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En bref
Dans le cadre de la gestion de votre personnel et de la vie de votre entreprise (communication interne, gestion administrative, outils professionnels, etc.), vous avez besoin de traiter certaines données personnelles d’un ou de plusieurs de vos salariés.
Pour mémoire, l’article 4 du RGPD définit le traitement de données personnelles comme toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
Conformément à vos obligations relatives à la protection des données personnelles, vous souhaitez, préalablement, recueillir leur accord écrit.
Avant de songer à recueillir le consentement du salarié, vous devez savoir qu’il est impératif que les données personnelles soient (article 5 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit RGPD ; article 4 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés) :
En tant que responsable du traitement, vous devez être en mesure de prouver que ces principes sont bien respectés.
Bon à savoir : le responsable du traitement est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement (article 4 du RGPD).
Pour être licite, le traitement de données à caractère personne doit remplir l’une des conditions suivantes (article 6 du RGPD ; article 5 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés) :
Autrement dit, le consentement du salarié n’est pas toujours requis, notamment lorsque les données concernées doivent nécessairement être traitées dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail, ou dans le cadre d’une obligation légale (la complémentaire santé d’entreprise par exemple) (2ᵉ et 3ᵉ conditions de l’article précité).
Dans le cas où il est requis, le RGPD fixe 4 grandes règles applicables au consentement (article 7 du RGPD) :
En outre, vous devez respecter les droits du salarié relatifs à ses données personnelles (droit d’accès, de rectification, d’opposition, etc.).
Si le traitement des données envisagé est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques, vous avez l’obligation d’effectuer, avant celui-ci, une analyse de l’impact des opérations dudit traitement (ex : si le traitement a pour but de surveiller de manière constante l’activité des salariés concernés) (article 35 du RGPD).
Enfin, et sauf exceptions, notez qu’il est interdit de traiter des données sensibles du salarié, à savoir de traiter des données à caractère personnel qui révèlent la prétendue origine raciale ou l'origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale d'une personne physique ou de traiter des données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique (article 6 de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés).
À lire aussi : L'obligation d'information des salariés concernant le RGPD ; Mise en conformité RGPD : tout savoir sur la protection des données
Demander le droit d'accès à ses salariés pour la collecte de données
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