Comment rédiger un bon règlement intérieur ?

Définition : qu'est-ce que le règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est un document écrit, rédigé par l'employeur, qui fixe, dans son entreprise, les droits et les obligations des salariés. Il précise en outre les règles applicables au sein de l'entreprise en matière de santé, de sécurité, et de discipline. Il fixe à cet égard la nature et l'échelle des sanctions qui peuvent être prononcées par l'employeur à l'encontre d'un salarié (1).

Enfin, le règlement intérieur rappelle les dispositions relatives :

• aux droits de la défense des salariés ;
• aux harcèlements moral et sexuel ;
• au dispositif de protection des lanceurs d'alerte (2).

Bon à savoir

Est considéré comme un lanceur d'alerte, la personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.
À ce titre, les lanceurs d'alerte bénéficient d'une protection contre toute sanction, licenciement ou discrimination (3).

Le règlement intérieur peut également contenir des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés si ces restrictions sont justifiées par l'exercice d'autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et si elles sont proportionnées au but recherché (4).

Les restrictions imposées par le règlement intérieur doivent rester proportionnées au but recherché (5).

Le règlement intérieur s'impose à tous les salariés de l'entreprise, mais aussi aux stagiaires. Les travailleurs intérimaires et les intervenants d'entreprises extérieures sont soumis à ce document pour ce qui concerne les mesures d'hygiène, de sécurité de discipline générale ; mais ils ne sont pas soumis aux dispositions relatives à la nature et à l'échelle des sanctions, ni à la procédure disciplinaire.

Est-il obligatoire d'avoir un règlement intérieur ? Que prévoit la loi ?

Le règlement est obligatoire dès lors que l'entreprise atteint un effectif de 50 salariés et plus, pendant 12 mois consécutifs (6). Cette obligation s'applique à la fin d'un délai de 12 mois à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs.

Par exemple, si le seuil de 50 salariés est atteint le 1^er janvier 2023 et pendant les 12 mois consécutifs suivants, l'employeur doit établir un règlement intérieur pour le 1^er janvier 2025 au plus tard.

À noter : en cas d'absence de règlement intérieur dans les entreprises ayant atteint le seuil de 50 salariés, ou de non-respect de la procédure d'élaboration du règlement intérieur, l'employeur encourt une amende de 750 euros (7).

S'agissant des entreprises dont l'effectif n'atteint pas le seuil de 50 salariés, la mise en place de ce règlement intérieur n'est que facultative.

Néanmoins, il est recommandé de se munir d'un tel règlement. Il vous permettra en effet d'avoir une base solide sur laquelle vous reposer, en tant qu'employeur, notamment dans le domaine disciplinaire.

Exemple : L'employeur peut se référer au règlement intérieur pour sanctionner la faute de son salarié en fonction de l'échelle des sanctions prévue.

Si l'employeur opte pour la mise en place d'un règlement intérieur dans son entreprise, bien qu'il n'y soit pas obligé, les conditions d'élaboration et de mise en œuvre ne sont pas plus souples. En effet, sa validité est soumise aux mêmes exigences que celles applicables pour les entreprises d'au moins 50 salariés (8).

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- la procédure de publicité ;
- le contenu obligatoire et le contenu interdit ; 
- l'échelle des sanctions disciplinaires. 

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Rédaction du règlement intérieur : quelle est la procédure à respecter ? Comment faire et modifier un règlement intérieur ?

Qui rédige le règlement intérieur d'une entreprise ?

C'est l'employeur qui est responsable de l'élaboration, ou de la modification, du règlement intérieur. Ce document doit être rédigé en français, mais il peut être accompagné de traductions en langues étrangères (9).

Quelle est la procédure à respecter dans l'élaboration du règlement intérieur ? Modalités de dépôt, de publicité, et consultation du CSE

Une fois que vous avez rédigé votre règlement intérieur, vous avez l'obligation de respecter une certaine procédure pour pouvoir l'introduire dans l'entreprise et que celui-ci produise effet. S'il ne respecte pas ces formalités, le règlement intérieur ne peut pas entrer en vigueur.

Ainsi, il faut notamment soumettre le règlement intérieur à l'avis du comité social et économique (CSE) (10). En effet, dans le cadre de l'élaboration d'un règlement intérieur, l'employeur doit obligatoirement consulter le CSE, auquel il soumet son projet de règlement pour que le CSE donne son avis. Bien que cette consultation soit obligatoire, l'avis du CSE n'est pas contraignant : le règlement intérieur s'appliquera même si l'instance ne l'a pas approuvé.

Une fois le CSE consulté, l'employeur doit déposer le règlement intérieur auprès du greffe du conseil de prud'hommes du ressort dont dépend l'entreprise (11) ; et ensuite assurer la diffusion du règlement dans l'entreprise. Cette diffusion peut se faire par tout moyen, auprès de tous les salariés (12) : l'employeur peut passer par l'intranet de l'entreprise ou encore par panneau d'affichage.

Enfin, l'employeur doit transmettre à l'inspecteur du travail le règlement intérieur en deux exemplaires, avec l'avis du CSE (13). L'inspecteur du travail en vérifie le contenu et peut exiger le retrait ou la modification de certaines clauses (14).

Pour que le règlement intérieur soit opposable aux salariés, l'employeur doit avoir respecté toutes ces formalités de dépôt et de diffusion.

Bon à savoir : 

Le règlement intérieur doit indiquer la date de son entrée en vigueur. Toutefois, il ne peut pas entrer en vigueur avant le délai minimum de 1 mois à compter de l'accomplissement des formalités de dépôt et d'affichage.

Les mêmes formalités doivent être respectées en cas de modification du règlement intérieur.

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Contenu du règlement intérieur : que prévoit le Code du travail ? Existe-t-il un modèle ? Quelles obligations pour l'employeur ?

Il n'existe pas de modèle officiel de règlement intérieur. Le Code du travail distingue en revanche clairement les clauses obligatoires, que doit contenir le règlement intérieur, et les clauses prohibées.

Quelles sont les clauses obligatoires du règlement intérieur ?

Le Code du travail prévoit que le règlement intérieur doit fixer (3) :

• les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement : notamment les instructions relatives à l'utilisation des équipements de travail, des moyens de protection, des substances et des préparations dangereuses (15), les règles relatives à la consommation ou à l'interdiction absolue d'alcool (16), à l'interdiction de fumer ou de vapoter sur les lieux de travail ;
• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de leur employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises ;
• les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que l'employeur peut prendre à l'encontre des salariés (avertissement du salarié, blâme, mise à pied, rétrogradation, etc.) ;
• les dispositions relatives au respect des procédures disciplinaires.

En outre, la loi précise que le règlement intérieur doit rappeler (17) :

• les dispositions relatives au harcèlement moral et au harcèlement sexuel et aux agissements sexistes ;

• les dispositions relatives aux droits à la défense des salariés (droit d'être informé par écrit des manquements qui vous sont reprochés, droit d'être convoqué à un entretien préalable à sanction, d'être assisté pendant l'entretien...) ;

• l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte.

Par ailleurs, dans les entreprises de 500 salariés et plus et ayant un chiffre d'affaires annuel supérieur à 100 millions d'euros, le règlement intérieur doit intégrer un code de conduite. Ce document décrit les mesures à mettre en œuvre dans l'entreprise pour prévenir, en France ou à l'étranger, les faits de corruption ou de trafic d'influence.

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Quelles sont les clauses, les dispositions interdites dans le règlement intérieur ?

Le Code du travail prévoit l'interdiction, dans un règlement intérieur, d'insérer différents types de clauses (18).

D'une part, toute clause contraire aux lois et règlements ainsi qu'aux stipulations des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l'entreprise ou l'établissement.

D'autre part, toute clause restreignant les libertés individuelles ou collectives, et qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché.

Enfin, le Code du travail prohibe la présence de toute clause discriminatoire dans le règlement intérieur.

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L'opposabilité du règlement intérieur : attention à la charge de la preuve !

Les étapes énoncées ci-dessus sont cumulatives et conditionnent l'opposabilité du règlement intérieur : s'il en manque une seule, le règlement existera, certes, mais ne produira aucun effet à l'encontre des salariés. Ici, les juges ont rappelé que c'est à l'employeur, qui se prévaut de l'opposabilité au salarié du règlement intérieur de l'entreprise, d'apporter la preuve de l'exécution de ces formalités (19).

Cette décision rappelle que la conservation des éléments de preuve sur le dépôt et de l'affichage doit être rigoureuse. D'ailleurs, les juges n'hésitent pas à remettre en cause des sanctions prononcées sur la base de règlement élaboré depuis un certain temps (20).

Le respect des règles de fond doit également être drastique.

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