Entretien préalable au licenciement, 10 indispensables à maîtriser

1. Comment savoir si je suis convoqué à un entretien préalable ?

Avant toute chose, vous devez savoir que pour vous convoquer à un entretien préalable, l'employeur doit vous avoir fait parvenir une lettre de convocation à cet entretien.

Il doit vous envoyer une convocation à entretien préalable à un éventuel licenciement soit par lettre :

• recommandée avec accusé de réception (1) ;
• remise en main propre contre décharge ;
• remise par voie de commissaire de justice (2) ;
• remise par le système de transport rapide de courrier dit "Chronopost" (3).

Même si vous décidez de ne pas aller chercher ou de refuser le courrier recommandé, ou si vous décidez de ne pas le lire, la procédure continuera à se dérouler normalement.

En revanche, l'envoi d'un sms ou d'un email ne suffit pas, de même qu'une convocation orale. Dans ce cas, la convocation ne sera pas valable, avec pour conséquence une irrégularité de procédure (4), qui peut vous permettre d'obtenir des dommages-intérêts.

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2. Qui doit signer la lettre de convocation à l'entretien préalable ?

La lettre de convocation à l'entretien préalable au licenciement doit être signée par :

• l'employeur ;
• ou la personne à qui l'employeur a délégué son pouvoir disciplinaire (juriste de l'entreprise, directeur des ressources humaines…).

3. Quel délai entre la convocation et l'entretien préalable ?

L'entretien doit avoir lieu au minimum 5 jours ouvrables après la présentation ou la remise de la lettre de convocation (1), peu importe que le salarié n’ait retiré la lettre qu’ultérieurement (5).

Le délai de 5 jours débute :

• le lendemain de la première présentation de la lettre à votre domicile ;
• ou le lendemain de la remise en main propre de la lettre.

Il faut ensuite compter au moins 5 jours ouvrables pleins (sans les dimanches et jours fériés). Ceci signifie que l'entretien peut avoir lieu à compter du 6ème jour.

Si le délai se termine un samedi, dimanche ou un jour férié, il est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable qui suit (6).

Vous devez donc bien vérifier que l'entretien n'a pas lieu trop tôt, auquel cas, il s'agirait d'une irrégularité dans la procédure qui peut vous permettre de contester la régularité de votre licenciement et d'obtenir une indemnité pour procédure de licenciement irrégulière.

En effet, le non-respect du délai minimum de 5 jours peut vous causer un préjudice dans le sens où vous ne disposez pas du temps nécessaire pour préparer votre défense. 

4. Où et quand doit avoir lieu l'entretien ?

Le lieu, la date et l'heure de l'entretien doivent impérativement vous être communiqués dans la convocation (7).

Lieu de l'entretien préalable

L'entretien préalable doit se dérouler en principe dans le lieu où s'exécute le travail ou au siège social de l'entreprise (8).

Il peut également s'exercer dans un autre lieu pour des raisons légitimes, mais dans ce cas, votre employeur devra vous rembourser les frais de déplacement (9).

Date et heure de l'entretien préalable

 L'entretien préalable doit généralement avoir lieu pendant le temps de travail du salarié.

Cependant, pour des raisons justifiées (travail de nuit du salarié…), l'entretien peut se dérouler en dehors du temps de travail sans que cela constitue une irrégularité de procédure.

⚠ Il faut alors que ce temps passé en entretien en dehors du temps de travail soit rémunéré comme du temps de travail effectif. En effet, la participation à l'entretien préalable ne doit entraîner aucune diminution de salaire.

L'entretien peut avoir lieu pendant un arrêt maladie, mais l'employeur ne doit pas agir dans le but volontaire de mettre le salarié dans l'impossibilité de se rendre à l'entretien.

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5. Pouvez-vous vous faire représenter pendant l'entretien ?

Non, il faut savoir que vous ne pouvez pas vous faire représenter pendant l'entretien mais vous pouvez vous faire assister.

Vous êtes l'interlocuteur privilégié de l'employeur, pendant cet entretien.

Ceci signifie qu'une personne peut être avec vous à l'entretien et interagir, appuyer vos arguments ou les compléter, mais il ne peut pas parler en votre nom.

6. Qui peut assister un salarié pendant l'entretien préalable ?

Le salarié peut se faire assister pendant l'entretien, par une tierce personne. Cette faculté doit bien être mentionnée dans la convocation.

Voici qui peut vous assister lors d'un entretien préalable au licenciement (10) :

• une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise (représentant du personnel ou non) ;
• en l'absence d'institutions représentatives du personnel (CSE, délégué syndical), vous pouvez faire appel à un conseiller du salarié (une personne extérieure à l'entreprise, dont le nom est mentionnée sur une liste définie par le préfet de chaque département).

⚠ Vous n'êtes pas obligé de vous faire assister, mais c'est un droit auquel vous pouvez prétendre.  

Si vous avez décidé de vous faire assister, mais que la personne choisie ne se présente finalement pas avec vous à l'entretien ou qu'elle est en retard, la procédure n'est pas suspendue, elle continue avec ou sans la présence de l'assistant.

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7. Est-ce que je peux refuser de me rendre à l'entretien préalable ?

Oui, vous pouvez tout à fait décider de ne pas vous rendre à votre entretien préalable. Votre absence ne suspend pas la procédure. Celle-ci continue à se dérouler normalement.

En revanche, en ne vous rendant pas à votre entretien préalable, vous anéantissez la possibilité qui vous est laissée de vous expliquer et de vous défendre.

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8. Comment se passe l'entretien préalable au licenciement et comment s'y préparer ? 

Il n'y a pas de préparation type pour que l'entretien se passe comme vous le souhaitez, mais voici quelques indications.

Vérifier que la procédure est respectée

La première chose à faire est de vérifier que la procédure est bien respectée, comme ce qui a été évoqué précédemment dans cet article : les mentions obligatoires sur la convocation à l'entretien, les délais, etc.

Prendre connaissance du motif de l'entretien

Généralement, si vous êtes convoqué à un entretien préalable à un éventuel licenciement, il y a de fortes chances pour que vous soyez au courant des faits qui vous sont reprochés.

Ce qui rend parfois la tâche délicate est que les motifs détaillés ne sont pas obligatoirement inscrits dans la convocation. En effet, l'employeur a simplement l'obligation d'inscrire le motif large de la convocation c'est-à-dire "convocation à un entretien préalable à sanction, pouvant aller jusqu'au licenciement pour faute grave" par exemple. Mais il n'a pas l'obligation de donner plus de détails sur les faits qu'il vous reproche.

Choisir une personne pour vous assister pendant l'entretien

Vous pouvez, si vous le souhaitez, choisir un salarié de l'entreprise pour vous assister durant l'entretien. Il peut parfois s'agir d'un représentant du personnel ou d'un conseiller du salarié.

Dans ce cas, il est intéressant d'organiser avec lui des réunions pour qu'il vous informe sur la procédure, qu'il vérifie avec vous la validité de la convocation et pour préparer votre plan de défense.

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Préparer un plan de défense : que dire lors de l'entretien ? Comment se défendre ?

Il est important de préparer un plan de défense pour pouvoir vous défendre pendant l'entretien.

Préparez les arguments que vous pouvez donner à votre employeur pour vous défendre et éviter la sanction. Plus vous préparez votre entretien et vos arguments, plus vous serez à l'aise pour bien vous faire comprendre et pour vous défendre.

Essayez de prévoir à l'avance toutes les reproches que pourrait vous faire votre employeur, anticipez les faits fautifs qu'il pourrait avoir découvert et préparez un argument de défense.

Qui est présent à l'entretien préalable au licenciement ?

Lors de l'entretien préalable au licenciement, sont présents :

• vous (le salarié dont le licenciement est envisagé) ;
• la personne qui vous assiste (facultatif) ;
• l'employeur (ou son représentant) ;
• la personne chargée d'assister l'employeur (facultatif).

Seules ces personnes peuvent assister à l'entretien.

Aucun autre salarié ou membre de l'entreprise ne peut y participer. De la même façon, aucune personne extérieure à l'entreprise ne peut participer à cet entretien (avocat, commissaire de justice, personne de l'entourage, délégué syndical n'appartenant pas à l'entreprise…) même s'il ne fait qu'acte de présence.

Le conseiller du salarié (dans le cas où l'entreprise n'a pas de représentant du personnel) est la seule personne extérieure à l'entreprise, qui peut participer à l'entretien pour assister le salarié.

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Comment se déroule l'entretien préalable ?

Lors de l'entretien, votre employeur (ou son représentant) va vous exposer les faits qu'il vous reproche et qu'il estime être à sanctionner.

Ce sera ensuite à vous de vous défendre, d'apporter les éléments qui pourront éviter ou réduire la sanction disciplinaire. C'est dans ce but que la préparation de votre défense et donc de vos arguments en amont, est importante.

Ne soyez pas de mauvaise foi, n'essayez pas de mentir si les faits reprochés sont avérés.

En revanche, n'hésitez pas à rétablir la vérité si les faits reprochés sont faux ou exagérés, n'hésitez pas non plus à prévoir des témoignages, des preuves de ce que vous avancez.

Tout dépend de ce qui vous est reproché, mais vous pouvez par exemple expliquer qu'il s'agit de la toute première faute sur toute votre carrière dans l'entreprise, vous pouvez rappeler votre ancienneté et votre bon comportement pendant toutes ces années, vous pouvez également présenter vos excuses, démontrer votre volonté de rester dans l'entreprise, votre implication et le bon travail effectué sur votre poste.

Vous devez donc trouver tous les arguments pour vous défendre et éviter le licenciement.

Ne vous laissez pas emporter par votre colère ou vos émotions, essayez de rester centré sur l'objet de l'entretien. Vous faire assister d'une autre personne peut permettre justement de recentrer les débats, de calmer les esprits et de chercher à trouver un compromis.

L'employeur ne peut pas prendre la décision de vous licencier pendant l'entretien préalable. De même, il ne peut pas vous transmettre la lettre de licenciement pendant l'entretien, il doit respecter un certain délai et un certain formalisme.

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9. Quel délai légal pour licencier après l'entretien préalable ?

Si l'employeur décide de vous licencier, il doit impérativement vous faire parvenir une lettre de licenciement par recommandé avec accusé de réception.

Attention, cette lettre ne peut pas être envoyée moins de 2 jours ouvrables (11) après l'entretien préalable (ou la date qui était prévue dans la convocation, si vous avez décidé de ne pas vous y rendre) (11).

S'il s'agit d'un licenciement disciplinaire (= licenciement pour faute simple, faute grave et faute lourde ), votre employeur ne peut pas expédier la lettre de licenciement plus d'1 mois après l'entretien (12). Le délai minimum de 2 jours s'applique également.

10. Entretien préalable à distance

Dans le cas où le salarié et l'employeur ne soient pas en mesure de se rencontrer phyisque (si le poste est en télétravail total par exemple), on peut se demander si la tenue d'un entretien préalable à distance, en visioconférence, est possible.

La jurisprudence n'est malheureusement pas claire à ce sujet. Certaines cours d'appel s'opposent à la tenue d'entretiens préalables à distance. D'autres en revanche, estiment que l'entretien préalable en visioconférence est valable, si l'éloignement des personnes le justifie, si les parties sont d'accord et si les droits de la défense du salariés sont bien respectés (13).

Ainsi, tant que la Cour de cassation ou le législateur ne se sont pas exprimés clairement au sujet de la validité d'entretien préalable à distance, il est recommandé de procéder à des entretiens physiques.

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