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Tout savoir sur la DPAE (ex-DUE) et les formalités d'embauche

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Rédigé par Hugo Michelot

Mis à jour le 31 juillet 2024

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Droit du travail Professionnel Recrutement Formalités liées à l'embauche
Simplifiez vos formalités d’embauche avec ce dossier complet sur la DPAE ! Découvrez les obligations légales, les étapes à suivre et les erreurs à éviter pour une déclaration préalable conforme. Profitez de contenus pratiques pour respecter la loi dès l’embauche d’un salarié. Téléchargez notre guide rédigé par nos juristes pour sécuriser vos démarches et éviter les sanctions.... Lire la suite

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  • En bref
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En bref

Comment faire une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) à l'URSSAF et quel est son rôle ? 

Le travail dissimulé consiste en la dissimulation totale ou partielle d'une activité ou d'un emploi salarié. Insécuritaire et non favorable au salarié - comme à l'Etat -, la loi prévoit obligations et sanctions pénales pour les employeurs qui y auraient recours. Elle contraint les entreprises à déclarer tout nouveau salarié, quelle que soit la nature ou la durée du contrat de travail, sous peines d'amendes et/ou d'emprisonnement.

La déclaration, dite préalable à l'embauche (DPAE) en raison des délais légaux qui l'encadrent, est désormais largement simplifiée. Elle permet d'effectuer auprès d'un interlocuteur unique (souvent l'URSSAF), un ensemble de formalités liées au recrutement, sur un support unique.

Quels sont les autres documents liés à l'embauche et quand faut-il réaliser les formalités pour déclarer un salarié ? 

Cette première étape entraîne d'autres obligations pour l'employeur en termes de registre unique du personnel (à renseigner dès la première embauche) ou encore de santé au travail (visite médicale obligatoire).

Ce dossier vous explique en des termes simples et pratiques, les démarches à entreprendre pour remplir vos obligations liées à l'embauche.

Vous embauchez un travailleur étranger et souhaitez faire vérifier par un juriste la possibilité d'emploi ? 📞 Faites-vous aider par notre service d'accompagnement juridique !

Dans quel cas utiliser ce dossier ? Quand faire une déclaration préalable à l'embauche ?

Vous êtes employeur et allez embaucher un ou plusieurs salariés.

La rédaction du contrat de travail n'est qu'une des étapes que vous allez devoir respecter avant d'être à jour de vos obligations administratives. Dans leur accomplissement, il convient d'être particulièrement vigilant au respect des délais imposés par la loi.

Toute DPAE tardive - incomplète, ou non faite - vous expose à des sanctions pouvant aller jusqu'à l'assimilation à du travail dissimulé. 

Quelles sont toutes les formalités à effectuer lors de l'embauche d'un salarié ? Quels documents/formulaires devez-vous remplir ? A quels organismes les adresser ? Sous quels délais ? Comment faire la demande d'adhésion au service de santé au travail ? Comment faire l'immatriculation d'un salarié ? Existe-t-il des particularités quant à l'embauche de certaines catégories de salariés ?

Contenu du dossier :

Vous trouverez dans ce dossier :

  • les formalités déclaratives obligatoires et les délais imposés ;

  • les sanctions attachées au retard ou à la non-production des documents ;

  • la DPAE (définition, contenu, utilité) ;

  • le risque de qualification en travail dissimulé ;

  • le registre unique du personnel (définition, contenu, utilité) ;

  • la visite d’information et de prévention (VIP) ;

  • la déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) via la déclaration sociale nominative (DSN) ;

  • les formulaires utiles pour l'embauche d'un salarié étranger ;

  • le Titre Emploi-Service entreprise (entreprises concernées, avantage).

Retrouvez également des fiches express récapitulatives et informatives, les Cerfa utiles et des questions-réponses pour vous guider dans vos démarches.

Ce dossier juridique dédié contient :

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38 Questions essentielles

  • I. La déclaration préalable à l’embauche
  • Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
  • Quelle est l'utilité de la déclaration préalable à l’embauche ?
  • Pour quel type d’embauche dois-je réaliser une déclaration préalable ?
  • J'ai conclu un nouveau CDD avec mon salarié. Dois-je à nouveau effectuer une DPAE ?
  • Un stagiaire rejoint l'entreprise. Dois-je réaliser une DPAE ?
  • Puis-je attendre que le salarié finisse sa période d'essai avant de réaliser la DPAE ?
  • Quelles informations dois-je fournir lorsque je réalise la déclaration d’embauche ?
  • Dans quels délais dois-je transmettre la déclaration d’embauche à l’Urssaf ?
  • À quel organisme dois-je adresser la DPAE ?
  • Comment dois-je transmettre la déclaration préalable à l’embauche d’un salarié ?
  • Puis-je envoyer la DPAE par email ?
  • Puis-je modifier ou annuler une DPAE que je viens d'envoyer sur le site de l'Urssaf ?
  • Comment faire si je souhaite faire la déclaration d’embauche à l’aide du formulaire papier ?
  • Dois-je informer le salarié de l’accomplissement de la déclaration préalable d’embauche ?
  • Lors d’un contrôle, je ne suis pas en mesure de produire les justificatifs de la déclaration d’embauche. Qu’est-ce que je risque ?
  • Quelles sont les sanctions encourues en cas de défaut déclaration préalable à l’embauche ?
  • Comment se caractérise le travail dissimulé (ou "travail au noir", "travail au black") ?
  • Quels sont les risques encourus par l’employeur en cas de recours au travail dissimulé ?
  • II. Le registre unique du personnel
  • Qu’est-ce que le registre unique du personnel ? Est-ce obligatoire d'en avoir un ? (Définition)
  • Quels sont les employeurs concernés par la tenue d’un registre unique du personnel ?
  • À quel niveau de l'entreprise dois-je mettre en place un registre unique du personnel ?
  • Quels sont les employés qui doivent figurer dans le registre unique du personnel ?
  • Comment bien remplir le registre unique du personnel ? Quelles informations doivent obligatoirement y figurer ?
  • Quand dois-je remplir ou compléter le registre unique du personnel ?
  • Sur quel support présenter le registre unique du personnel ? (version numérique/informatique ou papier)
  • Combien de temps dois-je conserver les données portées au registre unique du personnel ?
  • Qui a accès au registre du personnel ?
  • Quelle sanction en cas de non-respect du registre unique du personnel ?
  • III. Les autres formalités et particularités liées à l'embauche
  • Lors de l’embauche, quelles informations dois-je obligatoirement fournir au salarié ?
  • Quel est le recours du salarié si je ne lui fournis pas les informations obligatoires relatives à la relation de travail ?
  • Qu'est-ce que la visite médicale d'embauche (visite d'information et de prévention) ?
  • Quelles sont les formalités supplémentaires qui s'appliquent aux établissement industriels et commerciaux lors d'une première embauche ?
  • Puis-je embaucher un mineur de moins de 16 ans pour la période des vacances scolaires ?
  • Qu’est-ce que le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE) ?
  • Quelles entreprises peuvent utiliser le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE) ?
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3 Fiches express

  • La déclaration préalable à l’embauche
  • Les différentes formalités liées à l’embauche
  • Le registre unique du personnel
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5 Formulaires CERFA

  • Cerfa n°15186*03 Demande autorisation de travail pour conclure contrat de travail avec un salarié étranger résident en France
  • Cerfa n°11469*03 Déclaration d'embauche d'un emploi familial
  • Cerfa n°14738*01 Déclaration préalable à l'embauche
  • Cerfa n°15186*03 - Demande d'autorisation de travail pour conclure un contrat de travail avec un salarié étranger résidant en France
  • Cerfa n°15187*02 - Demande d'autorisation de travail pour conclure un contrat de travail avec un salarié étranger résidant hors de France

Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :

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DPAE définition

DPAE en ligne

Formulaire DPAE

Déclaration préalable à l'embauche

Visite médicale d’embauche

Formalités liées à l’embauche

Travail dissimulé

Déclaration embauche

Sanctions

Délais

Registre unique du personnel

URSSAF

TESE

Titre emploi service entreprise

Embaucher un salarié

Information du salarié embauché

Visite d'information et de prévention

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La question du moment

Quelles entreprises peuvent utiliser le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE) ?

Seules les entreprises remplissant certaines conditions référencées par le code de la sécurité sociale peuvent recourir au Titre Emploi-Service Entreprise (TESE) (1).

Il concerne :

  • les entreprises de France métropolitaine relevant du régime général ;
  • les entreprises de Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et Saint-Martin, relevant du régime général ou agricole. 

En revanche, sont notamment exclues de ce dispositifs :

  • les entreprises relevant de régimes spéciaux (EDF, GDF, les mines...) ;
  • les entreprises de travail temporaire ;
  • les groupements d'employeurs ;
  • les comités d'entreprise ;
  • les entrepreneurs de spectacles vivants bénéficiant du Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso) ;
  • les employeurs dont les salariés relèvent du régime des salariés agricoles qui bénéficient du Titre emploi simplifié agricole (Tesa).
Bon à savoir : il n'y a plus de seuils imposés quant au nombre de salariés présents dans l'entreprise pour adhérer au TESE. Cependant, si l'entreprise choisit ce dispositif, celui-ci doit s'appliquer à tous les salariés.

Le mot de l'auteur

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La mise à jour du 31 juillet 2024 concerne :

L’arrêté du 3 juin 2024 fixe les modèles de documents que l’employeur peut utiliser pour remplir cette obligation d’information. Précisons que chaque modèle doit être personnalisé selon la situation de l’intéressé et, le cas échéant, être modifié afin de tenir compte des changements législatifs, réglementaires et conventionnels intervenus après le 16 juin 2024, date de publication de l’arrêté précité (voir précisions ci-après).

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La mise à jour du 14 mars 2023 concerne :

La loi du 9 mars 2023, portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne, crée une nouvelle obligation pour l'employeur à l'égard de tout nouveau salarié, qui pourra se prévaloir d'un défaut d'information, pour saisir le juge.

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La mise à jour du 03 mars 2022 concerne :

Selon les données de l'Urssaf, environ 6,8 millions de DPAE ont été communiquées en 2021, dont 1,2 millions pour des postes en CDI.

Tout savoir sur la DPAE (ex-DUE) et les formalités d'embauche

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    Les documents obtenus me procurent une base de travail

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