face, comme tel fut notamment le cas avec la crise sanitaire de la Covid-19 reconnue comme une maladie professionnelle sous certaines conditions.

Il est donc nécessaire que le PCA soit mis à jour régulièrement pour tenir compte de l'évolution de l'ensemble de ces paramètres. En effet, même une fois mis en oeuvre, vous devez faire évoluer ce dernier afin de garantir son efficacité.

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