Quels sont les documents obligatoires de fin de contrat (CDD, CDI, intérim, démission, licenciement...) ?
Lors de la rupture (ou arrivée à terme) du contrat de travail, l'employeur est dans l'obligation de remettre au salarié concerné des documents de fin de contrat, et ce, peu importe la cause de la fin du contrat.
Ces documents de fin de contrat sont a minima :
- le solde de tout compte ;
- le certificat de travail ;
- et l'attestation France Travail (anciennement attestation Pôle Emploi).
Certains documents peuvent s'y ajouter, en fonction de la situation du salarié. Chaque document doit être remis en double exemplaire.
Le certificat de travail
À la fin du contrat de travail, l'employeur doit remettre à son salarié, son certificat de travail daté et signé. C'est un document obligatoire qui permet d'attester du poste et des fonctions exercées par le salarié.
Le certificat de travail doit obligatoirement être délivré au salarié dès lors qu'une tâche salariée a été accomplie, même si cette durée est courte (1).
Pour être valable, le certificat de travail doit contenir certaines informations obligatoires, comme (2) :
- la date d'entrée du salarié (période de stage et période d'essai comprise) et celle de sa sortie (prise en compte du préavis s'il est effectué) ;
- la nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus.
Certaines mentions sont facultatives, comme par exemple la mention "libre de tout engagement" signifiant que les relations contractuelles existant jusqu'alors entre le salarié et l'employeur ont cessé.
Attention ! Toutes clauses nuisibles ou discriminatoires ne doivent en aucun cas figurer sur le certificat de travail.
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Le solde de tout compte
À chaque fin de contrat de travail, l'employeur doit établir le solde de tout compte du salarié.
Le solde de tout compte est l'inventaire de toutes les sommes versées au salarié à l'occasion de la rupture de son contrat (3). Ce dernier se matérialise par un document appelé "reçu pour solde de tout compte".
Le reçu pour solde de tout compte doit être établi quel que soit le type de rupture du contrat (vous avez souhaité démissionner d'un CDI, ou alors dans le cas d'un licenciement, d'une fin de CDD ou encore d'une rupture conventionnelle) et peu importe la nature du contrat (CDI, CDD, temps plein, temps partiel...).
Doivent ainsi figurer sur le reçu pour solde de tout compte, l'ensemble des sommes suivantes :
- le salaire correspondant au dernier mois travaillé ainsi que les éventuelles primes ;
- l'indemnité compensatrice de congés payés ;
- l'indemnité de rupture (prime de précarité, indemnité de licenciement, indemnité de rupture conventionnelle...) ;
- l'indemnité compensatrice de préavis.
Le salarié n'a pas l'obligation de signer le reçu pour solde de tout compte. En effet, il peut estimer que les sommes inscrites ne sont pas exactes et dans ce cas-là, il pourra les contester devant le Conseil de prud'hommes.
Bon à savoir :
Un reçu ne vaut pas renonciation du salarié à contester la cause réelle et sérieuse de son licenciement. Seule une transaction, signée après la notification du licenciement et comportant des concessions réciproques, peut empêcher le salarié d'agir (4).
L'attestation France Travail (anciennement attestation Pôle emploi)
L'attestation France Travail est remise au salarié dans tous les cas de rupture du contrat de travail (5). Il s'agit du même document que l'attestation Pôle emploi, seule son appellation a été modifiée depuis le 1er janvier 2024.
Elle permet de faire valoir ses droits au chômage. Elle doit être envoyée par l'employeur à France Travail au moment du départ du salarié.
L'attestation France Travail doit donc être remise "sans délai" au salarié avec son dernier bulletin de paie, pour qu'il puisse percevoir son allocation au plus vite.
Depuis 2012, et à partir de 11 salariés dans l'entreprise, l'attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de France dans l'espace Employeur.
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Elle doit contenir certaines mentions relatives notamment :
- à l'emploi occupé par le salarié au sein de l'entreprise (durée du contrat, horaires...) ;
- au motif de la rupture ;
- à la date de fin de contrat ;
- aux salaires qui ont été versés au salarié au cours des 12 derniers mois civils ayant précédé le dernier jour travaillé.
L'employeur a l'obligation de mentionner le motif exact de la rupture du contrat de travail sur cette attestation (démission, licenciement, prise d'acte de la rupture…). En effet, certains modes de rupture du contrat de travail n'ouvrent pas droit au chômage (certains cas de démission, l'abandon de poste...).
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Les autres documents de fin de contrat
En fonction de la situation du salarié, d'autres documents de fin de contrat doivent lui être remis, lorsqu'il quitte l'entreprise.
Cela peut être le cas lorsque le salarié est couvert par une complémentaire santé (maladie et maternité) et prévoyance (décès, incapacité et invalidité) et qu'il souhaite procéder au maintien de la mutuelle. Il continue d'en bénéficier pour une durée maximum de 1 an après la rupture de son contrat de travail, s'il est au chômage et à condition qu'il n'ait pas été licencié pour faute lourde. Un document doit prévoir la portabilité de la couverture santé et prévoyance.
Si, durant la relation contractuelle, le salarié bénéficiait d'un véhicule de fonction, il est invité par son employeur à le restituer. Lorsqu'il rend son véhicule, une attestation de restitution peut lui être remise par l'employeur.
Quand est-ce que l'employeur doit-il vous remettre les documents de fin de contrat ? Quel délai doit-il respecter ?
La loi ne prévoit pas de délai maximum ou minimum pour la remise des documents de fin de contrat, mais en principe, les documents de fin de contrat doivent être délivrés le jour du départ du salarié de l'entreprise, en cas de dispense de préavis, et au terme du préavis, lorsque le salarié n'en est pas dispensé (6).
En cas de remise tardive, l'employeur pourra être condamné.
En ce qui concerne les modalités de remise du certificat de travail, il est de jurisprudence constante que ce document est "quérable et non portable". Cela signifie qu'en principe, le salarié doit se déplacer sur le lieu de travail pour l'obtenir, et l'employeur n'est pas tenu de le lui envoyer (7). Pour des raisons pratiques, il est courant d'adresser au salarié ses documents de fin de contrat par voie postale.
Comment réclamer ou contester les documents de fin contrat ? (remise tardive, document erroné, préjudice)
Le salarié peut tout à fait contester un document de fin de contrat s'il estime qu'il est erroné, qu'il lui a été remis tardivement ou qu'il ne l'a encore pas reçu par exemple.
En cas d'absence de remise du certificat de travail ou de remise d'un document comportant des mentions inexactes ou illicites
Si le salarié n'a pas eu de certificat de travail, ou s'il estime que le certificat qui lui a été remis, comporte des mentions inexactes, il peut exercer un recours devant le juge prud'homal.
Le juge peut ordonner la délivrance de ce document sous astreinte. De plus, si le salarié établit que, malgré ses demandes renouvelées, l'employeur ne lui a pas délivré ou lui a délivré tardivement son certificat de travail, il peut prétendre à des dommages et intérêts dès lors qu'il justifie d'un préjudice (8).
Le délai de contestation pour le cas présent est de 2 ans.
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Solde de tout compte : combien de temps pour le contester ?
Le salarié peut, dans un délai de 6 mois suivant la signature du solde de tout compte, le dénoncer (9).
Le délai de 6 mois s'apprécie à compter de la date inscrite sur le document. Lorsque le solde de tout compte n'est pas daté, le salarié n'est pas enfermé dans ce délai : il dispose alors de 3 ans pour le contester (par exemple, parce que les sommes versées sont insuffisantes).
Le salarié peut le dénoncer par lettre recommandée. Il n'est pas nécessaire de motiver la dénonciation dans le courrier.
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En cas d'absence de remise ou de remise non conforme de l'attestation France Travail
En cas d'absence de remise de l'attestation France Travail ou si celle-ci contient des informations erronées, le salarié peut mettre en demeure son employeur de lui remettre une attestation conforme, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Le salarié peut saisir le Conseil de prud'hommes, dans un délai de 2 ans, et le bureau de conciliation pourra contraindre l'employeur, y compris sous astreinte, à remettre l'attestation au salarié.
Le salarié peut, en outre, réclamer des dommages et intérêts.
La Cour de cassation considère que l'absence de délivrance ou une délivrance d'un document non conforme cause nécessairement au salarié un préjudice qui doit être réparé par les juges du fond (10).
En effet, une absence de remise de l'attestation France Travail peut entraîner un retard dans le versement des allocations chômage, si le salarié en remplit les conditions.
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Références :
(1) Cass. Soc. 13 mars 1996, n°92-42003
(2) Article D1234-6 du Code du travail
(3) Article L1234-20 du Code du travail
(4) Cass. Soc. 15 janvier 2013, n°11-17152
(5) Article R1234-9 du Code du travail
(6) Article L1234-19 du Code du travail
(7) Cass. Soc. 3 juin 1982 n°80-40543
(8) Cass. Soc. 11 juin 2006 n°03-46055
(9) Article L1234-20 du Code du travail
(10) Cass. Soc. 5 juillet 2011, n°10-30465
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