Lettre de convocation à un entretien de rupture conventionnelle (avec représentant du personnel)

Formalisez la procédure de rupture conventionnelle

Votre entreprise dispose de représentants du personnel (Comité social et économique, délégué syndical…) et vous souhaitez conclure une rupture conventionnelle avec votre salarié ? Vous devez l’inviter à un entretien pour en discuter.

Notre modèle de lettre vous offre un cadre précis pour informer le salarié de votre intention de négocier une rupture conventionnelle. Rédigée par nos juristes en droit du travail, cette lettre est conçue pour faciliter les échanges et instaurer un dialogue constructif tout en respectant les obligations légales.

Ce modèle de lettre vous permet :

• d'informer clairement le salarié de la démarche de négociation dans le respect de la procédure légale
• de faciliter le dialogue
• de prévenir les risques juridiques
• de personnaliser le document selon les spécificités de votre entreprise et de la situation

Que vous soyez responsable des ressources humaines ou dirigeant d'entreprise, ce modèle de lettre sera un outil précieux pour formaliser votre démarche de rupture conventionnelle.

La rupture conventionnelle est subordonnée à un ou plusieurs entretiens, au cours duquel l’employeur et le salarié se mettent d’accord (article L1237-12 du Code du travail) :

• sur le principe même de la rupture du contrat de travail ;
• sur ses modalités (date de rupture, indemnité versée au salarié, etc.).

Lorsqu’il existe, dans l’entreprise, au moins une institution représentative du personnel, le salarié peut se faire assister, au cours de son entretien, par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise, qu'il s'agisse d'un salarié titulaire d'un mandat syndical ou d'un salarié membre d'une institution représentative du personnel (CSE…) ou de tout autre salarié. Il peut par exemple très bien se faire assister par son supérieur hiérarchique, s’il le souhaite (Cass. Soc., 29 janvier 2014, n°12-27594).

Le salarié doit alors informer l'employeur avant la date prévue pour le ou les entretiens, s’il entend se faire assister. Aucune sanction n’est prévue par les textes s’il ne le fait pas. 

Si le salarié décide de se faire assister, l'employeur peut aussi être assisté par :

• une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ;
• ou dans les entreprises de moins de 50 salariés, par une personne appartenant à son organisation syndicale d'employeurs ou par un autre employeur relevant de la même branche. 

Dans ce cas, il en informe le salarié, avant la date fixée pour le ou les entretiens.

Vous pouvez joindre à l'invitation un document d'information au salarié récapitulant la procédure de rupture conventionnelle, en précisant notamment ses droits et garanties, l'identité de la personne destinataire de la lettre de rétractation et le droit au chômage à l’issue de la relation contractuelle.

Ce document pourra avoir son importance : en informant le plus tôt possible sur ses droits et garanties, l'employeur pourra plus facilement rapporter la preuve de l'absence de vice de consentement.

En pratique, il conviendra d’adresser cette convocation au salarié un peu en avance, pour lui permettre de faire appel à un assistant (par exemple : 5 jours à compter de la réception ou de la remise du courrier, comme le délai qui est laissé, entre la convocation et l’entretien préalable, dans le cadre d’un licenciement, voire idéalement 8 jours).