Guichet unique électronique des formalités d'entreprises : fonctionnement et procédure de secours applicable au 1er janvier 2025

Qu'est-ce que le guichet unique INPI pour les formalités d'entreprises ?

Le guichet unique des formalités d'entreprises est un outil informatique permettant aux entreprises de réaliser plus simplement les formalités déclaratives liées à leur création, à la modification de leur situation ou à la cessation de leurs activités auprès d'une administration, d'une personne ou d'un organisme unique (1).

Aussi appelé "guichet unique", il est géré par l'Institut national de la propriété industrielle (INPI).

🔍 Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, les entreprises ont théoriquement l'obligation d'effectuer toutes leurs formalités déclaratives via le guichet unique. Celui-ci est accessible à partir du portail INPI, de manière gratuite et sécurisée.

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Quelles formalités/démarches peuvent être effectuées via le guichet unique électronique des formalités d'entreprises ? 

Le guichet électronique permet notamment à une entreprise (2) :

• d'établir un dossier unique pour déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités ;
   
• de payer les frais liés à l'accomplissement des formalités obligatoires.

Ce guichet est compétent pour toutes les entreprises qui ont leur siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France, peu importe leur secteur d'activité ou leur statut juridique (SARL, entreprise individuelle, SAS, etc.).

Il est également compétent pour les entreprises étrangères qui souhaitent exercer une activité en France.

🔍 Quelques exemples de formalités qu'une entreprise peut réaliser via le guichet unique, sans considération de son secteur d'activité :

• pour la création d'entreprise : déclaration de début d'activité, immatriculation à certains registres (Registre du commerce et des sociétés (RCS), Registre national des entreprises (RNE), répertoire Sirene...), déclaration d'existence auprès des impôts, des assurances maladies, de l'inspection du travail, affiliation aux URSSAF ;
   
• pour la modification d'une entreprise : déclaration de changement de nom, déclaration de changement d'adresse de correspondance, de forme juridique, de capital social, de dirigeants, cessation temporaire ou partielle d'activité, ouverture ou modification d'établissement ;
   
• déclaration de cessation d'activité ou de radiation de l'entreprise, fermeture d'établissement.

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Quels organismes sont remplacés par le guichet unique électronique des formalités d'entreprises ? Peut-on toujours s'adresser aux centres de formalités des entreprises (CFE)?

Initialement, il existait 7 réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE) selon l'activité exercée par l'entreprise, son statut juridique et le lieu d'exercice de son activité.

Le guichet unique géré par l'INPI a théoriquement remplacé ces 7 réseaux depuis le 1ᵉʳ janvier 2023.

Désormais, il ne doit plus exister qu'une seule interface pour réaliser l'ensemble des formalités d'entreprise (3).

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Comment utiliser le guichet unique INPI pour la première fois ? Comment faire pour l'utiliser ?

Peu importe le secteur d'activité de votre entreprise, vous avez en principe la possibilité d'effectuer toutes les formalités relatives à sa création, à sa modification ou à sa cessation d'activité via le guichet unique.

Si vous n'avez encore jamais utilisé le guichet unique, voici les démarches à accomplir :

1. Se rendre sur le site du guichet électronique : https://procedures.inpi.fr ;Créer son espace personnel en cliquant sur "Créez votre compte". Vous tomberez alors directement sur la page de création de compte ;
    
2. - vous devez alors fournir plusieurs informations (civilité, nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone etc...), et choisir un mot de passe (n'oubliez pas de le noter pour vous en souvenir) ;
    
3. Votre espace personnel est désormais créé. Après la création de votre espace personnel, il vous suffira de renseigner à chaque nouvelle connexion votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis de cliquer sur "se connecter" pour y accéder ;
    
4. Vous pouvez désormais accomplir les formalités relatives à votre entreprise ;
    
5. Une fois validé, votre dossier est transmis à l'organisme unique : vous pouvez consulter à tout moment l'état d'avancement des formalités réalisées sur le site du guichet unique, depuis le tableau de bord de votre espace personnel.

Qu'est-ce que la procédure de secours, "dérogatoire" ou "de continuité", mise en place lors des premières difficultés de mise en oeuvre du guichet unique ?

L'utilisation du guichet unique est en principe obligatoire depuis le 1ᵉʳ janvier 2023. Néanmoins, le service a rencontré de nombreux dysfonctionnements, ce qui a poussé le Gouvernement à mettre en place une procédure spécifique de secours (procédure dérogatoire) pour assurer la continuité du service (4).

Réouverture partielle de la plateforme Infogreffe.fr sur la fin d'année 2023

Si les formalités relatives à la création d'entreprise ne semblaient pas connaître de dysfonctionnement lors de l'ouverture du guichet unique, tel n'était néanmoins pas le cas des formalités réalisées sur le guichet unique à l'occasion d'une modification ou d'une cessation de société.

Ayant pris en compte ces dysfonctionnements, le Gouvernement avait mis en place plusieurs mesures pour y remédier.

• d'abord, différents travaux informatiques avaient été réalisés pour améliorer les délais de traitement des dossiers de création d'entreprise et absorber le stock de formalités de modifications et de cessations du mois de janvier ;
• ensuite, à compter du 20 février 2023, les formalités de modification et de cessation qui nécessitaient une inscription au Registre du commerce et des sociétés (RCS) pouvaient de nouveau être réalisées sur la plateforme Infogreffe et par la voie papier, et ce, initialement, jusqu'au 30 juin 2023 (5).

💡 Malgré l'achèvement prévu du Guichet Unique des Entreprises (GUE), le ministère de l'Économie a une première fois prolongé la possibilité de recours à ces mesures alternatives jusqu'au 31 décembre 2023.

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Audit de la Cour des comptes et mise en place de la procédure de continuité du guichet unique jusqu'à la fin de l'année 2024

Les préconisations de la Cour des comptes

À la suite des nombreuses déconvenues rencontrées dans le cadre de la mise en place du guichet unique, la Cour des comptes avait procédé à un audit de celle-ci, et rendu un rapport dont les conclusions étaient relativement négatives (6).

🔍 Parmi ses nombreuses observations figuraient notamment : 

• la mise en œuvre chaotique du guichet unique, liée notamment à l'absence de possibilité de vérifier que le système avait la capacité de gérer des flux d'informations importants ;
   
• la multiplication de dysfonctionnements importants, ayant fortement pénalisé les entreprises, d'autant que le dispositif de secours mis en place dans l'urgence s'était finalement révélé insuffisant pour absorber leurs besoins.

En conclusion, la Cour des comptes avait estimé que la mise en œuvre opérationnelle du dispositif au 1ᵉʳ janvier 2024 était impossible. Le Ministère avait alors décidé de prolonger, par arrêté (7), la possibilité de relais vers une procédure de secours jusqu'au 31 décembre 2024. 

Bon à savoir :

Par un récent communiqué de presse, le Ministère de l'Économie a bien confirmé l'arrêt de la procédure de continuité au 31 décembre 2024 prévu par voie réglementaire (8).

À cette occasion, il a précisé qu'un numéro d'assistance de l'Inpi était ouvert de 9h à 18h tous les jours, au 01 56 65 89 98), et qu'il était possible, en cas de difficultés, de s'adresser à l'Urssaf ainsi qu'aux Chambres de métiers et de l'artisanat (CMA), Chambres de commerce et d'industrie (CCI) et Chambres d'agriculture.

Le point sur le fonctionnement de la procédure de secours en vigueur jusqu'au 31 décembre 2024

Pou rappel, la procédure de secours (ou "de continuité") était destinée à être mise en œuvre en cas de difficulté grave rencontrée dans le cadre d'une déclaration sur le guichet, dans les 24 heures suivant la réception d'un tel signalement. 

🔍 Elle prévoyait initialement, selon le type de formalité concernée par le blocage : 

• le recours à Infogreffe, uniquement accessible depuis un lien de redirection depuis formalites.entreprises.gouv.fr ou, par défaut, l'utilisation d'un formulaire papier adressé ou déposé au greffe du tribunal (de commerce ou judiciaire) territorialement compétent ;
• l'utilisation d'un téléservice spécial de l'Urssaf (là aussi uniquement accessible via formalites.entreprises.gouv.fr) ou, par défaut, l'utilisation d'un formulaire papier destiné à être adressé à l'Urssaf.

Lors de l'utilisation de la procédure de secours, le déclarant devait en principe recevoir un récépissé qui mentionnait : 

• le type de la formalité et la durée de son indisponibilité sur le système d'information ;
• la date du jour d'édition du récépissé ;
• l'obligation, pour l'entreprise, de satisfaire à ses obligations déclaratives en déposant sa formalité sur le site du guichet unique dans les 30 jours suivant la résolution de la difficulté.

Difficulté grave de fonctionnement du guichet unique : quelle est la nouvelle procédure de secours applicable au 1ᵉʳ janvier 2025 ? 

Un nouvel arrêté (9) vient définir la procédure applicable en cas de difficultés de fonctionnement du guichet unique. Ses dispositions sont applicables depuis le 1er janvier 2025.

Concrètement, l'arrêté précise que lorsqu'une difficulté grave vient affecter le fonctionnement du guichet unique, le déclarant doit recevoir, le jour même de sa demande de dépôt de la formalité, un récépissé daté du jour de son édition. 

Dès que la difficulté est résolue, le déclarant doit procéder à sa déclaration dans un délai maximum de 15 jours, en y joignant son récépissé.

Dans une telle hypothèse, la date de dépôt de la formalité retenue par les autorités chargées de la validation des inscriptions modificatives et de dépôt des pièces, ainsi que les organismes destinataires des formalités est celle qui figure sur le récépissé, et non celle qui figure sur l'accusé de réception reçue le jour de l'accomplisssement effectif de la formalité. 

Rappel : on parle de "difficulté grave" pour désigner la situation dans laquelle le dépôt des dossiers est impossible en raison : 

• d'une indisponibilité générale du guichet unique électronique ;
• ou d'un blocage d'un ou de plusieurs types de déclarations.

En cas de difficulté grave, c'est le directeur de l'INPI qui décide de la mise en place de la procédure de secours mentionnée ci-dessus, et de la délivrance du récépissé. 

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