Contrôle Urssaf : les droits de l'entreprise contrôlée

Mise à jour de la charte du cotisant contrôlé

Au 1er janvier 2024, la charte du cotisant contrôlé remise aux personnes contrôlées a été mise à jour (création, suppression, pérennisation de mesures). 

Rappel : ses dispositions sont opposables aux parties au contrôle.

Qui peut faire l'objet d'un contrôle et quand cela peut-il arriver ? 

Quel est le point commun entre les entreprises, les travailleurs indépendants (dont les auto-entrepreneurs), les associations, les professionnels de santé ou encore les particuliers employeurs, etc. ? Tous peuvent un jour faire l'objet d'un contrôle de l'Urssaf.

Les personnes physiques comme morales, sont concernées, dès lors qu'elles sont soumises à la législation de la sécurité sociale en matière de cotisations sociales et de déclarations sociales.

Comment préparer un contrôle Urssaf dans votre entreprise ?

Découvrez notre dossier complet pour vous aider à comprendre pourquoi un contrôle Urssaf a lieu dans votre entreprise et comment il se déroule (procédure). Découvrez également comment essayer d'éviter un redressement de cotisations et quels sont vos recours en cas de désaccord.

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Vérification des déclarations de l'entreprise (employeur-cotisant)

Afin d'effectuer le recouvrement des éventuelles cotisations sociales et contributions dues (1), l'Urssaf doit procéder à la vérification de l'exactitude des informations collectées et doit veiller à la conformité à la législation en vigueur des déclarations qui lui sont transmises.

Lorsque l'organisme de recouvrement envisage un redressement, il en informe le cotisant en lui indiquant :

• les déclarations et les documents examinés ;
• les périodes auxquelles se rapportent ces déclarations et documents ;
• le motif, mode de calcul et le montant du redressement envisagé ;
• la faculté de se faire assister d'un conseil de son choix, pour répondre aux observations faites, dans un délai de 30 jours ;
• le droit pour l'organisme d'engager la mise en recouvrement en l'absence de réponse dans un délai de 30 jours.

=> La lettre recommandée avec accusé de réception n'est plus obligatoire : l'information peut être effectuée par tout moyen donnant date certaine à leur réception (2).

Cette procédure de vérification des obligations déclaratives et de paiement est applicable aux entreprises de moins de 11 salariés (3).

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Comment se déroule la procédure de contrôle Urssaf ?

Avis de contrôle

En amont d'une procédure de contrôle, l'Urssaf vous envoie un avis de contrôle au moins 30 jours avant la date de la première visite de l'agent de contrôle (4).

À noter : nouveauté 14 avril 2023

Avant le 14 avril 2023, le délai d'envoi de l'avis de contrôle était de 15 jours minimum. Depuis cette date, le délai minimum a été allongé à 30 jours.

Charte du cotisant contrôlé

L'avis de contrôle doit mentionner l'existence de la “Charte du cotisant contrôlé”, document qui vous informe sur la procédure de contrôle et des droits dont vous disposez pendant son déroulement. Cette charte est opposable à l'Urssaf. Vous pouvez la télécharger sur le site de l'organisme.

Elle est à destination aussi bien des employeurs, que des personnes morales ou physiques, privées ou publiques à titre professionnel ou en tant que particulier ainsi qu'aux travailleurs indépendants ou non salariés agricoles.

 La mise à jour de la charte, au 1er janvier 2024, prend en compte notamment (5) :

• l'élargissement aux règles relatives au régime agricole ;
• les modifications portant diverses améliorations relatives aux contrôles réalisés par les organismes chargés du recouvrement des cotisations et contributions sociales du régime général et du régime agricole, en particulier des précisions relatives :
  - au début effectif du contrôle ;
  - aux investigations sur support dématérialisé ;
  - à l'utilisation d'informations et documents obtenus dans le cadre du contrôle de groupe ;
  - à la date du point de départ pour le calcul de la pénalité en cas de réitération ;
  - et aux règles relatives aux majorations complémentaires en cas d'envoi tardif de la mise en demeure ;
• la suppression des mentions spécifiques aux règles liées à la crise sanitaire de la COVID-19 ;
• la fin de l'expérimentation relative à la limitation de la durée des contrôles dans les grandes entreprises et la pérennisation de la limitation de la durée des contrôles pour les entreprises de moins de 20 salariés.

À noter : l'avis de contrôle doit également indiquer votre droit, durant le contrôle, de vous faire assister du conseil de votre choix.

Lettre d'observations et délais

À l'issue du contrôle, l'organisme vous communique une lettre d'observations (6) mentionnant :

• l'objet du contrôle ; 
• les documents consultés ; 
• la période vérifiée ; 
• la date de fin du contrôle. 

De plus, s'il y a lieu, il indique les observations faites au cours du contrôle. Ces dernières doivent être motivées (c'est-à-dire en donner les raisons, expliquer les observations).

La lettre d'observations est datée et signée par les agents de contrôle.

Important

L'inspecteur chargé du recouvrement ne peut pas demander à un salarié de lui communiquer des documents si ce même salarié n'a pas reçu de délégation à cet effet. Dans le cas contraire, le contrôle et le redressement sont frappés de nullité (7).

Période contradictoire

 Vous disposez alors d'un délai de 30 jours, à compter de la réception de la lettre d'observations, pour y répondre. Il s'agit de ce qu'on appelle "la période contradictoire". Là encore, vous avez la possibilité de vous faire assister d'un conseiller de votre choix à cette occasion.

Si votre réponse intervient dans les 30 jours, l'agent de contrôle est tenu d'y apporter une réponse. Chaque observation constatée doit faire l'objet d'une réponse motivée et doit détailler les montants qui, le cas échéant, ne sont pas retenus et les redressements qui demeurent envisagés.

Bon à savoir : prolongation de la période contradictoire

Vous pouvez demander que votre délai de réponse soit prolongé jusqu'à 60 jours ! L'absence de réponse de l'organisme sur ce point vaut acceptation de sa part. 

Régularisation des cotisations et contributions 

Lorsque l'Urssaf procède à une régularisation des cotisations Urssaf, vous devez corriger, lors de l'échéance déclarative, les erreurs constatées dans vos déclarations de cotisations et de contributions sociales des mois précédents et verser à la même échéance le complément de cotisations et de contributions sociales dû (8).

 Les majorations et pénalités de retard ne sont pas appliquées si une des conditions ci-dessous est remplie :

• la déclaration rectifiée et son versement régularisateur sont adressés au plus tard lors de la première échéance suivant celle de la déclaration et du versement initial ;
• ce versement régularisateur est inférieur à 5 % du montant total des cotisations initiales.

En revanche, il y aura bien l'application des majorations et pénalités en cas d'omission de salariés (travail dissimulé) dans la déclaration, ou encore en cas d'inexactitudes répétées du montant des rémunérations déclarées.

Réception d'un avertissement ou d'une mise en demeure pour redressement de cotisations

Avant de faire l'objet d'une action ou poursuite pour non-respect des prescriptions de la législation sociale, vous devez recevoir soit un avertissement, soit une mise en demeure.

L'avertissement

Vous recevez un avertissement par lettre recommandée avec accusé de réception dès lors que la poursuite a lieu à la requête du ministère public. Elle est adressée par l'autorité compétente de l'État (9) et vous invite à régulariser vos situations dans le mois.

La mise en demeure

Si la poursuite est engagée par une autre autorité que le ministère public (l'Urssaf par exemple), vous recevez une mise en demeure sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception ou bien par tout moyen donnant date certaine à sa réception.

Le contenu de l'avertissement ou de la mise en demeure doit être précis et motivé. Elle (ou l'avertissement) doit mentionner (10) :

• la cause, la nature et le montant des sommes réclamées ; 
• les majorations et pénalités qui s'y appliquent ;
• ainsi que la période à laquelle elles se rapportent.

Les majorations de retard

En cas de paiement des cotisations et contributions à l'Urssaf en dehors des dates limites d'exigibilité, une majoration de retard de 5% s'applique (11). 

S'y ajoute une majoration complémentaire dont le taux est de 0,2% du montant des cotisations et contributions dues, par mois ou fraction de mois écoulés à compter de la date d'exigibilité des cotisations et contributions.

Une remise gracieuse des majorations et des pénalités de retard est néanmoins possible dans certains cas, sauf si les cotisations et contributions afférentes aux rémunérations ont été réintégrées dans l'assiette, à la suite du constat de l'infraction de travail dissimulé (12).

Sachez que vous pouvez obtenir une remise gracieuse même si vous ne parvenez pas à prouver votre bonne foi.

Contestation devant la Commission de Recours Amiable (CRA)

La première étape pour contester une décision de l'Urssaf est la saisine de la CRA (13).

La contestation d'une décision prise par les organismes chargés de recouvrement des cotisations, des majorations et des pénalités de retard, doit être présentée à la CRA dans les 2 mois à compter de la notification de la mise en demeure.

La commission donne son avis sur les affaires qui lui sont soumises. Elle le transmet au conseil, au conseil d'administration ou à l'instance régionale, qui statue et notifie sa décision à l'intéressé (14). 

 La procédure est gratuite.

Si la CRA ne vous répond pas dans un délai de 2 mois suivant la réception de votre demande, vous pouvez attendre cette décision de la commission, ou saisir le pôle social du tribunal judiciaire sans attendre.

À savoir : si vous n'avez pas saisi la CRA dans le délai de 2 mois, la décision prise par l'organisme du recouvrement à l'issue du contrôle devient définitive. Il n'est plus possible de la contester.

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Tentative de règlement amiable avec la médiation de l'Urssaf

Interlocuteur privilégié lorsque qu'un cotisant rencontre un problème dans ses démarches auprès des services de l'Urssaf, le médiateur a pour mission d'expliquer les situations et les décisions de chaque partie, désamorcer les conflits, et proposer une solution amiable pour résoudre un différend (15).

Le médiateur est une personne indépendante, neutre, impartiale et dont l’activité est régie par une charte d’éthique. La médiation est soumise au principe de confidentialité. De plus, sa saisine est gratuite.

Saisir le médiateur nécessite d’avoir réalisé au moins une démarche au préalable :

• formuler une réclamation auprès des services de votre Urssaf (y compris auprès de la plateforme téléphonique au 3957 pour les employeurs et au 3698 pour les travailleurs indépendants) dont la réponse ne vous satisfait pas ou restée sans réponse depuis plus d’un mois ;
• vous rendre à l’Urssaf et recevoir un accueil qui ne vous convient pas ;
• rencontrer des difficultés dans les échanges avec votre Urssaf.

Vous ne pouvez pas saisir le médiateur :

• en l’absence d’une démarche auprès des services concernés de votre organisme ;
• si vous avez engagé un recours contentieux devant le pôle social du tribunal judiciaire (l'engagement d'un recours contentieux met fin à une médiation en cours).

 Exemple : vous rencontrez des difficultés sur la réponse apportée à vos questions sur un contrôle, et ce, après l'envoi de plusieurs mails et courriers, l'Urssaf ne vous apporte aucune solution satisfaisante. Dans ce cas, votre demande de médiation sera admise. 

Pour saisir le médiateur, il est possible :

• soit d'aller sur son espace client Urssaf ;
• soit de télécharger et d'envoyer ce formulaire au médiateur Urssaf de sa région.

Attention ! 

L'engagement d’une médiation recevable suspend les délais de recours prévus pour les réclamations qui sont l’objet de la demande de médiation. La loi ne précise aucunement que cela va suspendre les délais de saisine de la commission de recours amiable. 

À lire : 

Pour tout savoir sur les contrôles : 
- Contrôle de l'inspection du travail : 6 infos essentielles
- Contrôle fiscal en entreprise : quelques garanties et réponses pratiques utiles au contribuable

et aussi :
- Cotisations sociales et impôts (revenu ou société) pour les créateurs d'entreprise
- Employeurs et indépendants touchés par les intempéries (tempête Ciaran/inondations) : l'Urssaf à vos côtés !
- Exonération et aide au paiement des cotisations sociales
- Titre emploi service entreprise (Tese) URSSAF : tout savoir !
- Travail dissimulé : définition, sanctions, rôle de l'URSSAF
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