Obligations comptables du CSE : comment établir et présenter vos comptes ?

Quelles sont les obligations du CSE sur le plan comptable (bilan, approbation des comptes)  ?

 Des modalités différentes de présentation des comptes sont prévues en fonction de la taille des CSE d'entreprise. La taille résulte de seuils relatifs à leurs ressources annuelles, au nombre de leurs salariés et au total de leur bilan.

Les ressources annuelles sont égales au montant cumulatif de (1) :

• la subvention de fonctionnement ;
• la subvention au titre des activités sociales et culturelles, à l'exception des produits de cession d'immeuble.

Il convient ensuite de déduire, le cas échéant, le montant versé au comité social et économique central ou au comité interentreprises en vertu de la convention de transfert de gestion des activités sociales.

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Pour les petits CSE : une comptabilité ultra-simplifiée

 Le seuil de ressources annuelles au-delà duquel un CSE n'est plus considéré comme de petite taille est de 153.000 euros.

Par dérogation, les comités sociaux et économiques dont les ressources annuelles ne dépassent pas 153.000 euros (2) peuvent s'acquitter de leurs obligations comptables de la manière suivante (3) :

• tenue d'un livre retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses qu'ils réalisent et des recettes qu'ils perçoivent ;

• établissement une fois par an d'un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à leur patrimoine et à leurs engagements en cours.

Au-delà de ce seuil, le CSE doit confier la mission de présentation des comptes annuels à un expert-comptable, qu'il rémunère avec sa subvention de fonctionnement.

Pour les CSE de taille moyenne : une comptabilité simplifiée

Sont concernés, les CSE dont le nombre de salariés, les ressources annuelles et le total du bilan n'excèdent pas, pour au moins 2 des 3 trois critères, les seuils suivants, à la clôture de l'exercice précédent (4) :

• 50 salariés en équivalent temps plein ;
• 1,55 million d'euros pour le total du bilan ;
• 3,1 millions d'euros de ressources.

Les CSE de taille moyenne peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes (bilan, compte de résultat et annexe simplifiée) et n'enregistrer leurs créances et leurs dettes qu'à la clôture de l'exercice (5).

Ils doivent confier la mission de présentation des comptes annuels à un expert-comptable. Le coût de cette mission est pris en charge par le CSE sur sa subvention de fonctionnement (6).

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Pour les gros CSE : une comptabilité normale

Dès lors que l'ensemble constitué par le CSE et les entités qu'il contrôle, dépasse 2 des 3 seuils précités (7), nous avons affaire à un "gros CSE". 

Ceux-ci doivent tenir une comptabilité normale, certifier leurs comptes et tenir des comptes consolidés. Leurs comptes annuels sont établis selon les modalités définies par le règlement de l'Autorité des normes comptables (8).

Ils doivent également nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l'entreprise, qui a le pouvoir de contrôler les comptes du comité d'entreprise et d'exercer une procédure d'alerte. Là encore, le coût de la certification des comptes est pris en charge par le CSE sur sa subvention de fonctionnement (9).

De plus, les gros CSE doivent créer une commission des marchés, composée de membres titulaires, permettant de choisir les fournisseurs et prestataires du CSE et de définir les modalités d'achat de fournitures, services et travaux d'un certain montant. Cette commission doit rendre un rapport d'activité une fois par an et l'annexer au rapport de gestion du CSE (10).

Enfin, les membres du CSE ont la possibilité, à la fin de chaque exercice comptable, de transférer l'excédent annuel du budget de fonctionnement au budget ASC du CSE (activités sociales et culturelles) (11).

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Quand présenter les comptes annuels ? Quelles sanctions en cas de non-présentation ? 

Le CSE, quelles que soient ses ressources, est soumis aux obligations comptables suivantes (12) :

• enregistrement comptable des mouvements affectant son patrimoine par ordre chronologique ;

• contrôle par inventaire, au moins une fois tous les 12 mois, de l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine du CSE ;

• établissement des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, le tout étant indissociable.

La présentation des comptes ainsi que les documents comptables sont fixés par deux règlements de l'Autorité des normes comptables (ANC) (13) homologués par la suite via un arrêté (14).

 Chaque CSE (petit, moyen ou gros) doit aussi :

• fournir des informations sur les transactions significatives qu'il a effectuées (15) ;

• établir un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes (16) ;

• établir un rapport sur les conventions passées entre le CSE et l'un de ses membres (17).

Lorsque l'instance est renouvelée, les membres du comité sortant rendent compte au nouveau comité de leur gestion, y compris des attributions économiques et des activités sociales et culturelles. Ils remettent aux nouveaux membres tous documents concernant l'administration et l'activité du comité (18).

 En tant que personne morale, c'est le CSE qui engage sa responsabilité civile et pénale en cas de manquement dans la gestion comptable. Le trésorier ne peut en principe engager sa responsabilité en cas de retard dans la présentation des comptes. 

Bon à savoir :

Par exception, le trésorier ne peut engager sa responsabilité que dans des cas exceptionnels, par exemple s'il se permet seul d'engager des dépenses, ou bien lorsqu'il commet des délits répréhensibles pénalement.

Cette actualité pourrait vous intéresser : Les missions et responsabilités du trésorier du CSE

Qui a le droit de consulter les comptes du CSE ? Un salarié peut-il en demander l'accès ?

L'employeur ainsi que tous les autres membres du CSE ont accès aux archives et aux documents comptables et financiers du comité. Le fait pour le CSE d'en refuser la communication constitue un trouble manifestement illicite.

À savoir, le règlement intérieur peut imposer des conditions spécifiques de consultation des comptes du CSE.

Les salariés bénéficient quant à eux d'un droit d'accès aux documents comptables du comité par l'intermédiaire des communications ponctuelles obligatoires. En effet, les comptes annuels (ou les documents comptables, le livre des dépenses et recettes par chronologie pour un “petit” CSE) ainsi que le rapport annuel d'activité doivent être mis à la connaissance des salariés, et ceci par tout moyen (19). 

À lire aussi :

- Quelles différences entre l'expert-comptable et le commissaire aux comptes ?
- Comment désigner le secrétaire CSE et le trésorier & quel est leur rôle ?
- Prêts et dons : connaître les aides financières du CSE
- Avis des représentants de l’établissement pour la mise en place du règlement intérieur