Entretien annuel d'évaluation : préparation, déroulement et compte rendu

Quels sont les éléments à inclure dans la convocation à l'entretien annuel d'évaluation ?

Avant de mener un entretien annuel d'évaluation, il est impératif de convoquer le salarié à cette rencontre. 

En effet, pour que l'entretien annuel d'évaluation soit le plus constructif possible, il est important que chacune des parties puisse le préparer en amont.

Ainsi, il est donc nécessaire de programmer celui-ci au préalable et d'en informer le collaborateur à l'avance. Pour cela, vous devez lui communiquer l'heure et la date à laquelle se déroulera l'entretien. 

Il est également toujours utile de rappeler au salarié l'objectif de cet entretien et les principaux axes qui seront développés pendant cet entretien.

Vous pouvez également joindre à cette convocation, le support qui sera utilisé tout au long de l'entretien afin que le salarié prépare de son côté, en amont, les points qui vont être abordés.

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Comment préparer l'entretien annuel d'évaluation ?

Le salarié qui reçoit une convocation doit bénéficier d'un temps suffisant pour lui permettre de préparer l'entretien annuel d'évaluation en amont.

Même si l'employeur n'a pas l'obligation de transmettre le support d'évaluation en amont au salarié, c'est tout de même préférable pour que le salarié ait le temps de préparer l'entretien et qu'il soit le plus constructif possible.

Qui doit mener l'entretien annuel d'évaluation et quelle est la durée idéale ?

L'entretien annuel d'évaluation peut être mené aussi bien par le manager direct du salarié mais également par le chef d'entreprise (lorsqu'il s'agit d'une entreprise de petite taille) ou encore par une personne du service des ressources humaines (assistant RH, responsable des ressources humaines etc.).

Il est cependant plus logique que la personne qui mène l'EAE soit une personne qui côtoie le salarié quotidiennement afin d'avoir une réelle connaissance du poste occupé par celui-ci, des compétences développées par le salarié, ses axes d'amélioration. Cette personne sera d'autant plus à même de fixer des objectifs cohérents pour l'année à venir.

Il n'y a pas de durée idéale pour un entretien individuel d'évaluation. L'objectif étant de créer un moment d'échange entre le salarié et la personne qui conduit l'entretien, l'important est de prendre le temps d'aborder chaque point au programme de ce rendez-vous afin qu'il soit le plus constructif possible pour les participants.

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Quelles sont les 5 étapes clés pour réaliser l'entretien annuel d'évaluation ?

Pour le bon déroulement de l'entretien annuel d'évaluation, l'employeur ou le manager peuvent structurer celui-ci selon plusieurs étapes clés.

Dans un premier temps, vous pouvez laisser le salarié prendre le lead sur le déroulement de l'entretien et lui demander de retracer les grands évènements professionnels vécus au cours de l'année, quelles ont été les difficultés rencontrées, comment il s'est senti dans son travail mais également dans son équipe. Il s'agit là pour le salarié de faire le bilan de l'année écoulée.

Vous pouvez poursuivre ce bilan de l'année écoulée en faisant part de vos remarques sur le travail fourni par le salarié. Il s'agit ici de reprendre les objectifs fixés lors du précédent entretien et d'identifier lesquels ont été remplis ou non.

En réalisant cet état des lieux, vous serez mieux à même d'évaluer ensuite ses compétences, ses points forts et ses axes d'amélioration. N'oubliez pas de faire le point aussi sur les softs skills attendus au sein de l'entreprise et celles que possède le salarié.

Puis, vous pouvez ensuite définir les nouveaux objectifs pour l'année à venir et recueillir également les souhaits du salarié. C'est le moment pour lui d'exprimer son ressenti quant au poste qu'il occupe, aux fonctions et aux missions qui lui sont confiées mais également ses envies pour l'année à venir.

Enfin, il est toujours intéressant pour un salarié de connaître votre appréciation globale. Vous pouvez donc conclure cette entretien par une conclusion globale exprimant votre satisfaction vis-à-vis du salarié ou au contraire, les efforts à fournir pour la suite. Donnez aussi la possibilité au salarié d'ajouter un commentaire libre s'il le souhaite.

Ultime étape, soumettez le compte-rendu d'évaluation à la signature du salarié.

Quels sont les pièges à éviter lors de l'entretien annuel d'évaluation ?

Bien que l'entretien annuel d'évaluation ne soit pas obligatoire, contrairement à l'entretien professionnel, un employeur doit être vigilant lorsqu'il met en place un tel échange.

Effectivement, il existe certains pièges à éviter, des erreurs à éviter en entretien annuel d'évaluation tels que :

• ne pas consulter le comité social et économique avant la mise en place d'entretien annuel d'évaluation ;
• interroger le collaborateur sur des sujets personnels au cours de l'entretien ;
• etc.

Quels outils, méthodes et bonnes pratiques peuvent être utilisés pour mener l'entretien annuel d'évaluation ?

Utiliser des grilles d'évaluation à remplir en amont pour rendre l'entretien constructif

Afin de maîtriser le déroulement de l'entretien individuel et d'éviter tout dérapage, l'employeur peut avoir recours à des grilles d'évaluation, lui permettant de donner un cadre à cet échange.

Elles peuvent servir de trame pour réaliser le bilan de l'année écoulée et faire le points sur les objectifs fixés au salarié ainsi que sur les performances réalisées. 

Celles-ci peuvent d'ailleurs être pré-remplies, en amont. Ce n'est pas obligatoire mais ne perdez pas de vue qu'il est important de préparer l'entretien annuel d'évaluation à l'avance.

Cette préparation permettra notamment à l'employeur d'éviter les discussions sans rapport avec les aptitudes professionnelles du salarié le jour J.

Il peut aussi demander à son salarié de réaliser, en amont, son auto-évaluation en mettant à sa disposition la même grille d'évaluation que celle qu'il remplit de son côté.

Les informations demandées au salarié, sous quelque forme que ce soit, ont uniquement pour but d'apprécier ses aptitudes professionnelles (1).

Les informations demandées doivent également présenter un lien direct et nécessaire avec l'évaluation de ses aptitudes professionnelles.

En effet, aucune information relative à la vie privée du salarié ne doit être demandée. Cela implique de ne pas interroger le salarié sur des sujets d'ordre privé tels que son orientation sexuelle ou encore son état de santé.

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Prendre des précautions lors de l'entretien d'un représentant du personnel

Lors de l'évaluation d'un représentant du personnel, des précautions particulières doivent également être prises. En effet, l'activité syndicale du salarié ne doit en aucun cas interférer dans le déroulement de l'évaluation, au risque d'être constitutif d'une discrimination syndicale.

Sur ce point précis, la Cour de cassation considère que, lors d'un entretien annuel d'évaluation avec un salarié protégé : "sauf application d'un accord collectif visant à en assurer la neutralité ou à le valoriser, l'exercice d'activités syndicales ne peut être pris en considération dans l'évaluation professionnelle d'un salarié".

Autrement dit, il n'est pas possible, pour l'employeur, d'aborder le mandat du salarié protégé. La seule exception est le cas de figure dans lequel un accord collectif viserait à assurer la neutralité ou à valoriser l'exercice d'activités syndicales (2).

Depuis une Loi de 2022 relative à la protection des lanceurs d'alerte, le législateur a précisé qu'aucune discrimination directe ou indirecte ne peut avoir lieu en matière "d'évaluation de la performance" du salarié, en raison "de ses activités syndicales" ou "de son exercice d'un mandat électif" (3).

📌 Exemples :

Les grilles d'évaluation du salarié qui feraient mention d'une disponibilité réduite du salarié du fait de ses fonctions syndicales et représentatives constitueraient une discrimination syndicale (4).

De la même manière, une fiche d'évaluation qui évoquerait des perturbations dans la gestion de l'emploi du temps du salarié en raison de ses activités de représentant du personnel pourrait laisser supposer l'existence d'une discrimination syndicale (5).

La même solution pourrait être retenue si la fiche d'évaluation mentionnait une "bonne implication dans la vie de l'usine mais souvent au détriment de son poste (...)" (6).

Il est donc préférable de préparer et de mener un entretien annuel d'évaluation qui ne fait aucune référence au mandat du salarié, de manière directe ou indirecte.

L'objectif de l'entretien annuel d'évaluation est de cibler précisément les atouts et les faiblesses des salariés, dans une optique de progression. Le système d'évaluation doit rester relativement neutre et transparent. Vous devez ainsi veiller à ce que l'évaluation des salariés ne repose pas sur des éléments subjectifs ou en lien avec sa vie privée.

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Quels sont les critères et indicateurs de performance utilisés lors de l'entretien annuel d'évaluation ?

Les critères d'évaluation d'un salarié doivent être pertinents au regard des objectifs poursuivis par votre entreprise.

Ces critères doivent notamment vous permettre :

• de vous assurer que le salarié dispose des savoirs-faire, du savoir-être mais également des compétences techniques nécessaires pour occuper son poste et atteindre les objectifs qui lui sont fixés ;
• d'identifier d'éventuels potentiels chez certains salariés qui vous n'aviez pas détectés jusqu'alors et ainsi leur proposer de nouvelles missions ou de nouveaux projets qui les aideront à rester impliqués et motivés ;
• etc.

Ces critères ou indicateurs peuvent être de nature qualitative mais également quantitative. Quoi qu'il en soit, ces critères doivent être détaillés afin de ne pas être subjectifs et présenter un réel intérêt. 

Comment fixer des objectifs pour l'année à venir lors de l'entretien annuel d'évaluation ?

Vous pouvez fixer des objectifs quantitatifs ou qualitatifs, voire même les deux.

Cependant, gardez à l'esprit que les objectifs fixés lors de l'entretien annuel d'évaluation doivent être concrets, précis et mesurables. Des objectifs généraux et non mesurables seront difficiles à suivre et à évaluer.

Par ailleurs, veillez à fixer des objectifs qui soient réalisables. Ils doivent être suffisamment ambitieux pour stimuler et motiver les salariés mais rester atteignables pour ne pas décourager les salariés. 

Bon à savoir :

Pensez à établir un plan d'action pour suivre la réalisation de ces objectifs et la progression du salarié tout au long de l'année.

Quels sont les défis courants rencontrés lors de l'entretien annuel d'évaluation et comment les surmonter ?

Il peut arriver que le salarié refuse de se soumettre à l'entretien annuel d'évaluation. Sachez qu'il ne peut refuser de se soumettre à l’entretien d’évaluation imposé puisque le droit d’évaluer le travail des salariés est inhérent au pouvoir de direction de l’employeur.

Par ailleurs, un conflit peut éclater au cours de l'entretien, qu’il soit antérieur ou non. Il se peut que le salarié exprime un mécontentement ou une revendication Dans ce cas, restez calme et courtois. Veillez à ne pas tenir des propos déplacés qui pourraient vous être reprochés par la suite tels que des propos injurieux, offensants ou humiliants. 

Donnez la possibilité au collaborateur d'exprimer ses revendications plutôt que de chercher à enterrer le conflit pour tenter ensemble de trouver une solution au problème qui se pose. 

Comment aborder la question de la rémunération lors de l'entretien annuel d'évaluation ?

Les entretiens annuels d'évaluation sont généralement l'occasion pour les salariés de demander une revalorisation de leur rémunération. Donnez la possibilité au salarié d’exposer ses arguments. Dans le cas contraire, cela risque d’engendrer de la frustration. Il est donc important de prendre sa demande en considération.

Une fois entendu, si vous envisagez de refuser sa demande d'augmentation, vous devez motiver votre refus. Ne lui dites pas juste “non”. Quelle que soit la raison, il est important de motiver votre décision de refus : 

• ce peut être parce-que vous rencontrez des limites budgétaires : dans ce cas là soyez transparent ;
• parce-que le travail accompli n’excède pas vos attentes, en comparaison de ses collègues qui occupent une fonction identique ou similaire.

Par ailleurs, expliquez aussi au salarié ce qui peut justifier, à l’avenir, une augmentation de salaire. Faites lui part des changements attendus ou des réalisations nécessaires pour obtenir une future augmentation. 

Il ne faut pas non plus oublier que la rémunération ne se limite pas au seul salaire. Il existe d’autres avantages appréciés des salariés qui peuvent être négociés en entretien annuel tels que :

• aménagement des horaires de travail ;
• mise en place du télétravail ;
• prime exceptionnelle ;
• etc. 

Comment digitaliser les entretiens annuels d'évaluation ?

Il est possible de digitaliser les entretiens annuels d'évaluation.

Rien ne s'oppose à ce que l'entretien annuel d'évaluation se tienne en visioconférence à partir du moment où le salarié a été informé des méthodes et techniques d'évaluation et du traitement de ses données personnelles (7).

Si l'entretien se tient en présentiel, il n'est pas obligatoire non plus d'avoir comme support une grille d'évaluation en format papier.

L'employeur comme le salarié peuvent se munir de leur ordinateur portable pour compléter au fur et à mesure le support d'évaluation, en même temps, en réalisant un partage de document numérique.

Par ailleurs, la signature du compte-rendu de l'entretien annuel d'évaluation peut être digitale également. 

Quels sont les impacts d'un entretien annuel d'évaluation mal conduit ? Comment gérer le stress et les attentes liés à l'entretien annuel d'évaluation ?

Un entretien annuel d'évaluation mal conduit (conflit ou dispute entre l'employeur et le salarié, manque de préparation de l'entretien, etc) peut générer du stress chez certains salariés ou une certaine forme de pression et occasionner un arrêt de travail.

Dans les cas les plus graves, des insultes, propos injurieux, menaces pendant l'entretien, vous exposent à un contentieux devant le Conseil de prud'hommes. 

L'entretien mal conduit aura donc non seulement des conséquences néfastes pour le salariés mais également sur le fonctionnement et l'organisation de votre entreprise.

Comment conclure un entretien annuel d'évaluation ?Comment rédiger un compte-rendu d'entretien annuel d'évaluation ?

En règle générale, vous devez remettre un compte rendu écrit au salarié, mais ce n'est pas une obligation (sauf si la convention collective applicable dans l'entreprise le prévoit).

Pour rédiger ce compte-rendu, vous pouvez utiliser la grille d'évaluation que vous avez utilisé tout au long de l'entretien. Il est important de veiller à ce que les informations contenues dans celui-ci soient pertinentes.

Ne tardez pas trop pour rédiger ce compte-rendu afin de ne pas oublier la teneur de vos échanges.

Bon à savoir :

Si vous faites le choix de remettre un écrit au salarié, ce dernier n'a aucune obligation de le signer. L'employeur ne peut pas sanctionner un salarié au motif qu'il a refusé de signer ce document. Cependant, l'absence de signature du salarié diminue la portée du compte rendu, qui aura moins d'impact devant le Conseil de prud'hommes en cas de litige.

Comment garantir la confidentialité des informations recueillies lors de l'entretien annuel d'évaluation ?

Les informations recueillies pendant l'entretien annuel d'évaluation sont confidentielles. Ainsi, peu nombreuses sont les personnes qui peuvent accéder au compte-rendu de l'entretien.

Le salarié peut demander la copie intégrale de ses résultats d'évaluation.

Mis à part lui, seuls les supérieurs hiérarchiques des salariés dont ils sont responsables et les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel peuvent accéder à l’intégralité des données d’évaluation.

Les employeurs doivent être en mesure de garantir la confidentialité des informations recueillies.

Ces informations doivent ainsi être archivées sur un support numérique ou dans un dossier physique spécifique permettant leur consultation de manière ponctuelle, uniquement par des personnes spécifiquement habilitées à le faire. Elles font alors l'objet d'une protection dans le cadre du règlement général de protection des données (RGPD).

Que peut faire le salarié en cas de désaccord ou pour contester les résultats d'un entretien annuel d'évaluation ?

En cas de désaccord avec les résultats de son entretien annuel d'évaluation, le salarié est en droit de refuser de signer le compte-rendu d'évaluation.

Il peut également vous adresser une lettre de contestation, en recommandée avec accusé réception ou remise en main propre contre décharge, pour vous faire part de sa contestation et solliciter, le cas échéant, un nouvel échange ou obtenir d'autres précisions de votre part.

En l'absence de réponse de votre part ou si la réponse apportée ne lui convient pas, il est en droit de contester les résultats de l'entretien annuel d'évaluation devant le juge en saisissant le Conseil de prud'hommes.

Pourquoi et comment utiliser les résultats de l'entretien annuel d'évaluation pour la gestion des ressources humaines ?

Il est primordial de prendre en compte les résultats de l'entretien annuel d'évaluation pour la gestion des ressources humaines de votre entreprise pour plusieurs raisons, notamment : 

• challenger et motiver le salarié : il est valorisant pour un salarié d'avoir un retour sur son travail, de savoir s'il a ou non réalisé les objectifs qui lui avaient été fixés et d'en avoir de nouveaux. Il est également important pour le salarié de travailler sur des projets ou d'avoir des missions qui le stimulent sur le long terme ;
• accompagner le développement professionnel du salarié au sein de l'entreprise : en identifiant ses points forts mais aussi ses axes d'amélioration, vous pouvez agir pour l'aider à progresser ;
• optimiser les compétences des salariés pour améliorer la performance globale de l'entreprise.

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