Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître sur le bulletin de paie ?

Vers une simplification du bulletin de salaire ?

Le projet de "bulletin de paie simplifié" a fait couler beaucoup d'encre depuis son annonce par le ministre de l'Économie Bruno le Maire en avril 2024. Où en est-on aujourd'hui ? Nous vous faisons un détail du projet et de son avenir en fin de article !

Quelles sont les mentions obligatoires de la fiche de paie ?

Liste des mentions obligatoires

En tant qu'employeur, vous avez l'obligation de faire apparaître sur la fiche de paie les mentions suivantes (1) :

• nom et adresse de l'employeur désignation de l'établissement dont dépend le salarié (s'il y a plusieurs établissements) ;
• numéro de la nomenclature d'activité caractérisant l'activité de l'établissement d'emploi (code APE = code NAF) ainsi que, pour les employeurs inscrits au répertoire national des entreprises et des établissements, le numéro d'inscription de l'employeur (numéro SIRET) ;
• intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés et à la durée de préavis en cas de cessation de la relation de travail ;
• nom et emploi du salarié, position dans la classification conventionnelle ;
• période et nombre d'heures de travail correspondant au salaire. Il faut distinguer, si le cas se présente, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause ( indiquer les taux de majoration). Il faut également indiquer les éléments détaillés sur les forfaits en heures ou en jours et sur les bases de calculs du salaire lorsqu'elles sont différentes de la durée du travail (pour aller plus loin sur le sujet : Contrat cadre au forfait jours/heures : tout savoir sur sa mise en place )
• nature et montant des accessoires de salaire soumis à cotisations salariales et patronales ;
• montant de la rémunération brute du salarié ;
• montant et assiette des cotisations et contributions d'origine légale et conventionnelle à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ainsi que, les taux de cotisations et contributions d'origine légale et conventionnelle à la charge du salarié nature et montant des versements et retenues autres que ceux déjà mentionnés et effectués sur la période, notamment au titre de la prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels ;
• assiette, taux et montant du prélèvement à la source ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de cette retenue à la source (donc montant avant impôt) ;
• montant de la somme effectivement reçue par le salarié (argent réellement versé au salarié) ;
• date de paiement de cette somme versée au salarié ;
• dates de congé et montant de l'indemnité correspondante, lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie prise en compte par la fiche de paie ;
• montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
• montant total versé par l'employeur, c'est-à-dire la somme de la rémunération brute versée au salarié et des cotisations et contributions à la charge de l'employeur, en déduisant tout de même les exonérations et exemptions de cotisations et contributions ;
• mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr ;
• en cas d'activité partielle : nombre d'heures indemnisées, taux appliqué pour le calcul de l'indemnité de chômage partiel et sommes versées au salarié sur la période prise en compte par la fiche de paie.

Le bulletin de paie doit faire apparaître clairement une mention qui incite le salarié à le conserver sans limitation de durée.

Il est important de faire apparaître la prime de partage de la valeur (PPV), sur le bulletin du mois de versement et sur une ligne distincte, en raison des exonérations spécifiques qui lui sont liées.

Bon à savoir : pour information, les termes "bulletin de paie"/"bulletin de salaire"/"bulletin de paye"/"fiche de paie"/"fiche de salaire"/ "fiche de paye" sont des synonymes et désignent le même document.

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Nouveauté depuis 2023 : le bulletin de paie doit faire apparaître le montant net social 

Depuis le 1er juillet 2023, il faut impérativement faire apparaître sur la fiche de paie le montant net social (2).

🔍 Le montant net social désigne le montant total des sommes, avantages et accessoires en nature auxquels on retire les prélèvements sociaux obligatoires.

Autrement dit, il s'agit du revenu net, après déductions des charges sociales.

Pour aider les employeurs dans cette tâche, le ministère des Solidarités a mis en place divers outils pratiques, parmi lesquels figurent une foire aux questions et un kit de communication pour informer les salariés de l'entrée en vigueur de cette mesure.

Ce dernier contient notamment un modèle de courrier de présentation du montant net social à destination des salariés, et une brochure pédagogique.

👓 À lire aussi : Comment faire vérifier ma fiche de paie ? 

Depuis le 1er janvier 2024 : déclaration du montant net social

De plus, depuis le 1er janvier 2024, l'employeur doit déclarer le  "montant net social" de chaque salarié dans la déclaration sociale nominative (DSN) (3).

À cette date, tous les bulletins de salaire doivent renseigner la mention à déclarer. Le bon suivi de la formalité donnera lieu à un contrôle de cohérence. Les employeurs étaient invités à anticiper cette échéance et à vérifier, en amont, la prise en compte de cette obligation par leur logiciel.

La déclaration est possible depuis juillet 2023 : elle permet aux employeurs de bénéficier d’un retour adapté, sans sanction en cas d’erreur.

Pour plus d’informations, les employeurs peuvent consulter le site net-entreprises.fr,  contacter leur Urssaf ou leur éditeur de logiciel de paie.

Quelles sont les mentions interdites sur un bulletin de salaire ?

Il est formellement interdit de mentionner, sur le bulletin de paie :

• l'exercice du droit de grève ;
• l'activité de représentation des salariés (exercice des mandats représentatifs…).

La grève

Lors de l'exercice du droit de grève, le salarié n'est pas payé. Néanmoins, les heures de grèves non payées doivent être indiquées uniquement comme "absences non rémunérées".

La mention selon laquelle le salarié a exercé son droit de grève, ne peut pas être mentionnée.

L'activité représentative

En cas d'activité représentative, la nature et le montant de la rémunération afférente doivent figurer sur une annexe de la fiche de paie.

S'il s'agit d'heures de délégation des représentants du personnel prises sur le temps de travail, elles sont incluses dans le temps de travail classique.

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de certaines mentions obligatoires ou d'erreur sur les montants de la fiche de paie ?

L'employeur doit veiller à remettre au salarié un bulletin de paie comportant toutes les mentions requises.

En cas d'absence des mentions obligatoires sur les fiches de paie, l'employeur encourt l'amende prévue pour les contraventions de 3ème classe, soit 450 euros maximum pour les personnes physiques et 2.250 euros pour les personnes morales par bulletin de paie irrégulier (4).

En cas d'erreur sur la fiche de paie, et donc sur le montant versé au salarié, ce dernier peut vous demander de régulariser la situation. Il peut également saisir le Conseil de prud'hommes dans un délai de 3 ans, pour demander un rappel de salaire et, en cas de préjudice, des dommages-intérêts.

En tant qu'employeur, vous avez également 3 ans pour demander le remboursement d'un trop perçu issu d'une erreur sur le bulletin de paie.

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Sous quelle forme devez-vous rédiger les bulletins de salaire des salariés ?

Doit-il être fait sous format papier ou numérique/dématérialisé ?

Les fiches de paie peuvent être rédigées en format papier ou en format numérique. Dans tous les cas, il s'agit d'un document écrit.

Utilisez les modèles à votre disposition !

Certaines mentions de la fiche de paie doivent être libellées (soit rédigées spécifiquement), ordonnées et, pour certaines, regroupées, conformément à un modèle défini par arrêté. Ceci concerne notamment les mentions relatives aux cotisations sociales, aux exonérations et au prélèvement à la source.

Ainsi, il faut respecter le modèle prévu par "l'arrêté du 25 février 2016 fixant les libellés, l'ordre et le regroupement des informations figurant sur le bulletin de paie" (5). Cet arrêté est régulièrement modifié pour simplifier ou adapter l'organisation et les mentions du bulletin de salaire.

De ce fait, depuis le 30 juin 2023 il ne faut plus suivre le modèle modifié par l'arrêté du 23 décembre 2021 (6). En effet, à compter du 1er juillet 2023, l'employeur doit respecter le modèle prévu par l'arrêté du 31 janvier 2023, avec mention du montant net social (7). Le modèle se trouve à l'article 1 de cet arrêté, mais il est possible d'utiliser le modèle prévu à l'article 2 jusqu'au 1er janvier 2026 (8).

Si toutes les informations du bulletin de salaire ne tiennent pas sur une seule page, il est tout à fait possible de le rédiger sur plusieurs pages ou de le faire recto/verso.

Pouvez-vous externaliser la gestion des bulletins de paie ?

Oui, il est tout à fait possible de déléguer la gestion de la paie et la réalisation des bulletins de salaire, à un organisme externe.

En effet, ceci permet à l'employeur un gain de temps considérable. Il bénéficie aussi d'une certaine sécurité, en évitant au maximum les erreurs sur un sujet aussi complexe que la gestion de la paie.

Si l'employeur décide d'externaliser la gestion de sa paie, il lui suffit de fournir les éléments nécessaires à cette gestion, puis laisser agir l'entreprise externe. Cette dernière se chargera de tous les calculs, des mentions obligatoires, du respect des évolutions législatives et de la transmission des bulletins aux salariés.

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Quand et comment transmettre les fiches de paie aux salariés ?

Les bulletins de paie sont remis, à chaque salarié, au moment du paiement des salaires.

Peut-on passer par une version électronique, par un service en ligne ?

Il est possible de les remettre :

• en main propre ;
• par envoi postal ;
• de manière électronique, sauf si le salarié s'y oppose.

La transmission des bulletins par voie électronique est la règle. Ceci signifie qu'il s'agit du mode normal de remise des bulletins, sauf si votre salarié s'y oppose ou si vous choisissez un autre mode de transmission.

Si vous passez au format électronique, vous devez informer vos salariés, 1 mois avant le premier envoi électronique, de leur possibilité de s'y opposer. Vous devez les informer par tout moyen conférant date certaine.

En cas d'embauche, vous devez informer le salarié de sa possibilité de s'opposer à l'envoi électronique.

Bon à savoir : le salarié peut également décider de s'opposer à tout moment à cette transmission électronique. Il doit le faire par tout moyen conférant date certaine, et vous devez accéder à sa demande au plus tard, 3 mois après (9).

Envoi électronique de la fiche de paie : dans quel cadre ?

Si l'envoi électronique est choisi par l'employeur, des règles sont à respecter.

En effet, la remise du bulletin de paie par voie électronique doit garantir la disponibilité des bulletins pour les salariés, pendant une durée de 50 ans ou jusqu'au 75 ans du salarié.

Conservation de la fiche de paie par l'employeur : combien de temps ?

L'employeur doit, quant à lui, conserver un double du bulletin de paie pendant au moins 5 ans.

L'accès aux bulletins électroniques doit permettre aux salariés de les récupérer en intégralité à tout moment, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé (10).

Bon à savoir : si votre activité cesse et que vous gérez vous-même la conservation des bulletins de paie de votre entreprise (pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié), vous devez informer vos salariés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service. Vous devez leur indiquer qu'ils doivent récupérer leurs bulletins de paie stockés, avant la fermeture du service. Il en va de même s'il s'agit de la fermeture du prestataire qui gère cette conservation.

Pour quels salariés, l'employeur doit fournir un bulletin de salaire ?

L'employeur doit transmettre un bulletin de paie à tous ses salariés, peu importe :

• le montant de la rémunération ;
• la nature de la rémunération ;
• la forme du contrat de travail (CDD, CDI…) ;
• la validité du contrat de travail ;
• la durée du travail (temps partiel, temps complet…).

👓 À lire aussi : Comment fixer la rémunération de votre salarié : paiement, salaire minimum, SMIC, primes...

Quels sont les documents à annexer au bulletin de paie ?

Doivent notamment être annexés au bulletin de paie :

• le nombre d'heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos porté au crédit (annexé au bulletin de paie sauf accord collectif contraire). Lorsque le nombre d'heures atteint 7 heures, il faut mentionner l'ouverture du droit à repos et le délai maximum de 2 mois pour le prendre ;
• pour les salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe qui ne travaillent pas selon l'horaire collectif affiché dans l'entreprise, il est nécessaire d'annexer, chaque mois au bulletin de paie, les informations vues dans le point précédent, mais également :
  - le cumul des heures supplémentaires accomplies depuis le début de l'année ;
  - le nombre d'heures de repos compensateur de remplacement acquis ;
  - le nombre d'heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois ;
  - le nombre de jours de repos effectivement pris au cours du mois, dès lors qu'un dispositif de réduction du temps de travail par attribution de journées ou de demi-journées de repos s'applique dans l'entreprise ou l'établissement.
• à la fin de la période de référence (ou en cas de départ du salarié en cours de période), dans le cadre d'un aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine, le total des heures de travail accomplies depuis le début de la période de référence doit être annexé au dernier bulletin de salaire de cette période ;
• la nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation ;
• les mentions et montants attribués à un salarié en application de l'accord d'intéressement et ceux attribués en application d'un accord de participation (11).

Bulletin de paie original ou duplicata ?

En tant qu'employeur, vous fournissez un bulletin de paie considéré comme original à votre salarié.

Celui-ci peut, en cas de perte de son bulletin de paie, vous demander la délivrance d'un duplicata, mais vous n'avez pas l'obligation de le lui fournir.

Actualité : vers une simplification du bulletin de paie ?

Le 23 avril 2024, le ministre de l'Économie Bruno le Maire a annoncé sa volonté de simplifier le bulletin de paie à partir de 2027.

Cette mesure, intégrée au projet de loi de "simplification de la vie économique" (dit loi Pacte 2), prévoit de ne conserver uniquement les éléments composant la rémunération en occultant le détail des prélèvements sociaux. L'idée était de réduire sensiblement le nombre de lignes afin de simplifier sa rédaction et sa lecture (12).

Pour autant, selon ce projet, le salarié qui en fait la demande à son employeur peut obtenir toutes les informations détaillées qui ne figure pas sur la version simplifiée (à savoir, les informations qui figurent sur le bulletin de paie tel qu'on le connait aujourd'hui), au format électronique.

Cependant, le 28 mai 2024, lors de son premier examen en commission spéciale du Sénat (son but étant d'étudier le projet de loi en analysant la réalité du terrain) présidée par le sénateur Rémy Pointereau, le projet n'a pas été retenu par les sénateurs, de gauche comme de droite. L'article 7 contenant ces dispositions a ainsi été supprimé du texte. Selon eux, au lieu de simplifier les tâches administratives de l'employeur, ce "bulletin simplifié" risquerait au contraire de les alourdir. En effet, en l'état actuel du projet, l'employeur devrait établir :

• le bulletin de paie simplifié ;
• mais également établir le document détaillé afin d'anticiper toute demande de ses salariés (même si le ministre s'était défendu que ces informations seraient établies par l'Administration et figureraient dans un "Portail national des droits sociaux" développé dans les années à venir).

Ainsi, au lieu d'établir un seul document comme c'est le cas actuellement, cette tâche serait potentiellement doublée. Certains sénateurs indiquent également que toutes les informations retirées du bulletin de paie devraient malgré tout être récoltées par l'employeur dans ses rapports avec l'Administration (Urssaf, etc.).

Cette décision n'est pas réellement une surprise puisque les sénateurs avaient déjà émis leurs réserves lors de l'audition du ministre de l'Économie le 14 mai 2024 devant cette commission spéciale (13). 

Reste désormais à savoir si le Gouvernement abandonnera totalement ce projet ou s'il persistera afin de le mettre en oeuvre dans les années à venir.

Dans tous les cas, le projet de loi, qui contient plusieurs autres dispositions dont l'objectif affirmé est de réduire la charge administrative des entreprises, a été examiné et adopté en première lecture par le Sénat le 22 octobre 2024 (sans la version très simplifiée du bulletin de paie) et va être examiné en 1ère lecture à l'Assemblée nationale. Affaire à suivre.

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