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38 Questions essentielles

3 Modèles de lettres

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RGPD : quelles obligations pour les entreprises ?

Rédigé par Helias CHETANEAU

Mis à jour le 14 mars 2024

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Êtes-vous conscients des risques liés au non-respect du RGPD dans votre entreprise ? Le dossier de Juritravail détaille les étapes primordiales pour vous conformer à la loi et éviter les sanctions. Ne prenez pas de risques sur la gestion des données personnelles de votre entreprise !... Lire la suite

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En bref

Qu'est-ce que la conformité au RGPD ?

Le développement de la sphère numérique génère, entre autres conséquences, une collecte et un traitement accrus des données personnelles des internautes et utilisateurs de sites internet.

Ces pratiques, aux multiples avantages notamment commerciaux, comportent de nombreux risques quant à la confidentialité et à la sécurité des données personnelles traitées, et de fait à la préservation de la vie privée des personnes dont les données sont traitées.

À ce titre, elles sont strictement encadrées par le Règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD), qui est entré en vigueur dans tous les pays de l'Union européenne le 25 mai 2018, et auquel l'ensemble des entreprises privées françaises (PME comme grandes entreprises) doivent se conformer.

S'ajoute à celui-ci la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, dont le contenu a été entièrement réécrit à la suite de la publication du RGPD.

Comment se mettre en conformité avec le RGPD ? Quelles démarches devez-vous effectuer ?

Notre dossier répond à toutes vos questions :

Qu'est-ce qu'une donnée personnelle exactement ? De quel type de traitement parle-t-on ? Quelles sont les obligations des entreprises à l'égard du RGPD pour sécuriser le traitement des données personnelles collectées ? Qu'est-ce qu'un registre de traitement de données et dans quels cas sa constitution est-elle obligatoire ? Quand devez-vous réaliser une analyse d'impact ? À qui doivent être communiquées les coordonnées du responsable de traitement ? Quelle est la durée de conservation des données traitées ? Quels documents devez-vous fournir à la CNIL en cas de contrôle ? Que devez-vous faire en cas de violation de données personnelles ? Comment traiter des cas d'incidents ? Quelles sanctions (courrier de mise en demeure, amende, avertissement, etc.) risquez-vous en cas de non-respect des dispositions applicables de la part de la CNIL ?

Dans quels cas utiliser ce dossier ?

En France, c'est la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) qui est en charge de veiller à la conformité des entreprises aux règles contenues dans le RGPD.

A ce titre, elle dispose d'un réel pouvoir de contrôle et de sanction à l'égard des entreprises concernées, qui sont susceptibles, en cas de manquements, de se voir infliger de lourdes amendes administratives.

Si votre entreprise traite des données personnelles (notamment de ses clients, de ses salariés, de ses fournisseurs, etc.), elle est tenue de se conformer au RGPD et aux textes nationaux applicables, et doit à ce titre respecter plusieurs obligations.

Celles-ci ont trait à la sécurisation des données personnelles traitées, mais également aux droits et libertés des personnes dont les données sont collectées (recueil de leur consentement explicite, durée de conservation des données, droit d'accès à leurs données, droit à la portabilité et à l'effacement de celles-ci, etc.).

En tant que chef d'entreprise et employeur, vous êtes responsable du traitement des données personnelles effectué par votre entreprise, et il vous appartient (à vous et à vous seul) d'assurer la mise en conformité de celle-ci à la réglementation applicable (avec l'aide éventuelle d'un délégué à la protection des données (DPD ou DPO)).

Pour cela, il convient de réaliser un réel état des lieux de la situation, de manière à mettre en place les mesures de sécurité qui s'imposent (processus interne, tenue des registres imposés par la réglementation, définition des modalités d'obtention du consentement explicite des internautes dont les données sont collectées si celui-ci s'impose, sécurisation des activités de traitement, verrouillage des données recueillies par le biais de votre site internet, cryptage des documents à risque, détermination de la durée de conservation des données traitées, réalisation d'analyses d'impact, etc.).

Au-delà de simples mesures ponctuelles, vous devez assurer la conformité dans le temps de votre entreprise aux textes et lois applicables, ce qui nécessite une actualisation de vos connaissances.

Contenu du dossier :

Ce dossier vous permet de déterminer les démarches à accomplir pour assurer la conformité de votre entreprise au RGPD et à la loi informatique et libertés. Il vous renseigne sur les obligations posées par la réglementation à l'égard des entreprises, et sur les mesures à prendre pour les respecter afin d'éviter une sanction de la part de la CNIL. Vous trouverez dans ce dossier tout ce que vous devez savoir sur :

le RGPD ;
les données personnelles ;
les entreprises concernées par le respect de la réglementation ;
le registre de traitement de données ;
la sécurisation des données personnelles traitées ;
les sanctions ;
votre obligation d'information à l'égard de vos clients et de vos salariés dans le cas d'un traitement de leurs données personnelles ;
le délégué à la protection des données (DPD ou DPO), notamment les situations dans lesquelles il doit être désigné, les conditions de sa nomination et ses missions ;
les droits des personnes dont les données sont collectées (notamment le droit d'accès, de rectification et d'effacement des données).

Ce dossier juridique dédié contient :

38 Questions essentielles

I- Être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
À quelle date est entré en application le RGPD ?
Qu'est-ce que le règlement général sur la protection des données (RGPD) ?
Que signifie l'expression "données personnelles" ?
Qui est concerné par la mise en place du RGPD ?
Est il toujours nécessaire de faire une déclaration préalable à la CNIL ?
Doit-on constituer un registre de traitement de données ?
Quels sont les fichiers qui sont soumis à la législation relative à la protection des données personnelles ?
La collecte de données auprès de personnes mineures est-elle possible ?
Doit-on informer la personne de ses droits en matière de données personnelles ?
Dois-je toujours signaler les violations de données personnelles à la CNIL ?
Que risque-t-on en cas de non-conformité au RGPD ? Il y a t'il des sanctions ?
En plus des données de nos clients, doit-on sécuriser les données personnelles de nos salariés ?
RGPD : pendant combien de temps puis-je conserver les données personnelles ?
Est-on obligé de nommer un Délégué à la Protection des Données (DPD ou DPO) ?
Comment désigner le délégué à la protection des données (DPD ou DPO) au sein de mon entreprise ?
Quelles sont les missions du Délégué à la protection des données (DPD ou DPO) ?
Que faire en cas de contrôle de la CNIL ?
Un client me demande l’accès à ses données personnelles, sous quel délai dois-je lui répondre ?
II- Comment assurer une bonne protection des données personnelles ?
Je sous-traite une partie de mon activité : qu’en est-il des obligations du sous-traitant pour le RGPD ?
Comment sécuriser les données au sein de mon entreprise ?
Qu’est-ce que le profilage en termes de données personnelles ? Ai-je le droit de recourir au profilage dans le cadre de mon activité ?
Comment est-il possible d'obtenir le consentement explicite des personnes sur le recueil de leurs données personnelles ?
On me demande l’application du droit à l’oubli. Dois-je faire droit à cette demande ?
Dois-je adapter mes pratiques en effectuant une étude d’impact ?
La situation de mon entreprise a changé, quand et comment modifier ma déclaration à la CNIL ?
Suis-je tenu de mettre à jour les données dont je dispose ?
Puis-je conserver les numéros de carte de crédit de mes cyberclients ?
Puis je céder, louer ou encore mettre à disposition les données personnelles collectées grâce à mon site marchand ?
J'ai une boutique sur Internet, quels sont les risques en cas d'un piratage des données personnelles de mes clients ?
Suite à un problème technique, toutes les données confidentielles de mes clients ont été rendues publiques. Que faire pour me protéger des réclamations ?
J'ai une boutique sur Internet, que dois-je faire pour la sécurisation des paiements de mes clients ?
Un de mes clients a été victime d’une usurpation d’identité numérique, suis-je responsable ?
Qu'est-ce que le "traitement" de données personnelles ? De quoi s'agit-il par exemple ?
Qui est responsable de la mise en conformité au RGPD dans une entreprise ?
Le délégué à la protection des données (DPD) est-il un salarié protégé ?
Puis-je être tenu responsable en cas de violation de données personnelles suite à une cyber-attaque ?

3 Modèles de lettres

Lettre informant de la prolongation du délai de réponse à une demande d’accès à ses données personnelles
Informer les clients dont les données personnelles ont été rendues publiques
Lettre de réponse à une demande d’accès à ses données personnelles

2 Fiches express

Désigner un délégué à la protection des données (DPD)
Cyber commerçants : quelles obligations avez-vous lorsque vous traitez les données personnelles de vos clients ?

Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :

RGPD

Données personnelles

Traitement de données

Droit à l'oubli (à l'effacement)

Délégué à la Protection des Données (DPO)

CNIL

Risques et sanctions

La question du moment

Doit-on informer la personne de ses droits en matière de données personnelles ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) garantit les droits des personnes dont les données sont collectées.

Lorsque des données à caractère personnel sont collectées auprès de la personne concernée, le responsable du traitement doit lui fournir les informations suivantes (1) :

l'identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, de son représentant ;
les coordonnées du délégué à la protection des données, s'il en existe un ;
les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ainsi que la base juridique du traitement ;
les intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, dans le cas où le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que l'un des deux poursuit ;
les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
l'éventuel transfert des données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, et l'état de garantie de ses droits dans une telle configuration.

Le responsable du traitement doit aussi communiquer, au moment où les données sont obtenues, les informations complémentaires nécessaires pour garantir un traitement équitable et transparent, parmi lesquelles :

la durée de conservation des données à caractère personnel ou, si ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
l'existence du droit de demander l'accès aux données à caractère personnel, leur rectification ou leur effacement ;
l'existence d'une éventuelle limitation du traitement relatif à la personne concernée ;
l'existence du droit de s'opposer au traitement et du droit à la portabilité des données ;
l'existence du droit de retirer son consentement à tout moment ;
le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle ;
des informations relatives à la question de savoir si l'exigence de fournitures de données a un caractère réglementaire ou contractuel.

Si, après avoir procédé à cette collecte, l'entreprise décide d'en faire un usage autre que ceux annoncés, elle doit au préalable en informer la personne concernée.

Quand les données à caractère personnel n'ont pas été collectées auprès de la personne concernée, le responsable des données doit malgré tout lui fournir l'essentiel des informations mentionnées ci-dessus, dans un délai ne dépassant généralement pas 1 mois (2).

Bon à savoir : lors de la rédaction de vos conditions générales, l'objectif de la collecte des données personnelles doit être lisible, concis et accessible à tous.

Le mot de l'auteur

La mise à jour du 13 mars 2024 concerne :

Le RGPD vous apparaît comme une machine complexe ? Notre dossier détaille point par point ce mastodonte de réglementation. Faites le point sur votre conformité facilement.

La mise à jour du 22 juin 2023 concerne :

Le respect du RGPD requiert le respect de diverses obligations dont vous devez connaître la nature exacte. Recueil du consentement, durée de conservation, obligation d'information, gestion des incidents techniques ou malveillants... Suivez le guide !

La mise à jour du 22 septembre 2022 concerne :

Chacun dispose d'un droit d'accès aux données personnelles le concernant. Selon la nature de la demande, le responsable de traitement est tenu d'y satisfaire dans un délai compris entre un et trois mois. Ce dossier comporte des lettres de réponse à une demande en ce sens.

Helias CHETANEAU Juriste rédacteur web