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Tout savoir sur la DPAE (ex-DUE) et les formalités d'embauche

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Rédigé par Hugo Michelot

Mis à jour le 31 juillet 2024

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Simplifiez vos formalités d’embauche avec ce dossier complet sur la DPAE ! Découvrez les obligations légales, les étapes à suivre et les erreurs à éviter pour une déclaration préalable conforme. Profitez de contenus pratiques pour respecter la loi dès l’embauche d’un salarié. Téléchargez notre guide rédigé par nos juristes pour sécuriser vos démarches et éviter les sanctions.... Lire la suite

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En bref

Comment faire une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) à l'URSSAF et quel est son rôle ? 

Le travail dissimulé consiste en la dissimulation totale ou partielle d'une activité ou d'un emploi salarié. Insécuritaire et non favorable au salarié - comme à l'Etat -, la loi prévoit obligations et sanctions pénales pour les employeurs qui y auraient recours. Elle contraint les entreprises à déclarer tout nouveau salarié, quelle que soit la nature ou la durée du contrat de travail, sous peines d'amendes et/ou d'emprisonnement.

La déclaration, dite préalable à l'embauche (DPAE) en raison des délais légaux qui l'encadrent, est désormais largement simplifiée. Elle permet d'effectuer auprès d'un interlocuteur unique (souvent l'URSSAF), un ensemble de formalités liées au recrutement, sur un support unique.

Quels sont les autres documents liés à l'embauche et quand faut-il réaliser les formalités pour déclarer un salarié ? 

Cette première étape entraîne d'autres obligations pour l'employeur en termes de registre unique du personnel (à renseigner dès la première embauche) ou encore de santé au travail (visite médicale obligatoire).

Ce dossier vous explique en des termes simples et pratiques, les démarches à entreprendre pour remplir vos obligations liées à l'embauche.

Vous embauchez un travailleur étranger et souhaitez faire vérifier par un juriste la possibilité d'emploi ? 📞 Faites-vous aider par notre service d'accompagnement juridique !


Dans quel cas utiliser ce dossier ? Quand faire une déclaration préalable à l'embauche ?

Vous êtes employeur et allez embaucher un ou plusieurs salariés.

La rédaction du contrat de travail n'est qu'une des étapes que vous allez devoir respecter avant d'être à jour de vos obligations administratives. Dans leur accomplissement, il convient d'être particulièrement vigilant au respect des délais imposés par la loi.

Toute DPAE tardive - incomplète, ou non faite - vous expose à des sanctions pouvant aller jusqu'à l'assimilation à du travail dissimulé. 

Quelles sont toutes les formalités à effectuer lors de l'embauche d'un salarié ? Quels documents/formulaires devez-vous remplir ? A quels organismes les adresser ? Sous quels délais ? Comment faire la demande d'adhésion au service de santé au travail ? Comment faire l'immatriculation d'un salarié ? Existe-t-il des particularités quant à l'embauche de certaines catégories de salariés ?

Contenu du dossier :

Vous trouverez dans ce dossier :

  • les formalités déclaratives obligatoires et les délais imposés ;

  • les sanctions attachées au retard ou à la non-production des documents ;

  • la DPAE (définition, contenu, utilité) ;

  • le risque de qualification en travail dissimulé ;

  • le registre unique du personnel (définition, contenu, utilité) ;

  • la visite d’information et de prévention (VIP) ;

  • la déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) via la déclaration sociale nominative (DSN) ;

  • les formulaires utiles pour l'embauche d'un salarié étranger ;

  • le Titre Emploi-Service entreprise (entreprises concernées, avantage).

Retrouvez également des fiches express récapitulatives et informatives, les Cerfa utiles et des questions-réponses pour vous guider dans vos démarches.

Ce dossier juridique dédié contient :

essential-questions-color

38 Questions essentielles

express-sheet-color

3 Fiches express

cerfa-color

5 Formulaires CERFA

Les notions clés abordées dans ce dossier juridique :

Illustration dossier

DPAE définition

DPAE en ligne

Formulaire DPAE

Déclaration préalable à l'embauche

Visite médicale d’embauche

Formalités liées à l’embauche

Travail dissimulé

Déclaration embauche

Sanctions

Délais

Registre unique du personnel

URSSAF

TESE

Titre emploi service entreprise

Embaucher un salarié

Information du salarié embauché

Visite d'information et de prévention

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La question du moment

À quel niveau de l'entreprise dois-je mettre en place un registre unique du personnel ?

Le registre doit être tenu au niveau de l'établissement (1).

Par conséquent, lorsqu'une entreprise est composée de plusieurs établissements, chacun d'entre eux doit tenir un registre unique du personnel (2).

Il faut entendre par "établissement", l'entité au sein de laquelle se trouve l'employeur ou son délégataire. Elle doit être dotée d'une autonomie juridique et d'un responsable ayant le pouvoir de recruter (3)

Par exemple : la tenue d'un registre au niveau du siège social suffit lorsque les boutiques de vente au détail composant l'entreprise sont dépourvues d'autonomie juridique et où les vendeurs sont affectés alternativement par rotation (absence de pouvoir de décision).


Le mot de l'auteur

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La mise à jour du 31 juillet 2024 concerne :

L’arrêté du 3 juin 2024 fixe les modèles de documents que l’employeur peut utiliser pour remplir cette obligation d’information. Précisons que chaque modèle doit être personnalisé selon la situation de l’intéressé et, le cas échéant, être modifié afin de tenir compte des changements législatifs, réglementaires et conventionnels intervenus après le 16 juin 2024, date de publication de l’arrêté précité (voir précisions ci-après).

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La mise à jour du 14 mars 2023 concerne :

La loi du 9 mars 2023, portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne, crée une nouvelle obligation pour l'employeur à l'égard de tout nouveau salarié, qui pourra se prévaloir d'un défaut d'information, pour saisir le juge.

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La mise à jour du 03 mars 2022 concerne :

Selon les données de l'Urssaf, environ 6,8 millions de DPAE ont été communiquées en 2021, dont 1,2 millions pour des postes en CDI.

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  • le 24/07/2017

    Les documents obtenus me procurent une base de travail

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