Comment fixer le salaire de votre employé : paiement, salaire minimum, SMIC, primes...

Qu'est-ce que la fixation d'un salaire au sein de l'entreprise ?

Définition

Le salaire est la contrepartie du travail effectué par le salarié.

Ainsi, sa fixation est le principe selon lequel le montant du salaire ainsi que ses différents avantages sont décidés librement entre le salarié et l’employeur.

En tant qu’employeur, vous êtes donc libre de fixer le salaire que vous désirez. 

Comment est-il possible de fixer le niveau des salaires ? Quels sont les modes de fixation ?

Plusieurs modes de fixation du salaire existent : 

• la fixation au temps en fonction du temps de travail effectif ;
• la fixation au rendement en fonction des normes connues et définies préalablement (travail sur pièces, primes, etc.) ;
• la fixation au forfait en heures, au mois ou annuel.

Cependant, vous avez pour obligation de respecter certaines règles puisque la libre fixation du salaire possède des limites. 

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Comment établir la rémunération du salarié ? Quelles sont les règles à respecter ?

Lors de l'embauche, le salaire brut est fixé d'un commun accord entre l'employeur et le candidat au travers d'un contrat de travail. De même, au cours de l'exécution du contrat, l'employeur est libre d'accorder ou non des augmentations aux salariés.

Ainsi, peu importe le secteur d'activité de votre entreprise, vous devez veiller à respecter certains minima, qu'ils soient prévus par la loi ou, le cas échéant, par la convention collective applicable. Un salaire décent doit en effet être versé à vos salariés, quelle que soit la situation qui se présente.

De plus, lorsqu'une augmentation du salaire brut est prévue par la loi ou par des dispositions conventionnelles, vous avez l'obligation d'appliquer ces augmentations à vos salariés s'ils étaient, jusqu'à présent, rémunérés en deçà de ces minima.

1. Respecter le SMIC (salaire minimum en vigueur) pour calculer le salaire d'un employé

Vous devez tout d'abord veiller à respecter le salaire minimum légal en vigueur.

Le Code du travail prévoit qu'un salarié ne peut pas être rémunéré en dessous du salaire minimum interprofessionnel de croissance (SMIC) en vigueur (1).

Bon à savoir :

Du 1er janvier au 31 octobre 2024, le montant du SMIC s'élèvait à 11,65 euros brut de l'heure (2). Cependant, depuis le 1er novembre 2024, il a été revalorisé de façon anticipée. Plus précisément, ce dernier a connu une hausse de 2%, le faisant passer à 11,88 euros brut de l'heure (3).

Ainsi, dans l'hypothèse où le salaire de vos salariés ne respecterait pas le SMIC en vigueur (salaires inférieurs au SMIC), vous serez alors contraint d'effectuer un rattrapage de salaire.

Plus précisément, si vos salariés s'aperçoivent que vous ne respectez pas le montant du salaire minimum auquel ils ont droit, ces derniers peuvent non seulement vous demander un rappel de salaire, mais aussi le versement de dommages-intérêts.

Par ailleurs, vous encourez également une amende de (4) :

• 1 500 euros pour une personne physique ;
• 7 500 pour une personne morale.

2. Respecter et verser le salaire minimum conventionnel

Outre le SMIC, vous devez aussi respecter le salaire minimum conventionnel. En effet, la convention collective applicable à votre entreprise peut prévoir un salaire minimum plus élevé que le SMIC en vigueur.

Autrement dit, votre convention collective peut déterminer une grille des salaires fixant le montant du salaire minimum conventionnel qui doit être versé à vos salariés en fonction de leur classification, échelon et/ou position. Par conséquent, vous devez donc veiller à la consulter avant toute prise de décision.

Par ailleurs, il est possible que le minimum conventionnel correspondant à la classification de votre salarié soit, au contraire, inférieur au SMIC. Dans ce cas, vous devez rémunérer votre salarié au moins au niveau du minimum légal, c'est-à-dire à hauteur du SMIC. 

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3. Décider du versement d'un salaire plus élevé

Bien entendu, les minima prévus par la loi et les dispositions conventionnelles applicables constituent des seuils en dessous desquels il n'est pas possible de rémunérer votre salarié. Néanmoins, le salaire versé à votre employé peut tout à fait être supérieur : la rémunération sert souvent de levier de motivation, ce qui vous permettra de recruter de nouveaux talents ou de fidéliser vos collaborateurs.

Pour prévoir des seuils de rémunération plus élevés, vous pouvez le faire au moment de l'embauche du salarié (au cours de l'entretien d'embauche avec un candidat) ou en cours d'exécution du contrat de travail, notamment pendant l'entretien annuel, ou encore lors de négociations.

Par ailleurs, plutôt que de verser un salaire de base plus élevé, vous pouvez aussi opter pour des compléments de salaire qui figureront sur le bulletin de paie de votre salarié.

Exemple :

L'attribution d'avantages en nature (tels qu'un véhicule ou un logement de fonction), sont des éléments qui peuvent être proposés au salarié comme une alternative à un salaire de base plus élevé.

Quels éléments peuvent augmenter le salaire de base ? Peut-il être constitué d'un salaire fixe et d'un salaire variable ?

Il est tout à fait possible de prévoir un salaire variable, en plus du salaire fixe, afin de motiver le salarié dans la réalisation de ses objectifs.

Dans ce cas, la rémunération du salarié est alors composée (5) :

• d'une partie fixe correspondant au salaire de base ;
• d'une partie variable correspondant à la performance du salarié, autrement dit, qui sera donnée en fonction des objectifs atteints (versement de primes au salarié comme une prime sur objectifs, une prime de rendement, une prime de productivité, des commissions). Elle est versée en complément de son salaire de base.

Seulement, cette partie variable doit faire l'objet d'une totale transparence, et ce, dans le but que le salarié puisse vérifier par lui-même, le calcul de sa rémunération variable.

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À quelle obligation de transparence êtes-vous tenu concernant les éléments de rémunération de vos salariés ?

Lorsque la rémunération de votre salarié est composée d'éléments variables (primes sur objectifs, commissions, etc.), vous êtes dans l'obligation, en tant qu'employeur, de faire preuve de transparence dans la rémunération.

De ce fait, vous êtes contraints de porter à la connaissance des salariés, les données qui leur permettent de vérifier les calculs de leur rémunération variable.

Le mode de calcul choisi, et réellement retenu, doit leur être communiqué. Ainsi, il n'est pas possible de déclarer certaines de ces données comme confidentielles (objectifs, modalités de fixation, etc.) (6).

Rappel :

L'employeur doit remettre au salarié nouvellement embauché, un ou plusieurs documents écrits, contenant les principales informations sur la relation de travail (7), dont les éléments constitutifs de sa rémunération, indiqués séparément (8).

Dans quels cas peut-on baisser le salaire d'un salarié ?

En cas de difficulté économique, de baisse de performance, ou encore en cas de faute commise par votre salarié, vous pouvez être tenté de modifier unilatéralement la rémunération de celui-ci à la baisse.

Pour autant, sans l'accord du salarié, vous ne pouvez opérer une baisse de la rémunération de vos salariés, car elle est un élément essentiel du contrat de travail.

Néanmoins, s'il n'est pas possible de modifier unilatéralement la rémunération, la baisse de salaire devient possible lorsque le salarié donne son accord préalable, et toujours sous réserve du respect du minimum légal ou conventionnel. Pour que l'accord du salarié soit valable, il ne doit pas agir sous la contrainte !

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Trop-perçu, prime versée par erreur au salarié : l’employeur peut-il récupérer l’argent indu ?

Il arrive qu’un trop-perçu ou une prime ait été versée, par erreur, par un employeur à son salarié.

Bon à savoir :

Dans ce cas, les solutions sont différentes et s’étudient au cas par cas, selon le contexte, les arguments de l’employeur, etc.

L'employeur peut-il récupérer le trop-perçu par le salarié ?

Principe

Oui, si vous avez versé par erreur une somme non due à votre salarié, vous êtes en droit de lui demander de vous la rembourser. Pour ce faire, vous disposez d'un délai de 3 ans à partir du jour où vous vous apercevez de votre erreur, pour entamer les démarches.

La retenue sur salaire ne peut toutefois pas être supérieure à 10 % du salaire net du salarié.

En définitive, en cas de trop-perçu, l'employeur peut :

• prévoir à l'amiable les conditions du remboursement ;
• récupérer les sommes qui ne devaient pas être perçues (dans la limite des sommes autorisées en matière de saisie sur rémunération) ;
• déclencher une action en justice devant le Conseil de Prud'hommes visant à obtenir le remboursement.

Exception 

La loi ne règle que le cas de la rupture du contrat de travail pour motif économique. Dans ce cas, le salarié conserve le supplément de rémunération qu’il a, le cas échéant, perçu par rapport au nombre d’heures effectivement travaillées (9). Ensuite, cette même solution a été étendue par la jurisprudence au licenciement sans cause réelle et sérieuse (10).

Plus récemment encore, il a été jugé que récupérer le trop-perçu par le salarié soumis à des horaires modulés avec rémunération "lissée" n'est pas toujours permis, notamment lorsque le déficit d’heures travaillées relevait d’une insuffisance de planification de la part de l'employeur (11).

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L’employeur peut-il supprimer et récupérer une prime octroyée par erreur ?

Oui, l’employeur peut supprimer une prime qu’il a versée, par erreur, à son salarié. En effet, cette erreur ne permet pas au salarié d’acquérir des droits.

Pour obtenir le remboursement de la prime versée par erreur, l’employeur peut récupérer les sommes sur les prochains salaires du salarié.

Mais attention, car vous n’avez pas tous les droits. En effet, vous ne pouvez pas saisir la totalité de la rémunération de votre salarié pour récupérer les sommes indues. Autrement dit, cela signifie que vous devez respecter la fraction de salaire saisissable, qui varie en fonction du salaire du salarié, de sa situation de famille et du barème des saisies sur salaire. De même, vous devez respecter le solde bancaire insaisissable (SBI). Il correspond au montant que le salarié saisi doit conserver, c'est-à-dire une partie de salaire que le salarié doit toucher, au minimum.

Cependant, si la prime est versée de façon récurrente, elle peut être assimilée à un usage. Dans ce cas, l’employeur devra dénoncer l'usage d'entreprise, en suivant une procédure bien spécifique, afin de pouvoir supprimer le versement de la prime.

Exemple :

Dans une affaire récente (12), un employeur avait, pendant plus de 7 ans, versé de manière continue au salarié des primes d'équipe et de casse-croûte, qu'il avait finalement décidé de supprimer.

À l'appui de sa décision, l’employeur avançait que, faute de n'avoir jamais travaillé en équipe, le salarié ne pouvait pas prétendre au versement de ces primes. Pour lui, il s’agissait ainsi d’une erreur de paramétrage du logiciel de paie, qu'il s'était contenté de corriger.

La Cour de cassation a cependant jugé que le fait de verser cette prime pendant plus de 7 ans en continu avait fait ressortir sa contractualisation. De fait, le versement de ces primes était devenu contractuel, et l'employeur ne pouvait donc pas le supprimer ou le modifier de façon unilatérale, sans obtenir l’accord du salarié.

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