Lettre de convocation des associés à l’Assemblée Générale Extraordinaire

Gérant d'une société, vous souhaitez procéder à la modification d'une des caractéristiques de votre société (par exemple, la raison sociale). Pour cela, vous êtes tenu de recueillir l'accord de l'ensemble des associés réunis en assemblée générale extraordinaire (AGE).

A cet effet, vous les y convoquez.

A contrario de l'assemblée générale ordinaire (AGO), l'AGE n'est pas périodique. Elle intervient pour toute décision spécifique qui nécessite un vote, en dehors de la gestion courante de l'entreprise (article L223-27 du Code de commerce). 

Tout associé va pouvoir participer à l'AGE. 

Les associés sont convoqués par lettre recommandée, au moins 15 jours avant la tenue de l'AGE (articles R223-19 et R223-20 du Code de commerce). Cependant, si c'est un cas d'urgence, le délai peut être raccourci. Dans ce cas, la loi prévoit que le délai de convocation doit être raisonnable. 

La convocation doit indiquer l'ordre du jour, la date, l'heure, et le lieu.

Elle doit aussi être accompagnée du texte des résolutions qui seront proposées en assemblée. 

De plus, un formulaire de procuration doit être annexé pour que les associés puissent se faire représenter. 

Les règles sur le vote et les modalités restent les mêmes que celles d'une AGO (article L223-30 du Code de commerce).

Enfin, suite à l'AGE, un procès-verbal est rédigé (article R223-24 du Code de commerce).

Pour des raisons de preuve, vous pouvez envoyer votre courrier en recommandé avec accusé de réception.

Pour que la convocation soit valable, à ce courrier le texte des résolutions qui vont être proposées au vote.

Lors de l'assemblée, pensez à établir une feuille de présence que vous ferez signer par les participants.