Mise en place du télétravail en entreprise : guide et procédure

Qu'est-ce que le télétravail et quels sont les 3 types de télétravail existants ?

Définition

Le télétravail désigne une activité professionnelle ou toute forme d'organisation de travail effectué en tout ou partie hors des locaux de l'entreprise de façon volontaire (1).

Le salarié utilise, à cet effet, les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l'employeur. Il peut alors travailler soit :

• de son domicile ;
• dans un télécentre ou au sein d'un espace de "coworking" ;
• dans tout autre espace réservé aux salariés en déplacement.

Full télétravail, télétravail hybride, full remote... De quoi parle-t-on ?

Le travail à distance se décline sous diverses formes, à savoir :

• le télétravail partiel : des journées de travail à distance sont imposées ;
• le télétravail hybride : le salarié peut décider de venir à sa guise dans les locaux de l'entreprise ;
• le télétravail "full remote" : 100 % du travail se réalise à distance.

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Étape 1 : Définir le support et les modalités de mise en place du télétravail ou du travail à distance

Le télétravail peut être mis en place dans le cadre d'un accord collectif encadrant le télétravail ou d'une charte élaborée unilatéralement par l'employeur (après avis du Comité social et économique (CSE d'entreprise)).

En l'absence d'accord collectif ou de charte, l'employeur et le salarié peuvent convenir de recourir au télétravail. Dans ce cas, aucune forme n'est requise et le salarié pourra ainsi recourir au télétravail de façon occasionnelle ou régulière.

Bon à savoir : 

En cas de circonstances exceptionnelles (menace d'épidémie par exemple), le télétravail peut être imposé sans l'accord des salariés. Cette disposition s'applique aussi en cas de force majeure.

Comment mettre en place le télétravail dans le cadre d'un accord collectif ou d'une charte de télétravail ?

Tout d'abord, il convient de vérifier si un accord collectif applicable à votre entreprise encadre ou non le télétravail.

En effet, une convention collective ou un accord d'entreprise peut prévoir les conditions de mise en place du télétravail. Si tel est le cas, vous devez respecter et appliquer ce qui est prévu par l'accord. Vous n'avez pas l'obligation de consulter le CSE.

En l'absence d'accord d'entreprise, il reste tout de même possible de mettre en place le télétravail, notamment en rédigeant une charte.

La charte télétravail est admise uniquement :

• si vous avez engagé des négociations en vue de l'élaboration d'un accord collectif ;
• si ces négociations ont échoué ou si aucun accord n'existe sur le sujet. 

Dans le cas de la charte, un avis du CSE est requis mais n'est pas contraignant. Autrement dit, cela signifie que vous n'êtes pas obligé de le suivre.

Quelles sont les conditions de rédaction d'une charte de télétravail ?

L'accord ou la charte que vous édictez doit préciser :

• les conditions de passage en télétravail ainsi que les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
• les modalités d'acceptation par le salarié, des conditions de mise en oeuvre du télétravail ;
• les modalités de contrôle du temps de travail des salariés ou de régulation de la charge de travail ;
• la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;
• les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail ;
• les modalités d'accès des salariées enceintes à une organisation en télétravail.

En plus de ces obligations, la loi sur les salariés aidants est venue imposer d'inclure dans les accords ou chartes sur le télétravail, les modalités d'accès d’un salarié aidant d’un enfant, d’un parent ou d’un proche (2). Enfin, cette même loi souligne que tout refus de l'employeur devra être dûment motivé.

Finalement, c'est donc à vous qu'il revient de bien définir tous ces points dans le cas où vous décidez de négocier un accord d'entreprise ou si vous établissez une charte de télétravail.

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Si aucun accord collectif ou charte n'existe dans votre entreprise, vous pouvez tout de même mettre en place le télétravail, en concluant un accord avec votre salarié, par tout moyen.

Dans ce cas, aucune forme n'est requise. Cependant, bien qu'un appel téléphonique suffise, il est possible de prévoir une trace écrite, pour des raisons de preuve. Par exemple, vous pouvez passer par des mails, courriers, voire la conclusion d'un avenant au contrat de travail.

Ce mode d'organisation (simple accord, sans forme requise) est particulièrement adapté au télétravail occasionnel, mais il peut également être utilisé pour le télétravail régulier. Ainsi, si vous souhaitez permettre à votre salarié de faire du télétravail de façon régulière, il est tout de même recommandé de faire un avenant au contrat de travail afin d'établir des règles fixes. Par ailleurs, ce sera l'occasion de rappeler les obligations de l'employeur en matière de télétravail et celles du salarié. Toute modification ultérieure du télétravail devra requérir l'accord exprès du salarié.

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Voici quelques points sur lesquels il est important de réfléchir pour instaurer sereinement le télétravail dans votre entreprise.

1. Choisir les conditions d'éligibilité au télétravail (poste et emplois compatibles, etc.)

Il s'agit d'évaluer, selon des conditions objectives, quels salariés peuvent faire du télétravail et comment ils doivent en faire la demande :

• la nature du poste : certains salariés ne peuvent pas faire de télétravail en raison de la nature de leur poste (un métier nécessitant une présence physique ne pourra évidemment pas s'exercer en télétravail) ;
• le logement : certains logements ne permettent pas de faire du télétravail régulier, dans de bonnes conditions (aucune salle réservée/dédiée, pas de connexion internet assez puissante, installation électrique non-respectueuse des normes, etc.) ;
• l'autonomie : certains salariés ne sont pas assez autonomes pour exercer leur activité selon cette organisation du travail (ce qui peut justifier l'exigence d'un minimum d'ancienneté dans l'entreprise par exemple) ;
• les modalités de passage en télétravail : vous pouvez définir la façon dont vos salariés pourront demander à faire du télétravail. Par exemple, le délai pour réaliser la demande, le délai de réflexion que vous vous donnez pour répondre, la forme de la demande (lettre recommandée au DRH avec avis du manager) ;
• ...

Si vous réfléchissez bien à tous ces éléments, la mise en place du télétravail devrait être réussie. Si les conditions sont prévues par un accord collectif ou une charte, veillez à les respecter !

Bon à savoir :

La détermination des postes ayant accès au télétravail, ainsi que les refus de demande de passage en télétravail ne doivent évidemment reposer sur aucun motif discriminatoire (3), sous peine de sanctions pénales.

2. Choisir le rythme de télétravail (Combien de jours par semaine ? Quelle est la durée ? etc.)

Pour encadrer le télétravail, vous devez vous demander quel rythme de télétravail est le plus adapté pour votre entreprise.

Par exemple, il pourra s'agir de permettre à vos salariés de faire du télétravail 1 fois par semaine, ou bien 6 fois par mois, ou de faire du télétravail à 100% pour les salariés vivant à plus de 100 km, ou pour tous vos salariés, etc. À vous de choisir selon vos besoins, ceux de vos salariés et selon votre activité.

Le télétravail ne doit pas impliquer une surcharge de travail, ni un dépassement des durées de travail. En effet, il est important de définir les horaires de télétravail et de préciser les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable (sur son temps de travail uniquement afin de respecter sa vie privée). Vous devez également veiller à ce que le salarié en télétravail soit soumis aux mêmes règles de durée de travail quotidienne et hebdomadaire, ainsi qu'aux mêmes temps de pause et de repos que les autres salariés présents dans les bureaux de l'entreprise.

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3. Préciser les outils et moyens de communication mis à la disposition des télétravailleurs

Les outils de communication électronique sont essentiels et indispensables au télétravail mais aussi, pour maintenir la communication entre l'employeur et les télétravailleurs.

Pour ce faire, vous pouvez par exemple mettre à disposition de vos salariés, un ordinateur portable, un téléphone, etc. selon la nature de l'activité.

Assurez-vous que l'utilisation de ces équipements informatiques est possible à distance, de leur efficacité et de la protection des données personnelles. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), recommande par exemple à l'employeur :

• d'équiper tous les postes de travail des salariés au minimum d'un pare-feu, d'un anti-virus et d'un outil de blocage de l'accès aux sites malveillants ;
• de mettre en place un VPN pour éviter l'exposition directe de vos services sur Internet ;
• de mettre à disposition de vos salariés une liste d’outils de communications et de travail collaboratif appropriés au travail à distance, qui garantissent la confidentialité des échanges et des données partagées (notamment grâce à une authentification et un chiffrement des communications) ;
• de ne pas rendre directement accessibles les interfaces de serveurs non sécurisées ;
• ...

Par ailleurs, si elle est autorisée, la surveillance du télétravail doit toutefois être justifiée par la nature des missions à accomplir par les salariés et être proportionnée à l'utilisation du dispositif mis en place. Ainsi, un contrôle permanent, donc non-proportionné, est formellement interdit.

4. Définir les lieux d'exécution du télétravail

Déterminer les lieux dans lesquels le télétravail est autorisé est capital. En effet, il est possible pour le salarié d'exercer à son domicile, dans un espace de coworking, dans des bureaux partagés (que l'employeur met à sa disposition), dans les lieux de son choix, etc.

Bon à savoir :

Certains salariés télétravaillent de n’importe où, sans en informer l'employeur. Les risques encourus sont alors réels puisque récemment, le licenciement pour faute grave d’une salariée qui avait décidé de télétravailler depuis le Canada sans autorisation a été prononcé (4).

Il est également important de vous assurer que votre salarié dispose d'une installation électrique conforme aux normes, d'un débit internet suffisant pour travailler et communiquer, d'une couverture par son assurance habitation, d'un matériel confortable (chaise de bureau, bureau adéquat), etc.

5. Adapter le management à distance et la communication dans l'entreprise

En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que les bonnes informations soient transmises aux bonnes personnes. En effet, la clé du succès est la mise en place d'un management à distance basé sur la confiance.

Ainsi, soyez transparent avec vos équipes sur l'avancement des projets et n'hésitez surtout pas à leur faire des bilans, des échanges réguliers, etc. que ce soit avec le manager, les équipes, ou encore la société (pour éviter les situations d'isolement, vous êtes tenu de garantir l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle du télétravailleur, d'une charge de travail adaptée).

En outre, le Code du travail impose aux entreprises de faire un entretien annuel d'évaluation avec le télétravailleur, portant sur ses conditions de travail et sa charge de travail (5).

Étape 3 : Obtenir l'accord du salarié télétravailleur

Que ce soit dans le cadre d'un accord collectif, d'une charte ou d'un accord par tout moyen, le télétravail s'opère sur la base du volontariat. Vous ne pouvez donc pas imposer ce mode d'organisation du travail à votre salarié.

Bon à savoir :

Le refus du salarié de se mettre en télétravail ne constitue pas un motif de licenciement.

Vous avez aussi la possibilité de refuser le passage en télétravail d'un salarié :

• dans le cadre d'un accord collectif ou d'une charte télétravail, vous devez motiver votre refus ;
• dans le cadre du télétravail par simple accord entre vous et le salarié, vous n'avez pas à motiver votre refus, sauf s'il s'agit d'un travailleur handicapé qui bénéficie d'une obligation d'emploi ou s'il s'agit d'un proche aidant. Ce refus ne doit pas reposer sur un motif de discrimination.

Cependant, en cas de circonstances exceptionnelles (dont les menaces d'épidémies) ou de force majeure, l'accord du salarié n'est pas requis pour un tel passage (6).

Bilan sur les avantages et les inconvénients de la mise en place du télétravail

Quels sont les avantages du télétravail ?

Si l'opinion globale est aussi bonne sur ce mode de travail à distance, c'est parce qu'il présente un certain nombre d'avantages à la fois pour les employeurs et pour les salariés.

Pour l'employeur ou l'entreprise

Le télétravail permet à l'employeur :

• de développer la production ;
• de réaliser des économies sur les locaux et les dépenses courantes ;
• d'améliorer la qualité de vie de ses salariés au travail et, d'augmenter leur motivation ainsi que leur implication dans l'entreprise ;
• de réduire l'absentéisme et les retards ;
• l'assurance d'une continuité de l'activité en cas d'impossibilité de se rendre au travail (grève, intempéries, etc.).

Le télétravail constitue aujourd'hui un réel argument pour lutter contre la pénurie de main-d'œuvre dans la mesure où les salariés privilégient le travail à distance pour une meilleure qualité de vie (loisirs, famille, etc.). Le principal challenge pour le manager ou l'employeur est alors de gérer efficacement une équipe à distance.

Pour le salarié télétravailleur

Le travail à distance présente également pour les employés des avantages notables :

• un meilleur équilibre vie privée et professionnelle ;
• un gain de temps surtout celui passé dans les transports ;
• une meilleure concentration induisant un meilleur rendement ;
• pouvoir bénéficier des mêmes droits que les autres salariés (avantages sociaux tels que les tickets-restaurant, les chèques vacances par exemple) ;
• la possibilité d'obtenir la prise en charge des frais liés au télétravail. 

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Quels sont les risques et les inconvénients du télétravail pour le salarié et l'employeur ?

Malgré les bienfaits notables que représente l'exercice du télétravail, il n'en demeure pas moins que des inconvénients peuvent parfois se présenter et qu'il est nécessaire de les prendre en considération.

Les identifier est important car il est possible de les atténuer ou des les éviter par une bonne organisation du télétravail et un bon management.

Pour l'employeur ou l'entreprise

Les inconvénients pour l'employeur peuvent être de différentes natures : 

• moins de possibilité de contrôler le temps de travail du salarié ;
• un risque de perte de données ou de cyber-attaques contre l'entreprise ;
• une mise en place réduite selon les secteurs d'activités ;
• une perte de la culture d'entreprise ;
• une communication moins fluide ;
• des risques d'accidents de travail en télétravail (7) ;
• la mise à disposition d'un matériel adapté ;
• l'apprentissage de nouvelles organisations de collaboration ;
• etc.

Bon à savoir :

L'accident survenu en télétravail n'est pas un accident du travail dès lors que le salarié vient de se déconnecter (ou de débadger/de pointer la fin de journée) (8), ou s'il ne se trouve pas sur son lieu de travail pendant son activité (9).

Pour le salarié télétravailleur

Un poste de cette nature peut parfois entraîner pour le salarié télétravailleur :

• une coupure de lien entre les collaborateurs ;
• un sentiment d'isolement et apparition de risques psychosociaux ;
• un manque de matériel ;
• un risque de ne pas réussir à déconnecter ;
• etc.

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