Registre unique obligatoire du personnel : tout savoir pour bien le remplir

En pratique, le registre du personnel est tenu au format papier.

Toutefois, l'entreprise peut le remplacer par un support numérique, sous réserve (1) :

• d'avoir consulté préalablement les membres du comité social et économique (CSE). La copie de leur avis est transmise à l'inspecteur du travail ;
• ainsi que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues (2). 

Le support informatique doit être présenté et conservé dans les mêmes conditions (inscription des salariés par ordre d'embauchage) et les mêmes délais que le registre papier qu'il remplace (3).

Ce traitement informatique doit permettre :

• la présentation des salariés par ordre d'embauchage ou de mise à disposition ;
• l'actualisation immédiate sur le nouveau support des mentions concernant l'embauchage d'un salarié ou un changement de situation ;
• l'ajout des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions d'origine.

Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL). Pour bénéficier de cette dispense, la finalité doit être la tenue de statistiques pour le compte de l'entreprise et les informations demandées doivent répondent aux exigences légales (4).

Attention : La dispense de déclaration n'exonère pas le responsable de tels traitements des obligations prévues à la protection des données à caractère personnel (5).