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Registre unique obligatoire du personnel : tout savoir pour bien le remplir
Comment rédiger et tenir à jour le registre du personnel ?
Le registre unique du personnel (RUP) est un outil indispensable et obligatoire, tenu dans tout établissement employant des salariés.
L'employeur doit avoir son propre registre et le tenir à jour en respectant les mentions fixées par le Code du travail.
En tant qu’employeur, vous vous demandez comment remplir un registre...
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En bref
Comment rédiger et tenir à jour le registre du personnel ?
Le registre unique du personnel (RUP) est un outil indispensable et obligatoire, tenu dans tout établissement employant des salariés.
L'employeur doit avoir son propre registre et le tenir à jour en respectant les mentions fixées par le Code du travail.
En tant qu’employeur, vous vous demandez comment remplir un registre unique du personnel ? Quels salariés doivent figurer dans ce registre (stagiaires, salariés en temps partiel, personnes volontaires en service civique, travailleurs étrangers, etc.) ? Quelles sont les mentions obligatoires à respecter ? Quelle est la sanction encourue par l'employeur en l'absence du RUP ou s'il n'est pas à jour ? Quelle est sa durée de conservation ? Qui peut y avoir accès ?
Ce dossier répond à toutes ces interrogations sur le registre unique du personnel afin de faciliter vos démarches !
Dans quel cas utiliser ce dossier ?
Une entreprise est dans l’obligation de mettre en place un RUP dès l'embauche de son premier salarié.
Un tel registre permet de faciliter les démarches de l'employeur, mais aussi celles des membres du comité social et économique (CSE), afin de leur donner de la visibilité sur les mouvements du personnel au sein de l'entreprise. C'est également un instrument indispensable pour les agents de contrôle (notamment l'inspection du travail) pour mener à bien leur lutte contre le travail illégal.
Pour que vous puissiez rédiger ce registre en toute quiétude, vous devez disposer de certaines informations, notamment sur la situation administrative des salariés.
En outre, le support peut être dématérialisé.
Enfin, sachez qu’en l’absence de mise en place ou de mentions erronées, vous risquez des sanctions. Il est donc important d'être méticuleux dans la tenue de ce registre !
Contenu du dossier :
Ce dossier vous donne tous les éléments pour remplir le RUP :
-
la définition du registre personnel obligatoire ;
-
les entreprises concernées ;
-
la liste des employés qui doivent y figurer (salarié, stagiaire, etc.)
-
les modalités de rédaction ;
-
les différents supports possibles (document papier ou dématérialisé) ;
-
les sanctions en cas de non-respect.
Ce dossier juridique dédié contient :
13 Questions essentielles
- I. Le champ d'application du registre unique du personnel (RUP)
- Qu’est-ce que le registre unique du personnel ? Est-ce obligatoire d'en avoir un ? (Définition)
- Quels sont les employeurs concernés par la tenue d’un registre unique du personnel ?
- Quels sont les employés qui doivent figurer dans le registre unique du personnel ?
- Les stagiaires sont-ils inscrits au registre unique du personnel ?
2 Fiches express
- Remplir le registre unique du personnel
- Calculer les effectifs de votre entreprise
Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :
Registre unique du personnel
Tenue du registre unique du personnel
Mise à jour du registre unique du personnel
Salariés à inscrire
Sanctions
Mentions obligatoires
Forme du registre
Support du registre
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Qui peut consulter le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel n’a pas vocation à être affiché publiquement, puisqu’il contient des données personnelles concernant les différents collaborateurs de l’entreprise (salariés, stagiaires, intérimaires, etc.).
De ce fait, il doit seulement être mis à la disposition (1) :
- du comité économique et social de l’entreprise (CSE) s’il existe ;
- des agents de l’État chargés de veiller à l’application du Code de la sécurité sociale et du Code du travail (notamment l’inspection du travail et l’Urssaf).
Il permet ainsi à ces entités d’assurer leur mission de promotion de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l'entreprise.
En effet, il s’agit d’un document permettant de contrôler les effectifs et l’identité des collaborateurs au sein d’un établissement ou d’une entreprise. Il est donc un outil assurant la transparence de l’entreprise, particulièrement en matière de lutte contre le travail illégal (travail dissimulé, recours à de faux stagiaires, etc.).
Bon à savoir : le salarié peut également demander à consulter le registre, mais seulement pour les données le concernant. Il s’agit là de son droit d’accès à ses données personnelles, tel que consacré par le RGPD (2).
Le mot de l'auteur
La mise à jour du 16 août 2023 concerne :
Le registre unique du personnel n'a aucune forme imposée par le Code du travail. Il peut donc tout aussi bien être tenu sur un support papier (exemple : sous la forme d'un cahier) que sur un support informatique (exemple : sous la forme d'un fichier créé avec un tableur). Dans les 2 cas, il doit respecter les dispositions exigées par le Code du travail et être facilement consultable en cas de contrôle.
La mise à jour du 07 décembre 2022 concerne :
Tenir un registre unique du personnel à jour est obligatoire, les sanctions en cas d'absence ou de registre incomplet sont lourdes. Penser à mettre à jour le registre à chaque nouvelle embauche ou à l'occasion d'un changement de situation de l'un des employés est donc une formalité à ne pas oublier.
La mise à jour du 09 février 2022 concerne :
Les traitements informatisés des registres obligatoires, notamment du registre unique du personnel, sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu'ils ont pour finalité, la tenue de statistiques pour le compte de l'entreprise et que les informations demandées, répondent aux exigences légales. La dispense de déclaration n'exonère pas le responsable de tels traitements des obligations prévues à la protection des données à caractère personnel.
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