Qu'est-ce-que la base de données économiques, sociales et environnementales ? Définition
Comme son nom l'indique, la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) est un document unique qui rassemble un ensemble de données sur l'activité de l'entreprise.
La BDESE est un outil du dialogue social en entreprise.
La BDESE rassemble les données nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du Comité social et économique (CSE).
En effet, les données contenues dans la BDESE sont essentielles à l'information du CSE dans le cadre des trois grandes consultations obligatoires du CSE, à savoir :
- la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise ;
- la consultation sur les orientations stratégiques ;
- et celle sur la politique sociale de l'entreprise.
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La BDESE permet ainsi aux représentants du personnel de réaliser un certain nombre d'analyses aux regards des informations communiquées dans la base de données comme l'analyse de l'égalité professionnelle ou de la politique générale en matière d'investissement.
Les données contenues dans la BDESE ne portent pas uniquement sur l'année en cours.
L'organisation et le contenu de la BDESE est négociable par accord d'entreprise. En l'absence d'accord collectif, le Code du travail prévoit l'organisation des différentes rubriques de la BDESE.
Pour quelles entreprises la mise en place de la BDESE est-elle une obligation ?
La base de données économiques, sociales et environnementales est obligatoire dans les entreprises d'au moins 50 salariés. Sa mise en place et mise à jour incombe à l'employeur (1).
Elle peut prendre la forme d'un support papier ou informatique dans les entreprises de moins de 300 salariés. Le support informatique est obligatoire pour les entreprises de 300 salariés et plus (2).
Le défaut de mise en place de la base peut constituer un délit d'entrave (3).
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La négociation d'un accord BDESE est-elle obligatoire ? Comment la mettre en place ?
La BDESE peut être mise en place par un accord collectif d'entreprise.
Néanmoins, selon un arrêt rendu par la Cour de cassation le 4 octobre 2023, la négociation d'un accord avec les organisations syndicales ou avec le CSE n'est pas obligatoire (4). La négociation d'un tel accord est facultative.
D'après les juges, puisque le contenu de la BDESE est, en l'absence d'accord, déterminé par le Code du travail, la négociation préalable d'un accord collectif ne présente pas de caractère obligatoire.
Autrement dit, l'employeur n'a pas l'obligation de négocier un accord d'entreprise pour définir l'organisation, l'architecture, le contenu et les modalités de la BDESE.
En l'absence d'accord négocié, c'est le Code du travail qui prévoit les dispositions légales applicables en matière de BDESE.
Quand doit être mise à jour la BDESE ? Quelles entreprises sont concernées ?
La BDESE doit être mise à jour régulièrement par l'employeur.
Lors de la mise à jour de la BDESE, l'employeur doit en informer les personnes qui ont un droit d'accès à la base et donc le CSE.
La mise à disposition et la mise à jour régulière des informations contenues dans les rapports et informations récurrente du CSE vaut communication aux membres du CSE (5).
Comment remplir la BDESE ? Quel est le contenu de la BDESE ? Quelles données prévoit le Code du travail (exemples) ?
Quels documents intégrer dans la BDESE ?
Le rapport sur la situation comparée des femmes et des hommes, le rapport annuel unique et le rapport annuel d'ensemble ont été supprimés. Leurs données sont contenues au sein de la BDESE.
D'autres rapports sont maintenus comme le rapport sur la participation ou encore le rapport sur le bilan social.
10 thèmes obligatoires dans la BDESE
Lorsque la BDESE n'est pas mise en place par accord collectif, le contenu de la BDESE est précisé par le Code du travail.
L'organisation du contenu de la BDESE se fait autour de 10 thèmes obligatoires afin d'en faciliter la lisibilité.
Il s'agit notamment :
- de l'investissement social
- de l'investissement matériel et immatériel ;
- des fonds propres, endettement et impôts ;
- des flux financiers à destination de l'entreprise (aides publiques, crédit d'impôt, etc.) ;
- des activités sociales et culturelles ;
- des conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise ;
- de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (égalité de rémunération, évolution des taux de promotion... etc) ;
- ...etc.
Des données différentes selon la taille de l'entreprise (plus ou moins de 300 salariés)
Selon l'effectif de l'entreprise, le contenu de la BDESE peut être différent. Celles de plus de 300 salariés ont davantage de données à fournir (6).
Si votre entreprise compte au moins 50 salariés, vous devez obligatoirement publier l'index relatif aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes, de votre entreprise. Cette démarche s'inscrit dans le cadre de l'égalité de salaire femmes/hommes en entreprise.
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Informations sur la rémunération des salariés dans la BDESE
Le volet social de la base de données a son importance, notamment dans le cadre de la consultation sur la politique sociale de l'entreprise. C'est pourquoi de nombreuses informations relatives aux salaires et aux divers éléments de rémunérations des salariés doivent être intégrées dans la BDESE.
Toutes les entreprises, peu importe qu'elles comptent plus ou de 300 salariés, doivent communiquer les éléments relatifs aux frais de personnels. Il s'agit là du total des rémunérations (salaires, prime, etc.) versées aux salariés de l'entreprise et des avantages en nature (cotisations sociales comprises).
Chaque employeur doit, en outre, intégrer les données relatives à l'épargne salariale. Ainsi, il convient de mentionner le montant global versé au titre de la participation et de l'intéressement, ainsi que le montant moyen de l'épargne salariale par salarié.
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Pour les entreprises d'au moins 300 salariés, le pourcentage de parts du capital de l'entreprise détenues par les salariés via un système de participation (achat d'action, PEE, etc.) doit être précisé.
Pour les entreprises d'au moins 300 salariés, il convient également d'indiquer le montant global des dix plus hautes rémunérations versées dans l'entreprise et le nombre de femmes qui figurent dans les 10 rémunérations les plus élevées.
La présentation doit être faite de manière à démontrer les évolutions salariales par catégorie professionnelle (cadre, agent de maîtrise, employé, ouvrier) et par sexe, ou pour les entreprises d'au moins 300 salariés, par tranches d'âges et par niveau ou coefficient hiérarchique.
Ainsi, les représentants du personnel vont pouvoir analyser la situation, voir notamment les écarts de salaires et avoir une vision globale de l'égalité professionnelle au sein de leur entreprise.
Informations sur la rémunération des dirigeants dans la BDESE
En plus des rémunérations des salariés, doit y apparaître l'évolution des rémunérations des dirigeants de la société (5). Cela permettra de vérifier si l'évolution est proportionnée par rapport à celle de la masse salariale.
Il s'agit, dans les entreprises de plus de 300 salariés, des rémunérations des dirigeants mandataires sociaux selon la présentation du rapport de gestion annuel si l'entreprise est soumise à cette obligation (8).
Bon à savoir
Seule la rémunération des dirigeants qui sont mandataires sociaux doit être mentionnée dans la BDESE. Il n'est donc pas question d'obtenir le montant de la rémunération versée à tous les dirigeants de votre entreprise. Seules sont concernées les personnes qui ont été chargées par les associés de la société de la représenter vis-à-vis des tiers ou d'agir en son nom (il s'agit par exemple du directeur général ou du président directeur général d'une SA).
Désormais, les entreprises de plus de 1000 salariés doivent indiquer les écarts de répartition entre les femmes et les hommes parmi les cadres et les instances dirigeantes de l'entreprise (9).
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BDESE : les informations liées à l'environnement
Les employeurs doivent dorénavant informer et consulter le CSE sur les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise, notamment lors des consultations ponctuelles et pour les consultations récurrentes.
En pratique, cela impose à l'employeur de réfléchir en amont aux conséquences de ses décisions sur le climat et l'environnement et de communiquer les informations nécessaires au CSE, qui doit rendre un avis éclairé sur le projet au regard de la transition écologique.
Les CSE doivent également se saisir de la question écologique dans l'entreprise. Depuis la Loi Climat et Résilience, la BDES (Base de Données Economiques et Sociales) intègre une dimension environnementale. Elle est devenue la BDESE (Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales).
C’est pourquoi, la BDESE servant de support au CSE pour lors des consultations obligatoires, elle inclut désormais les données sur les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise.
Cela concerne aussi bien la BDESE conventionnelle (négociée par accord collectif) que la BDESE supplétive (en l'absence d'accord).
La BDESE doit contenir des données relatives à :
- la politique générale de l'entreprise en matière environnementale : cette rubrique traite de l’organisation de l'entreprise pour prendre en compte les questions environnementales et, le cas échéant, les démarches d'évaluation ou de certification en matière d'environnement ;
- l'économie circulaire : cette rubrique contient des indicateurs relatifs à la prévention et à la gestion de la production des déchets dans un souci d'évaluation de la quantité de déchets dangereux, à l’utilisation durable des ressources (consommation d'eau et consommation d'énergie);
- le changement climatique : cette rubrique comprend notamment des indicateurs relatifs à l'identification des postes d'émissions directes de gaz à effet de serre produites par les sources fixes et mobiles nécessaires aux activités de l'entreprise et, l'évaluation du volume de ces émissions, le cas échéant.
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Quels documents l'expert-comptable du CSE peut-il demander en plus de la BDESE ?
Dans le cadre de la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l'emploi ou encore sur les orientations stratégiques de l'entreprise, le CSE va devoir rendre un avis.
Pour cela, la BDESE va lui servir de support. Cependant, il n'est pas forcément aisé au regard de la multitude d'informations contenu de la BDESE, d'appréhender toutes les données contenues dans la BDESE.
Par ailleurs, le CSE peut considérer, au regard de la situation de l'entreprise, qu'il lui faut des informations complémentaires et demander la communication des éléments manquants.
S'il se heurte à des difficultés pour les obtenir ou tout simplement, s'il en éprouve le besoin, le CSE peut demander l'assistance d'un expert-comptable.
En tant que spécialiste, l'expert va mettre en parallèle les données de l'année en cours, celles des années précédentes avec les perspectives de l'entreprise. Il peut communiquer aux élus les informations sur la méthodologie utilisée pour appréhender l'ensemble de ces données et les traduire en langage plus abordable pour les représentants du personnel.
En outre, l'expert-comptable va pouvoir demander à l'employeur la communication des éléments manquants nécessaires à la bonne réalisation de sa mission. Dans ce cas, l'employeur doit lui fournir toutes les informations nécessaires à l'exercice de son mandat.
L'employeur peut donc être amené à communiquer des fichiers et des informations individualisés à l'expert-comptable en plus de la BDESE (11) sans porter atteinte aux intérêts individuels des salariés concernés.
📌 Exemple :
Il peut réclamer les déclarations sociales nominatives des salariés. Celles-ci détaillent les rémunérations individuelles de l'ensemble des salariés de l'entreprise (10).
Références :
(1) Article L2312-36 du Code du travail
(2) Article R2312-12 du Code du travail
(3) Article L2317-1 du Code du travail
(4) Cass. Civ. Soc., 4 octobre 2023, n°21-25748
(5) Article L2312-18 du Code du travail
(6) Articles R2312-8 et R2312-9 du Code du travail
(7) Article L225-115 du Code de commerce
(8) Article L225-102 du Code de commerce
(9) Article R2312-7 du Code du travail modifié par le décret n° 2023-370 du 15 mai 2023
(10) Cass. soc., 23 mars 2022, n° 20-17186
(11) Cass. soc., 18 mai 2022, n° 20-21444 et Cass. soc., 19 avril 2023, n° 21-24208 et n°21-25563
Dossier très complet et informatif