Le principe : aucune perte de rémunération pour l'exercice du mandat
En tant que représentant du personnel, l'exercice des missions liées à votre mandat ne doit donner lieu à aucune perte de rémunération. A défaut, votre employeur se rend coupable de discrimination à votre égard et vous êtes fondé à engager une action en justice.
Les heures de délégation ou le temps passé en réunion obligatoire doivent être considérés comme du temps de travail effectif et donner lieu à maintien de salaire :
- salaire de base perçu pour chaque heure travaillée ;
- les différentes primes et indemnités forfaitaires qui complètent ce salaire de base.
L'exercice du mandat ne doit rien coûter à son titulaire. Ainsi, le plus souvent, les frais de déplacement sont pris en charge par l'employeur.
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Spécialement rédigé pour guider les membres du CSE dans la compréhension des textes sur le fonctionnement du comité, ce dossier est fait pour vous !
Inclus : 32 questions essentielles, 5 modèles de lettres, 1 modèle de contrat
Remboursement des frais de déplacement, d'hébergement et de restauration des élus pris en charge par l'employeur (réunions du CSE ou formation obligatoire du CSE)
Les membres du comité social et économique (CSE) qui doivent se rendre à une réunion obligatoire sur convocation de l'employeur ou à une formation obligatoire du CSE ne doivent pas prendre à leur charge les frais de déplacement.
C'est l'employeur qui doit donc assumer les éventuels frais de déplacement des représentants du personnel (1). Sont concernés les frais de transport en commun ou encore ceux dus à l'utilisation du véhicule personnel du titulaire du mandat. Dans ce dernier cas, c'est le barème kilométrique de l'URSSAF qui doit s'appliquer.
Dans le cas où ces réunions obligatoires ou ces formations obligatoires nécessiteraient des nuits d'hôtel ou des repas au restaurant, ces frais supplémentaires seront eux aussi, pris en charge par l'employeur (2).
Vous avez fait des avances de frais lors d'une réunion du CSE ?
Demandez à votre employeur d'être remboursé de ces frais en utilisant notre modèle de lettre.
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L'employeur devra assumer les frais résultant des réunions périodiques obligatoires et des réunions qu'il décide d'organiser de sa propre initiative. Mais il devra également assumer les frais relatifs aux réunions demandées à la majorité des membres du CSE (3), parce qu'elles sont considérées comme obligatoires (4). Ces frais ne doivent en aucun cas être imputés sur le budget de fonctionnement du Comité selon les juges (5).
Si votre employeur refuse de prendre en charge vos frais de déplacement, il commet un délit d'entrave (6).
Pour tout savoir sur le délit d'entrave et comment le faire sanctionner
Ce dossier vous donne la définition du délit d’entrave au CSE ainsi que les sanctions pénales encourues (peine d’amende, d’emprisonnement) et vous explique toute la procédure pour le dénoncer.
Inclus : 17 questions essentielles, 4 modèles de lettres, 1 fiche express
Sachez que votre employeur peut fixer les modalités de prise en charge des frais de déplacement, d'hôtellerie ou de restauration, notamment par le biais d'un accord collectif, à condition de ne laisser subsister aucune dépense à votre charge.
Le temps de trajet pour se rendre à une réunion CSE doit-il être déduit des heures de délégation ?
De même, le temps de trajet, effectué pendant les heures de travail, pour se rendre à une réunion du CSE convoquée par l'employeur, le temps passé doit être considéré comme du temps de travail effectif et n'est donc pas déduit du crédit d'heures délégation.
Les frais de déplacement à rembourser via le budget de fonctionnement du CSE
Dans le cadre des réunions non obligatoires ou des réunions qui ne sont pas à l'initiative de l'employeur, ce dernier n'a pas à vous rembourser les frais de déplacement.
Ainsi, si vous organisez des réunions préparatoires avant les réunions obligatoires, vous ne pourrez pas demander à votre employeur le remboursement des frais engagés dans ce cas (7). En effet, ces réunions n'étant pas obligatoires, elles restent à la charge des représentants du personnel qui sont d'ailleurs tenus d'utiliser leur crédit d'heures de délégation pour y participer. Les frais engendrés par ces réunions seront donc à rembourser via le budget de fonctionnement de l'instance. Chaque élu devra communiquer les justificatifs des frais avancés afin de se faire rembourser. L'instance peut mettre en place un modèle de notes de frais afin de suivre comptablement ce type de dépenses.
Bon à savoir : Afin d'éviter tout abus, vous pouvez vous mettre d'accord sur les montants maximums pris en charge par le CSE et les faire figurer dans le règlement intérieur de votre instance.
De même, le temps passé à réaliser des inspections ou des enquêtes ne donne pas lieu à remboursement des frais de déplacements.
Déplacement pour enquêtes ou inspections
Avant la mise en place du CSE, l'employeur prendre en charge les frais de déplacement des membres du CHSCT lors des inspections ou enquêtes qu'ils réalisaient.
Désormais, ce n'est plus le cas, le Code du travail ne prévoit plus cette obligation.
Les frais de déplacement, les frais de repas ou de logements engrangés lors d'inspections ou enquêtes ne sont pas remboursés par l'employeur et doivent être imputés sur le budget du CSE.
📌 Notre astuce ? Prévoyez de négocier une clause dans le règlement intérieur du CSE prévoyant que l'employeur prendra en charge les frais de déplacement relatifs aux enquêtes et inspections.
L'employeur ne prend pas non plus en charge les frais de déplacement, d'hébergement ou de restauration dans le cadre des réunions des commissions internes au CSE (Commission santé, sécurité et conditions de travail, commission économique...) lorsque les réunions ne sont pas obligatoires ou qu'elles ne sont pas organisées à l'initiative de l'employeur (9).
Comment faire pour régler ces frais de déplacement non remboursés par l'employeur ? Qui pourra prendre en charge le repas des représentants du personnel et des éventuels invités aux réunions pour les aider dans l'exercice de leurs missions par exemple ?
Plusieurs solutions s'offrent à vous :
- l'utilisation du budget du CSE : le CSE peut prendre en charge les frais sur le budget de fonctionnement ou sur celui des activités sociales et culturelles, selon l'objet du déplacement ;
- la prise en charge par l'organisation syndicale si le mandat est exercé au nom du syndicat ;
- un accord collectif d'entreprise conclu avec l'employeur peut également prévoir les conditions et modalités d'indemnisation des frais exposés par les représentants du personnel, même en dehors des réunions obligatoires.
A retenir : les réunions donnant lieu à remboursement des frais de déplacement :
- Réunions périodiques obligatoires du CSE ;
- Réunions à l'initiative de l'employeur ;
- Réunions demandées à la majorité des membres du CSE ;
- Réunions dans le cadre de l'exercice du droit d'alerte du CSE en cas de danger grave et imminent ;
- Réunions à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;
- Réunions à la suite d'un événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement ;
- Réunions à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail ;
- Et toutes les autres réunions obligatoires ou organisées à l'initiative de l'employeur.
Dans les autres cas, lorsque les frais de déplacement, de restauration ou d'hébergement ne sont pas pris en charge par l'employeur, vous pouvez imputer ces frais sur le budget de fonctionnement ou sur le budget ASC du CSE. Vous pouvez également insérer une clause dans le règlement intérieur du CSE, en négociation avec votre employeur, prévoyant que ces frais seront à la charge de ce dernier.
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Références :
(1) Cass soc, 22 mai 2002, n°99-43990 (2) Cass. Soc. 5 octobre 1999, n°97-41590 ; Cass. Soc. 15 juin 1994, n°92-14985 ; Cass. Soc. 22 mai 2002, n°99-43990 ; Cass. Soc. 20 février 2002, n°99-44760 (3) Articles L2315-27 et L2315-28 du Code du travail (4) Cass. Soc. 22 mai 2002, n°99-43990 (5) Cass. Soc. 15 mai 2001, n°99-10127 ; Cass. Soc. 26 septembre 1990, n°87-45554 (6) Cass. Crim. 22 novembre 2005, n°04-87451 (7) Cass. Soc. 21 juillet 1993, n°91-42384 (8) Ancien article L4614-9 du Code du travail (9) Cass. Soc. 17 octobre 2018, n°17-13256Lexique :
CSE = Comité Social et Economique. Il remplace les anciens DP (Délégués du Personnel), CE (Comité d'Entreprise) et CHSCT (Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail). IRP = Institutions Représentatives du Personnel. CSSCT = Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail.
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