Lettre de convocation à négocier une rupture conventionnelle (sans représentant du personnel)

La rupture conventionnelle est subordonnée à un ou plusieurs entretiens, au cours duquel/desquels, l’employeur et le salarié conviennent ensemble (article L1237-12 du Code du travail) :

• du principe même de la rupture du contrat de travail ;
• des modalités (date de rupture, indemnité versée au salarié, etc.).

Lorsqu’il n’existe pas d’institution représentative du personnel dans l’entreprise, l’employeur doit informer le salarié qu’il peut se faire assister :

• soit par une personne de son choix appartenant à l’entreprise ;
• soit par un conseiller extérieur à l’entreprise, choisi sur une liste dressée par l'autorité administrative (il ne peut pas se faire assister par un avocat).

Le salarié doit alors informer l'employeur avant la date prévue pour le ou les entretiens, s’il entend se faire assister. Si tel est le cas, l'employeur peut alors, lui aussi, se faire assister par :

• une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ;
• ou, dans les entreprises de moins de 50 salariés, par une personne appartenant à son organisation syndicale d'employeurs ou par un autre employeur relevant de la même branche. 

Dans ce cas, il en informe le salarié, avant la date fixée pour le ou les entretiens de rupture conventionnelle.

Vous pouvez joindre à l'invitation un document d'information pour le salarié, récapitulant la procédure de rupture conventionnelle en précisant notamment ses droits et garanties, l'identité de la personne destinataire de la lettre de rétractation, le droit au chômage à l’issue de la relation contractuelle.

Ce document pourra avoir son importance : en informant le plus en amont possible le salarié sur ses droits et garanties, l'employeur pourra plus facilement rapporter la preuve de l'absence de vice du consentement. 

En pratique, il conviendra d’adresser cette convocation au salarié au préalable, pour lui permettre de faire appel à un assistant. Le Code du travail ne fixe aucun délai particulier à respecter entre la convocation à l’entretien et le déroulement de cet entretien. Néanmoins, vous devez laisser au salarié un délai raisonnable lui permettant de préparer son entretien et se faire assister s’il le souhaite. Ce délai peut par exemple être 5 jours à compter de la réception ou de la remise du courrier, comme le délai qui est laissé, entre la convocation et l’entretien préalable, dans le cadre d’un licenciement, voire idéalement 8 jours.